Σε περίπτωση διακοπής ρεύματος ή ανωτέρας βίας που εμποδίζει την ηλεκτρονική σήμανση της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας, ο εργοδότης υποχρεούται να καταχωρίσει χειρόγραφα τις ώρες εισόδου και εξόδου του προσωπικού και να διαβιβάσει τα στοιχεία στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ αμέσως μόλις αποκατασταθεί η ηλεκτροδότηση.
Η εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας έχει φέρει αυστηρούς ελέγχους από την Επιθεώρηση Εργασίας, ωστόσο ο νομοθέτης προβλέπει συγκεκριμένη διαδικασία για την αντιμετώπιση τεχνικών προβλημάτων εκτός ελέγχου της επιχείρησης. Η σωστή διαχείριση και η άμεση τεκμηρίωση του περιστατικού αποτρέπουν την επιβολή βαρέων προστίμων για υποκρυπτόμενη ή αδήλωτη εργασία.
Προθεσμίες και ενέργειες σε περίπτωση βλάβης
Όταν προκύπτει αδυναμία διαβίβασης λόγω διακοπής ρεύματος ή τηλεπικοινωνιακού δικτύου, ισχύουν συγκεκριμένοι κανόνες και χρονικά περιθώρια.
| Στάδιο / Περιστατικό | Ενέργεια εργοδότη | Προθεσμία αποκατάστασης / Διαβίβασης |
| Ταυτόχρονη διακοπή ρεύματος | Χειρόγραφη καταγραφή σε ειδικό βιβλίο/κατάσταση | Άμεσα κατά την είσοδο/έξοδο |
| Αποκατάσταση ηλεκτροδότησης | Εκπρόθεσμη διαβίβαση χτυπημάτων στο Εργάνη ΙΙ | Εντός 24 ωρών από την αποκατάσταση |
| Συστηματική αδυναμία σύνδεσης | Γνωστοποίηση στην αρμόδια Επιθεώρηση Εργασίας | Αυθημερόν ή το αργότερο την επομένη |
Τι πρέπει να προσέξετε για να είστε καλυμμένοι σε έλεγχο
Για να μην επιβληθούν διοικητικές κυρώσεις κατά τη διάρκεια αιφνιδιαστικού ελέγχου, πρέπει να τηρούνται αυστηρά τα παρακάτω βήματα:
- Τήρηση χειρόγραφου καταλόγου: Καταγράψτε την ακριβή ώρα προσέλευσης και αποχώρησης κάθε εργαζομένου με την υπογραφή του.
- Αποδεικτικά διακοπής ρεύματος: Διατηρήστε κάθε επίσημο στοιχείο (π.χ. ανακοίνωση βλάβης από τον ΔΕΔΔΗΕ, γραπτή επιβεβαίωση ή SMS) που αποδεικνύει τη διακοπή.
- Αιτιολογία κατά τη διαβίβαση: Κατά την καθυστέρηση διαβίβασης των «χτυπημάτων» στο σύστημα, επιλέγεται η ειδική ένδειξη «Ανωτέρα Βία / Τεχνικό Πρόβλημα».
- Ενημέρωση του τεχνικού παρόχου: Ειδοποιήστε αμέσως την εταιρεία που διαχειρίζεται το λογισμικό της κάρτας για να καταγραφεί το συμβάν στο σύστημα υποστήριξης (ticket).
Πώς γίνεται η μεταγενέστερη υποβολή στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ
Μόλις επανέλθει το ρεύμα και η σύνδεση στο διαδίκτυο, ο υπεύθυνος προσωπικού ή ο λογιστής της επιχείρησης εισέρχεται στο λογισμικό διαχείρισης της Ψηφιακής Κάρτας και επιλέγει τη λειτουργία χειροκίνητης καταχώρισης ή εκπρόθεσμης διαβίβασης, εισάγοντας τις πραγματικές ώρες που είχαν καταγραφεί στο χειρόγραφο έντυπο.
Στο πεδίο των παρατηρήσεων συμπληρώνεται ο λόγος της καθυστέρησης (π.χ. «Διακοπή ρεύματος στην περιοχή από 10:00 έως 13:00»). Η διαδικασία ολοκληρώνεται με την οριστική αποστολή των δεδομένων, ώστε να ταυτοποιηθούν οι ώρες απασχόλησης.
Συχνές ερωτήσεις
Τι πρόστιμο κινδυνεύει να δεχθεί η επιχείρηση αν δεν διαβιβαστεί η κάρτα λόγω διακοπής ρεύματος;
Αν η μη διαβίβαση οφείλεται σε αποδεδειγμένη διακοπή ρεύματος και τηρηθεί η χειρόγραφη διαδικασία, δεν επιβάλλεται πρόστιμο. Σε διαφορετική περίπτωση, το πρόστιμο για μη σήμανση της κάρτας ανέρχεται σε 10.500 € ανά εργαζόμενο.
Πρέπει να ενημερώσω προκαταβολικά την Επιθεώρηση Εργασίας για τη διακοπή;
Αν η διακοπή είναι προγραμματισμένη από τον ΔΕΔΔΗΕ, καλό είναι να υπάρχει καταγεγραμμένη η ανακοίνωση. Αν είναι έκτακτη βλάβη, δεν απαιτείται προκαταβολική ενημέρωση, αλλά η διατήρηση των αποδεικτικών βλάβης για ενδεχόμενο έλεγχο.
Τι γίνεται αν η διακοπή ρεύματος διαρκέσει περισσότερες από 24 ώρες;
Σε περιπτώσεις παρατεταμένης βλάβης, η επιχείρηση οφείλει να ενημερώσει εγγράφως ή μέσω email την αρμόδια Περιφερειακή Διεύθυνση Επιθεώρησης Εργασιακών Σχέσεων, δηλώνοντας την αδυναμία λειτουργίας των ηλεκτρονικών συστημάτων.
