Η διόρθωση των λανθασμένων εγγραφών λιανικής στο myDATA πραγματοποιείται μέσω της έκδοσης πιστωτικού στοιχείου λιανικής ή με την υποβολή διορθωτικής έγγραφης τακτοποίησης, ανάλογα με τον τρόπο διαβίβασης και το είδος του σφάλματος, ώστε να αποφευχθούν τα πρόστιμα αποκλίσεων στις περιοδικές δηλώσεις ΦΠΑ.
Το θεσμικό πλαίσιο διορθώσεων στη λιανική
Με την πλήρη διασύνδεση των ταμειακών μηχανών και των συστημάτων ERP με την πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ, κάθε συναλλαγή λιανικής διαβιβάζεται σε πραγματικό χρόνο ή συγκεντρωτικά στο τέλος της ημέρας. Τυχόν λανθασμένες καταχωρίσεις (π.χ. διπλοεγγραφές, λανθασμένος συντελεστής ΦΠΑ ή εσφαλμένο ποσό) απαιτούν συγκεκριμένες λογιστικές ενέργειες για την αποκατάσταση των εσόδων.
Προϋποθέσεις και κανόνες για την ακύρωση ή διόρθωση
- Έκδοση πιστωτικού λιανικής: Όταν μια απόδειξη έχει εκδοθεί με λανθασμένο ποσό ή συντελεστή ΦΠΑ, απαιτείται η έκδοση πιστωτικού στοιχείου λιανικής με αναφορά στο αρχικό παραστατικό.
- Διαβίβαση μέσω ERP / Εμπορικού προγράμματος: Οι διορθώσεις γίνονται με τη διαβίβαση του αντίστοιχου τύπου παραστατικού (π.χ. 11.4 – Πιστωτικό Στοιχείο Λιανικής) από το λογισμικό της επιχείρησης.
- Τακτοποίηση αποκλίσεων ΦΠΑ: Σε περίπτωση διαφοράς μεταξύ των εγγραφών myDATA και της περιοδικής δήλωσης ΦΠΑ, υποβάλλεται εγγραφή τακτοποίησης εσόδων πριν την οριστικοποίηση της δήλωσης.
- Ακύρωση απόδειξης ΦΗΜ: Αν το λάθος εντοπιστεί αμέσως στην ταμειακή μηχανή, η ακύρωση γίνεται απευθείας στον Φορολογικό Ηλεκτρονικό Μηχανισμό (ΦΗΜ) πριν το κλείσιμο της ημέρας (Ζ).
Τύποι σφαλμάτων, τρόποι διόρθωσης και πρόστιμα
Για τη διευκόλυνση των επιχειρήσεων και των λογιστών, ο παρακάτω πίνακας συγκεντρώνει τα συχνότερα σφάλματα λιανικής, τις απαιτούμενες ενέργειες και τις συνέπειες μη συμμόρφωσης.
| Είδος σφάλματος | Τρόπος διόρθωσης στο myDATA | Προθεσμία & Διοικητικά πρόστιμα |
| Λανθασμένο ποσό / ΦΠΑ (ERP) | Έκδοση Πιστωτικού Στοιχείου Λιανικής (Τύπος 11.4) | Έως τη λήξη της προθεσμίας υποβολής δήλωσης ΦΠΑ (250€ – 500€ αν παραλειφθεί) |
| Διπλοεγγραφή απόδειξης | Ακυρωτικό παραστατικό ή Πιστωτικό Λιανικής | Άμεση διαβίβαση πριν τη διασταύρωση (100€ – 500€ για ανακριβή διαβίβαση) |
| Λάθος στην ταμειακή (ΦΗΜ) | Ακύρωση στην ταμειακή πριν το Ζ / Πιστωτικό αν έκλεισε το Ζ | Εντός της ίδιας ημέρας ή έως την επόμενη προθεσμία ΦΠΑ |
| Απόκλιση myDATA – ΦΠΑ | Υποβολή Εγγραφής Τακτοποίησης Εσόδων | Έως την τελευταία ημέρα του επόμενου μήνα από την περίοδο αναφοράς |
Τα SOS σημεία που απαιτούν προσοχή
Η διαδικασία διόρθωσης των εσόδων λιανικής εγκρύπτει κινδύνους αν δεν τηρηθούν αυστηρά οι λογιστικοί κανόνες:
- Συσχετισμός παραστατικών: Το πιστωτικό στοιχείο λιανικής πρέπει να συνδέεται συστημικά με τον μοναδικό αριθμό καταχώρισης (MARK) του αρχικού λανθασμένου παραστατικού.
- Μηδενισμός εικονικών εγγραφών: Απαγορεύεται η διαγραφή παραστατικών που έχουν λάβει MARK. Η μόνη αποδεκτή μέθοδος μηδενισμού είναι η έκδοση αντίθετου παραστατικού.
- Διασταυρώσεις e-Send: Τα δεδομένα που διαβιβάζονται από τις ταμειακές μηχανές στην πλατφόρμα e-Send συγκρίνονται αυτόματα με τα αθροίσματα του myDATA, γι’ αυτό τυχόν διορθωτικές εγγραφές πρέπει να αποτυπώνονται και στα δύο συστήματα.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς διορθώνω μια απόδειξη λιανικής αν πέρασε η προθεσμία υποβολής του ΦΠΑ;
Αν η προθεσμία υποβολής της δήλωσης ΦΠΑ έχει παρέλθει, η διόρθωση γίνεται με την υποβολή εκπρόθεσμης διορθωτικής εγγραφής στο myDATA και την ταυτόχρονη υποβολή τροποποιητικής δήλωσης ΦΠΑ για τη συγκεκριμένη φορολογική περίοδο.
Μπορώ να κάνω διαγραφή παραστατικού λιανικής που διαβιβάστηκε κατά λάθος;
Όχι, το σύστημα myDATA δεν επιτρέπει την οριστική διαγραφή παραστατικών που έχουν λάβει MARK. Ο μόνος τρόπος ακύρωσης είναι η έκδοση και διαβίβαση πιστωτικού στοιχείου λιανικής.
Τι γίνεται αν η ταμειακή μηχανή διαβίβασε διπλό Ζ στο e-Send;
Σε περίπτωση τεχνικού σφάλματος του ΦΗΜ που προκάλεσε διπλή διαβίβαση Ζ, ο λογιστής υποβάλλει ειδική εγγραφή τακτοποίησης στο myDATA, αιτιολογώντας την τεχνική εμπλοκή του μηχανισμού.
Χρειάζεται να κρατάω φυσικό αρχείο για τις ακυρωμένες αποδείξεις λιανικής;
Ναι, η φυσική ακυρωμένη απόδειξη ή το πιστωτικό στέλεχος πρέπει να συρράπτεται στο ημερήσιο δελτίο Ζ και να φυλάσσεται στο λογιστήριο της επιχείρησης για ενδεχόμενο φορολογικό έλεγχο.
