Η μεταβολή των στοιχείων του νόμιμου εκπροσώπου στο εταιρικό προφίλ του myErgani πραγματοποιείται πλέον ηλεκτρονικά μέσω της υποβολής του εντύπου Ε4 (Συμπληρωματικός Εκπροσώπησης) ή αυτόματα μέσω της διασύνδεσης με το ΓΕΜΗ και την ΑΑΔΕ.
Η έγκαιρη ενημέρωση του εργοδοτικού προφίλ αποτελεί βασική υποχρέωση κάθε επιχειρήσεις, καθώς τυχόν καθυστερήσεις ή λάθη στη δήλωση του νέου διαχειριστή, διευθύνοντος συμβούλου ή νόμιμου εκπροσώπου μπλοκάρουν τις ψηφιακές υποβολές και επισύρουν διοικητικά πρόστιμα.
Πώς γίνεται η καταχώριση βήμα-βήμα
Η διαδικασία διαφοροποιείται ανάλογα με το αν τα στοιχεία της επιχείρησης έχουν ήδη ενημερωθεί στα μητρώα της ΑΑΔΕ και του ΓΕΜΗ.
Αυτόματη άντληση στοιχείων
Στις περισσότερες περιπτώσεις εταιρειών (ΟΕ, ΕΕ, ΕΠΕ, ΙΚΕ, ΑΕ), η μεταβολή πραγματοποιείται αυτόματα στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ μόλις ολοκληρωθεί η δημοσίευση στο ΓΕΜΗ και η δήλωση μεταβολής στη ΔΟΥ. Το σύστημα αντλεί τα στοιχεία μέσω διαλειτουργικότητας, χωρίς να απαιτείται χειροκίνητη παρέμβαση.
Χειροκίνητη υποβολή εντύπου Ε4
Όταν η αυτόματη ενημέρωση δεν υποστηρίζεται ή απαιτείται άμεση επικαιροποίηση για υποβολή εγγράφων, ο εργοδότης ακολουθεί τα εξής βήματα:
- Είσοδος στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ με τους κωδικούς πρόσβασης Taxisnet της επιχείρησης.
- Επιλογή της ενότητας «Πίνακες Προσωπικού» και στη συνέχεια «Ε4 – Συμπληρωματικός Εκπροσώπησης».
- Συμπλήρωση των νέων στοιχείων του νόμιμου εκπροσώπου (ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, στοιχεία ταυτότητας, ιδιότητα, ημερομηνία ανάληψης καθηκόντων).
- Οριστικοποίηση και υποβολή του εντύπου.
Προθεσμίες, πρόστιμα και δικαιολογητικά
Η τήρηση των νόμιμων προθεσμιών είναι καθοριστική για την αποφυγή κυρώσεων από την Επιθεώρηση Εργασίας.
| Ενέργεια / Στοιχείο | Προθεσμία υποβολής | Διοικητικό πρόστιμο / Συνέπεια |
| Υποβολή Ε4 (Συμπληρωματικός Εκπροσώπησης) | Εντός 15 ημερών από τη μεταβολή | Πρόστιμο 300€ έως 2.000€ ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης |
| Ενημέρωση ΓΕΜΗ / ΑΑΔΕ | Σύμφωνα με τις εκάστοτε προθεσμίες του εμπορικού νόμου | Αδυναμία έκδοσης ασφαλιστικής ενημερότητας και υποβολής δηλώσεων |
| Ισχύς νέων εκπροσώπων | Από την ημερομηνία δημοσίευσης ή ανάληψης καθηκόντων | Ακυρότητα ψηφιακών υπογραφών και υποβολών στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ |
Λίστα απαραίτητων δικαιολογητικών
Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία καταχώρισης στο σύστημα, βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε τα εξής έγγραφα:
- Αποδεικτικό ορισμού: Πρακτικό Γενικής Συνέλευσης ή Διοικητικού Συμβουλίου (για ΑΕ/ΕΠΕ/ΙΚΕ) ή τροποποίηση καταστατικού (για OE/EE).
- Ανακοίνωση ΓΕΜΗ: Το αποδεικτικό δημοσίευσης της μεταβολής στο ΓΕΜΗ.
- Βεβαίωση μεταβολής ΑΑΔΕ: Το έντυπο ΑΑΔΕ (M7 ή M8) όπου φαίνεται ο νέος εκπρόσωπος.
- Προσωπικά στοιχεία: ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, αριθμός δελτίου ταυτότητας ή διαβατηρίου και διεύθυνση κατοικίας του νέου νόμιμου εκπροσώπου.
Συχνές Ερωτήσεις
Τι συμβαίνει αν δεν ενημερώσω εγκαίρως τα στοιχεία του νόμιμου εκπροσώπου στο myErgani;
Εκτός από το διοικητικό πρόστιμο, η επιχείρηση δεν θα μπορεί να υποβάλει νέα έντυπα (όπως προσλήψεις, προγράμματα εργασίας ή ψηφιακή κάρτα εργασίας), καθώς το σύστημα απορρίπτει τις υποβολές όταν τα στοιχεία του εκπροσώπου δεν ταυτίζονται με τα μητρώα.
Χρειάζεται να υποβληθεί Ε4 αν η μεταβολή έγινε αυτόματα μέσω ΓΕΜΗ;
Όχι, εφόσον εισέλθετε στο προφίλ της επιχείρησης στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ και διαπιστώσετε ότι τα νέα στοιχεία εμφανίζονται ήδη επικαιροποιημένα, δεν απαιτείται η υποβολή συμπληρωματικού πίνακα Ε4.
Πώς δηλώνεται η παραίτηση ή η λήξη θητείας νόμιμου εκπροσώπου χωρίς άμεσο αντικαταστάτη;
Υποβάλλεται τροποποιητικός πίνακας με αφαίρεση του αποχωρούντος εκπροσώπου, εφόσον υπάρχει τουλάχιστον ένας ακόμη καταχωρισμένος νόμιμος εκπρόσωπος. Στην περίπτωση μοναδικού διαχειριστή, πρέπει πρώτα να οριστεί ο νέος εκπρόσωπος εταιρικά και στη συνέχεια να δηλωθεί η μεταβολή.
Μπορεί ένας αλλοδαπός χωρίς ελληνικό ΑΦΜ να δηλωθεί ως νόμιμος εκπρόσωπος;
Όχι, η έκδοση ελληνικού ΑΦΜ και ΑΜΚΑ (ή ΠΑΑΥΠΑ) είναι υποχρεωτική προϋπόθεση για την καταχώριση οποιουδήποτε φυσικού προσώπου ως νόμιμου εκπροσώπου στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.
