Οι αποκλίσεις και τα σφάλματα συγχρονισμού ανάμεσα στα τερματικά «χτυπήματος» της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας και στην πλατφόρμα myErgani αντιμετωπίζονται πλέον με αυτόματη offline καταγραφή, εκ των υστέρων υποβολή δηλώσεων και τεχνική διασταύρωση μέσω της εφαρμογής Ergani Card Scanner.
Πώς δημιουργούνται τα προβλήματα συγχρονισμού
Στην καθημερινή λειτουργία των επιχειρήσεων, οι καθυστερήσεις στη μεταφορά των δεδομένων οφείλονται κυρίως σε διακοπές σύνδεσης στο διαδίκτυο, σε τεχνικά προβλήματα των παρόχων λογισμικού ή σε σφάλματα ταυτοποίησης κατά τη χρήση του QR code.
Όταν το σύστημα δεν μπορεί να επικοινωνήσει σε πραγματικό χρόνο με τη βάση του myErgani, το τερματικό αποθηκεύει το «χτύπημα» τοπικά. Μόλις αποκατασταθεί η σύνδεση, η συσκευή αποστέλλει συγκεντρωτικά τα στοιχεία στο σύστημα, ώστε να μην θεωρηθεί ο εργαζόμενος αδήλωτος ή εκπρόθεσμος.
Διαδικασία αποκατάστασης και προθεσμίες κάλυψης
Για την ορθλή αποτύπωση του χρόνου εργασίας και την αποφυγή προστίμων από την Επιθεώρηση Εργασίας, οι εργοδότες και οι υπεύθυνοι προσωπικού οφείλουν να ακολουθούν συγκεκριμένα βήματα ανάλογα με το είδος της βλάβης.
| Τύπος προβλήματος | Αιτία σφάλματος | Τρόπος αντιμετώπισης | Προθεσμία τακτοποίησης |
| Offline λειτουργία | Διακοπή internet ή ρεύματος | Αυτόματη αποστολή μόλις επανέλθει το δίκτυο | Εντός 24 ωρών από την αποκατάσταση |
| Τεχνική βλάβη παρόχου | Πρόβλημα στο λογισμικό/API | Χειροκίνητη καταχώριση / Δήλωση τεχνικού προβλήματος | Έως τη λήξη της τρέχουσας ημέρας |
| Λανθασμένο χτύπημα | Ανθρώπινο λάθος εργαζομένου | Υποβολή διορθωτικής δήλωσης από τον εργοδότη | Πριν την έναρξη της επόμενης βάρδιας |
| Αδυναμία σάρωσης | Φθορά QR Code / Βλάβη κάμερας | Χρήση εναλλακτικής συσκευής ή Ergani Card Scanner | Άμεσα κατά την προσέλευση |
Προϋποθέσεις και δικαιολογητικά για δικαιολόγηση αποκλίσεων
Σε περίπτωση ελέγχου από τους επιθεωρητές εργασίας, η επιχείρηση πρέπει να αποδείξει ότι η καθυστέρηση στη διαβίβαση των στοιχείων οφειλόταν σε τεχνικό κώλυμα και όχι σε πρόθεσή εισφοροδιαφυγής.
- Καταγραφή στο Βιβλίο Συμβάντων της επιχείρησης με ακριβή ώρα διακοπής και επανέναρξης της λειτουργίας του συστήματος.
- Βεβαίωση βλάβης από τον πάροχο τηλεπικοινωνιών ή τον προμηθευτή του λογισμικού που πιστοποιεί την τεχνική αδυναμία.
- Έγγραφη δήλωση του εργαζομένου που επιβεβαιώνει την πραγματική ώρα προσέλευσης ή αποχώρησης.
- Αποδεικτικό υποβολής της εκπρόθεσμης ή διορθωτικής δήλωσης στο myErgani αμέσως μετά την επίλυση του τεχνικού θέματος.
Συχνές ερωτήσεις
Τι γίνεται αν ο εργαζόμενος χτυπήσει την κάρτα αλλά δεν υπάρχει σύνδεση στο internet;
Το τερματικό καταγράφει το χτύπημα σε offline mode με την ακριβή τοπική ώρα. Τα δεδομένα αποστέλλονται αυτόματα στο myErgani μόλις αποκατασταθεί η σύνδεση, χωρίς να επιβάλλεται κυρώση.
Μπορεί ο εργοδότης να τροποποιήσει χειροκίνητα την ώρα χτυπήματος;
Ο εργοδότης δεν μπορεί να αλλάξει την καταγεγραμμένη ώρα του χτυπήματος. Μπορεί μόνο να υποβάλει διορθωτική δηλωτική υποβολή, αιτιολογώντας πλήρως την αλλαγή, η οποία διασταυρώνεται από τους ελεγκτικούς μηχανισμούς.
Πώς ειδοποιείται ο εργαζόμενος αν αποτύχει ο συγχρονισμός;
Ο εργαζόμενος βλέπει την κατάσταση της κάρτας του σε πραγματικό χρόνο μέσα από την εφαρμογή myErgani app στο κινητό του. Αν διαπιστώσει παράλειψη, εν ενημερώνει άμεσα το τμήμα προσωπικού.
Τι πρόστιμο προβλέπεται αν δεν δηλωθεί τεχνικό πρόβλημα;
Αν η απόκλιση μεταξύ πραγματικού χρόνου εργασίας και στοιχείων στο myErgani δεν δικαιολογηθεί από τεχνικό πρόβλημα, επιβάλλεται διοικητικό πρόστιμο 10.500 ευρώ ανά εργαζόμενο για υποκρυπτόμενη ή αδήλωτη εργασία.
