myErgani: Πώς η δήλωση «Έκτακτης Αλλαγής Βάρδιας» προστατεύει τις τουριστικές επιχειρήσεις από βαριά πρόστιμα

Η έγκαιρη υποβολή της δήλωσης «Έκτακτης Αλλαγής Βάρδιας» στο σύστημα myErgani αποτελεί τη μοναδική θεσμική «ασπίδα» για τις τουριστικές επιχειρήσεις, αποτρέποντας την επιβολή εξοντωτικών προστίμων από την Επιθεώρηση Εργασίας κατά τους επιτόπιους ελέγχους.

Στον δυναμικό κλάδο του τουρισμού και της φιλοξενίας, όπου οι ανάγκες μεταβάλλονται συνεχώς λόγω απρόβλεπτων αφίξεων ή ασθενειών προσωπικού, η αναντιστοιχία ανάμεσα στη δηλωμένη βάρδια και την πραγματική παρουσία του εργαζομένου συνιστά παράβαση αν δεν έχει προηγηθεί η σχετική ψηφιακή δήλωση.

Τα βασικά στοιχεία για τη δήλωση έκτακτης αλλαγής βάρδιας

Τα SOS για την προστασία των επιχειρήσεων από πρόστιμα

Για να παραμείνει η επιχείρηση πλήρως καλυμμένη απέναντι στα κλιμάκια ελέγχου, απαιτείται προσοχή στα εξής κρίσιμα σημεία:

• Καταχώριση πριν την είσοδο: Η δήλωση αλλαγής βάρδιας ή ωραρίου πρέπει να υποβάλλεται στο σύστημα αυστηρά πριν ο εργαζόμενος αναλάβει υπηρεσία και όχι εκ των υστέρων.
• Χρήση του απολογιστικού συστήματος (όπου ισχύει): Εφόσον η επιχείρηση έχει ενταχθεί στο απολογιστικό σύστημα δηλώσεων της Ψηφιακής Κάρτας, οι μεταβολές πρέπει να οριστικοποιούνται εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών της νομοθεσίας.
• Διαχείριση αμοιβαίων αλλαγών: Ακόμη και αν η αλλαγή βάρδιας γίνεται κατόπιν αμοιβαίας επιθυμίας δύο εργαζομένων, η τροποποίηση πρέπει να καταγράφεται ψηφιακά για να μην θεωρηθεί η παρουσία του ενός ως παράνομη ή αδήλωτη.
• Τήρηση αναπαύσεων (11ωρο & 24ωρο): Η έκτακτη αλλαγή βάρδιας δεν πρέπει σε καμία περίπτωση να παραβιάζει την υποχρεωτική ελάχιστη ημερήσια ανάπαυση των 11 συνεχόμενων ωρών ή την εβδομαδιαία ανάπαυση (ρεπό).

Απαραίτητα βήματα για την υποβολή της αλλαγής

• Είσοδος στο πληροφοριακό σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ με τους κωδικούς της επιχείρησης.
• Επιλογή της ενότητας «Μεταβολές Ωραρίου / Οργάνωση Χρόνου Εργασίας».
• Επιλογή του εργαζομένου και καταχώριση του νέου έκτακτου ωραρίου ή της βάρδιας.
• Οριστική υποβολή της δήλωσης και επιβεβαίωση της επιτυχούς καταγραφής πριν την προσέλευση του εργαζομένου.

Συχνές ερωτήσεις

Τι συμβαίνει αν ο εργαζόμενος προσέλθει εκτάκτως λόγω επείγουσας ανάγκης και δεν προλάβει να δηλωθεί η αλλαγή;

Αν ο ελεγκτής βρει εργαζόμενο στον χώρο εργασίας εκτός δηλωθέντος ωραρίου χωρίς να έχει προηγηθεί η τροποποίηση στο σύστημα, επιβάλλεται το πρόστιμο της αδήλωτης ή τροποποιημένης εργασίας. Η καταχώριση πρέπει να προηγείται πάντα της έναρξης της εργασίας.

Πώς καλύπτεται η αλλαγή βάρδιας όταν το λογιστήριο της τουριστικής μονάδας είναι κλειστό;

Η επιχείρηση πρέπει να διαθέτει εξουσιοδοτημένα στελέχη (π.χ. διευθυντή ξενοδοχείου, υπεύθυνο βάρδιας) που έχουν πρόσβαση στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ ή στη σχετική εφαρμογή διαχείρισης HR, ώστε να πραγματοποιούν την αλλαγή σε πραγματικό χρόνο.

Τι ισχύει αν η αλλαγή βάρδιας αφορά αντικατάσταση λόγω ξαφνικής ασθένειας;

Η διαδικασία παραμένει η ίδια. Ο εργαζόμενος που αντικαθιστά τον ασθενούντα πρέπει να δηλωθεί για τη συγκεκριμένη βάρδια πριν ξεκινήσει να εργάζεται, ενώ παράλληλα καταχωρίζεται η απουσία λόγω ασθένειας για τον αρχικό εργαζόμενο.

Μπορεί η αλλαγή βάρδιας να γίνει μέσω της εφαρμογής από κινητό τηλέφωνο;

Ναι, το σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ παρέχει τη δυνατότητα καταχώρισης μεταβολών ωραρίου μέσω ψηφιακών εφαρμογών και φορητών συσκευών, διευκολύνοντας την άμεση υποβολή από τους υπευθύνους της επιχείρησης.