Πώς θα σκανάρετε και θα ανεβάσετε σωστά τα δικαιολογητικά στο μητρώο του ΑΣΕΠ

Για να ανεβάσετε σωστά τα δικαιολογητικά σας στο μητρώο του ΑΣΕΠ, πρέπει να διασφαλίσετε ότι κάθε αρχείο είναι σε μορφή PDF, JPG ή TIF, δεν ξεπερνά σε μέγεθος τα 3 MB και είναι απόλυτα ευανάγνωστο. Η σωστή ψηφιοποίηση των εγγράφων σας είναι το σημαντικότερο βήμα για να μην βρεθείτε προ εκπλήξεων κατά τον έλεγχο της αίτησής σας, καθώς ένα «θολό» αρχείο ή ένα έγγραφο που λείπει η πίσω όψη του μπορεί να οδηγήσει σε απόρριψη ή απώλεια μοριοδότησης.

Σήμερα, 6 Απριλίου 2026, οι απαιτήσεις για την εγκυρότητα των ψηφιακών αρχείων είναι πιο αυστηρές από ποτέ. Δεν αρκεί απλώς να «βγάλετε μια φωτογραφία» το πτυχίο σας· χρειάζεται μια συγκεκριμένη μεθοδολογία ώστε το Μητρώο να δεχτεί τα αρχεία και οι ελεγκτές να μπορούν να επαληθεύσουν τα στοιχεία σας χωρίς προβλήματα.

Η προετοιμασία των εγγράφων πριν το σκανάρισμα

Πριν καν ακουμπήσετε το scanner ή το κινητό σας, πρέπει να συγκεντρώσετε το υλικό σας. Το ΑΣΕΠ ζητά συγκεκριμένα πράγματα και η άτακτη ανάρτηση αρχείων είναι ο νούμερο ένα λόγος καθυστερήσεων.

• Καθαρίστε τις επιφάνειες: Αν το έγγραφο έχει τσακίσεις, προσπαθήστε να τις ισιώσετε. Σκόνη ή σημάδια στο τζάμι του scanner μπορεί να εμφανιστούν ως μαύρες κηλίδες που καλύπτουν κρίσιμα στοιχεία, όπως τον βαθμό του πτυχίου ή την ημερομηνία έκδοσης.
• Ομαδοποίηση: Χωρίστε τα δικαιολογητικά σας σε κατηγορίες: Τίτλοι Σπουδών, Ξένες Γλώσσες, Εμπειρία, Πρόσθετα Προσόντα (π.χ. άδειες άσκησης επαγγέλματος).
• Διπλές όψεις: Είναι κανόνας απαράβατος. Αν ένα έγγραφο έχει πληροφορίες ή σφραγίδες και στην πίσω όψη (π.χ. η ταυτότητα ή κάποια πιστοποιητικά γλωσσομάθειας), πρέπει οπωσδήποτε να σκαναριστούν και οι δύο πλευρές.

Τεχνικές προδιαγραφές: Τι δέχεται το σύστημα του ΑΣΕΠ

Το Μητρώο έχει συγκεκριμένα «στεγανά». Αν προσπαθήσετε να ανεβάσετε κάτι που δεν ταιριάζει στις προδιαγραφές, το σύστημα θα σας πετάξει σφάλμα ή, ακόμα χειρότερα, το αρχείο θα φαίνεται ανεβασμένο αλλά θα είναι κατεστραμμένο.

Μορφή αρχείου (Format)

Το ΑΣΕΠ προτιμά κατά κύριο λόγο το PDF. Είναι η πιο ασφαλής μορφή γιατί διατηρεί τη μορφοποίηση και τη γραμματοσειρά σταθερή. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε JPG ή TIF, αλλά αποφύγετε τα αρχεία Word (.doc ή .docx), καθώς δεν γίνονται δεκτά απευθείας στο πεδίο των δικαιολογητικών.

Μέγεθος αρχείου (Size)

Το όριο των 3 MB ανά αρχείο είναι το «αγκάθι» για πολλούς υποψηφίους. Αν σκανάρετε σε πολύ υψηλή ανάλυση, ένα πτυχίο μπορεί να φτάσει τα 10 MB. Αν πάλι η ανάλυση είναι πολύ χαμηλή, το κείμενο θα κάνει “pixelate” και δεν θα διαβάζεται. Η χρυσή τομή είναι το σκανάρισμα στα 200 ή 300 dpi.

Ονοματοδοσία αρχείων

Μην ανεβάζετε αρχεία με ονόματα όπως scan_001.pdf. Ο ελεγκτής του ΑΣΕΠ διευκολύνεται (και εσείς αποφεύγετε λάθη) όταν το όνομα περιγράφει το περιεχόμενο.

Παράδειγμα: PTYXIO_AEI_OIKONOMIKON_PAPADOPOULOS.pdf ή ADELA_ODIGISIS_B_KATEGORIA.pdf.

Πώς να σκανάρετε σωστά με το κινητό σας

Αν δεν έχετε πρόσβαση σε επαγγελματικό scanner, το κινητό τηλέφωνο είναι ένας εξαιρετικός σύμμαχος, αρκεί να μην χρησιμοποιήσετε την απλή εφαρμογή της κάμερας. Οι φωτογραφίες από την κάμερα συχνά έχουν σκιές, γωνίες που «φεύγουν» (προοπτική) και τεράστιο μέγεθος αρχείου.

Χρησιμοποιήστε εξειδικευμένες εφαρμογές σκαναρίσματος (όπως το Adobe Scan, το Microsoft Lens ή την ενσωματωμένη λειτουργία σάρωσης στο Google Drive και στα Notes των iPhone). Αυτές οι εφαρμογές:

1. Ευθυγραμμίζουν αυτόματα το έγγραφο, ακόμα και αν το κρατάτε υπό γωνία.
2. Αφαιρούν τις σκιές και βελτιώνουν την αντίθεση (contrast) ώστε το μαύρο κείμενο να ξεχωρίζει στο λευκό φόντο.
3. Μετατρέπουν αυτόματα τη λήψη σε PDF.
4. Σας επιτρέπουν να προσθέσετε πολλές σελίδες σε ένα μόνο αρχείο (π.χ. αν ένα πιστοποιητικό έχει 3 σελίδες, πρέπει να είναι ένα PDF και όχι τρία ξεχωριστά).

Η διαδικασία ανάρτησης στο Μητρώο βήμα προς βήμα

Αφού ετοιμάσετε τα αρχεία σας στον υπολογιστή, η διαδικασία στο asep.gr απαιτεί προσοχή και υπομονή, ειδικά σε περιόδους μεγάλων προκηρύξεων που η κίνηση είναι αυξημένη.

1. Είσοδος στο Μητρώο: Συνδέεστε με τους κωδικούς Taxisnet.
2. Επιλογή Κατηγορίας: Πηγαίνετε στην καρτέλα «Δικαιολογητικά». Εκεί θα δείτε υποκατηγορίες όπως «Τίτλοι Σπουδών», «Εμπειρία» κλπ.
3. Προσθήκη Εγγραφής: Πριν ανεβάσετε το αρχείο, πρέπει να συμπληρώσετε τα στοιχεία της εγγραφής (π.χ. βαθμός πτυχίου, ημερομηνία κτήσης). Προσοχή: Τα στοιχεία που γράφετε στα πεδία πρέπει να ταυτίζονται απόλυτα με αυτά που αναγράφονται στο έγγραφο που θα επισυνάψετε.
4. Επισύναψη (Upload): Πατάτε το εικονίδιο με τον συνδετήρα ή το κουμπί «Αναζήτηση» για να επιλέξετε το αρχείο από τον υπολογιστή σας.
5. Αποθήκευση: Μην ξεχάσετε να πατήσετε «Αποθήκευση» σε κάθε εγγραφή. Αν απλώς ανεβάσετε το αρχείο και κλείσετε το παράθυρο, η αλλαγή δεν θα καταγραφεί.

Τι να προσέξετε με την εντολή «Επίκληση»

Πολλοί υποψήφιοι θεωρούν ότι επειδή ανέβασαν τα έγγραφα στο Μητρώο, η δουλειά τελείωσε. Αυτό είναι λάθος. Το Μητρώο είναι η «αποθήκη» σας. Όταν κάνετε την οριστική αίτηση για μια συγκεκριμένη προκήρυξη, πρέπει να κάνετε επίκληση των δικαιολογητικών από το Μητρώο στην αίτηση.

Αν ανεβάσετε ένα νέο έγγραφο στο Μητρώο ενώ η αίτησή σας είναι ήδη σε κατάσταση «Οριστική», το νέο έγγραφο δεν θα ληφθεί υπόψη για τη συγκεκριμένη προκήρυξη, εκτός αν κάνετε ακύρωση και επανυποβολή της αίτησης (εντός των προθεσμιών).

Πώς θα μειώσετε το μέγεθος ενός PDF (Compression)

Αν το σκαναρισμένο έγγραφο βγήκε 5 MB και το ΑΣΕΠ δέχεται έως 3 MB, υπάρχουν δωρεάν εργαλεία online (όπως το iLovePDF ή το SmallPDF) που μπορούν να «συμπιέσουν» το αρχείο χωρίς να χαλάσουν την ποιότητά του.

Πριν το ανεβάσετε, ανοίξτε το συμπιεσμένο αρχείο και κάντε ζουμ στα ψιλά γράμματα. Αν μπορείτε να τα διαβάσετε καθαρά, τότε είναι έτοιμο. Αν φαίνονται σαν θαμπές γραμμές, η συμπίεση ήταν πολύ επιθετική και πρέπει να δοκιμάσετε ξανά με άλλες ρυθμίσεις.

Συχνά προβλήματα και λύσεις

“Το σύστημα κολλάει κατά το upload”

Αυτό συμβαίνει συνήθως τις μεσημεριανές ώρες ή τις τελευταίες δύο μέρες πριν τη λήξη μιας προκήρυξης. Η καλύτερη ώρα για να «χτίσετε» το Μητρώο σας είναι νωρίς το πρωί ή αργά το βράδυ. Επίσης, δοκιμάστε να καθαρίσετε την προσωρινή μνήμη (cache) του browser σας ή να χρησιμοποιήσετε διαφορετικό περιηγητή (ο Chrome και ο Edge συνήθως λειτουργούν καλύτερα με το ΑΣΕΠ).

“Το έγγραφό μου είναι ξενόγλωσσο”

Σε αυτή την περίπτωση, δεν ανεβάζετε μόνο το πτυχίο της ξένης γλώσσας. Πρέπει να σκανάρετε σε ένα ενιαίο αρχείο PDF:

1. Το ξενόγλωσσο πτυχίο.
2. Την επίσημη μετάφραση.
3. Την αναγνώριση (αν απαιτείται, π.χ. από ΔΟΑΤΑΠ για τίτλους σπουδών).

Αν τα ανεβάσετε ξεχωριστά, το σύστημα μπορεί να μην τα συνδέσει σωστά, οπότε η «ένωση» σε ένα αρχείο είναι η πιο σίγουρη λύση.

“Η ταυτότητά μου έχει λήξει αλλά δεν έχω βγάλει καινούργια”

Το ΑΣΕΠ δέχεται την ταυτότητα ακόμα και αν έχει παρέλθει η 15ετία, αρκεί τα στοιχεία να είναι ευκρινή. Ωστόσο, αν έχετε αλλάξει ταυτότητα πρόσφατα, σιγουρευτείτε ότι έχετε σκανάρει τη νέα και έχετε ενημερώσει τον αριθμό δελτίου στα προσωπικά σας στοιχεία στο Μητρώο.

Ο τελικός έλεγχος

Μόλις ολοκληρώσετε την ανάρτηση, αφιερώστε 10 λεπτά για έναν τελευταίο έλεγχο (check-list):

• Είναι όλα τα αρχεία σε PDF;
• Ανοίγουν όλα σωστά ή κάποιο βγάζει “error”;
• Στην προεπισκόπηση, το έγγραφο είναι ίσιο ή είναι ανάποδα; (Οι ελεγκτές δεν είναι υποχρεωμένοι να γυρίζουν την οθόνη τους για να διαβάσουν το πτυχίο σας).
• Συμπίπτουν οι ημερομηνίες που δηλώσατε με αυτές των εγγράφων;

Η προσοχή στη λεπτομέρεια κατά το σκανάρισμα και το ανέβασμα των δικαιολογητικών είναι η δικλείδα ασφαλείας για να μην πάει χαμένος ο κόπος που καταβάλατε για την προετοιμασία της αίτησής σας. Το ψηφιακό Μητρώο του ΑΣΕΠ είναι η επαγγελματική σας ταυτότητα απέναντι στο Δημόσιο· φροντίστε να είναι όσο το δυνατόν πιο άρτια και καθαρή.