Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας: Τι ισχύει για τη σήμανση της κάρτας κατά τη διάρκεια σεμιναρίων εκτός έδρας

Κατά τη διάρκεια συμμετοχής εργαζομένου σε σεμινάριο ή κατάρτιση εκτός των εγκαταστάσεων της επιχείρησης, δεν απαιτείται η σήμανση της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας, εφόσον η εκπαίδευση πραγματοποιείται εκτός του δηλωμένου τόπου παροχής εργασίας και έχει δηλωθεί καταλλήλως στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.

Η εφαρμογή του μέτρου της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας έχει φέρει στην επιφάνεια αρκετές πρακτικές απορίες, με μία από τις σημαντικότερες να αφορά τη διαχείριση του χρόνου όταν ο εργαζόμενος βρίσκεται εκτός της έδρας της εταιρείας για εκπαιδευτικούς λόγους.

Πώς δηλώνεται η απουσία για σεμινάριο στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ

Όταν ένας εργαζόμενος μεταβαίνει σε εξωτερικό χώρο (π.χ. σε ξενοδοχείο, εκπαιδευτικό κέντρο ή εγκαταστάσεις άλλου φορέα) για την παρακολούθηση σεμιναρίου, ο εργοδότης οφείλει να καλύψει διαδικαστικά την απουσία αυτή μέσω των ψηφιακών δηλώσεων.

• Δήλωση μεταβολής ωραρίου / εκτός έδρας: Ο εργοδότης δηλώνει προκαταβολικά στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ τη μετακίνηση ή την εκτός έδρας απασχόληση/εκπαίδευση του εργαζομένου για τις συγκεκριμένες ημέρες και ώρες.
• Μη χρήση της κάρτας: Ο εργαζόμενος δεν χτυπά κάρτα (είσοδο/έξοδο), καθώς η φυσική του παρουσία δεν βρίσκεται στον χώρο όπου είναι εγκατεστημένο το σύστημα σήμανσης.
• Υπερωριακή απασχόληση: Αν η διάρκεια του σεμιναρίου μαζί με τον χρόνο μετακίνησης υπερβαίνει το συμβατικό ημερήσιο ωράριο και θεωρείται χρόνος εργασίας, ο επιπλέον χρόνος πρέπει να καταγράφεται και να αποζημιώνεται ως υπερεργασία ή υπερωρία.

Τι ισχύει ανά περίπτωση εκπαίδευσης

Προϋποθέσεις για τη νόμιμη απαλλαγή από τη σήμανση

Για να μην υπάρξουν καταλογισμοί προστίμων σε ενδεχόμενο έλεγχο από την Επιθεώρηση Εργασίας, πρέπει να πληρούνται συγκεκριμένες προϋποθέσεις:

• Έγγραφη εντολή μετακίνησης: Υπαρκτή απόφαση της διοίκησης ή πρόσκληση συμμετοχής στο σεμινάριο που αποδεικνύει τον επαγγελματικό χαρακτήρα της μετακίνησης.
• Βεβαίωση παρακολούθησης: Πιστοποιητικό ή βεβαίωση συμμετοχής από τον φορέα υλοποίησης του σεμιναρίου, το οποίο διατηρείται στον ατομικό φάκελο του εργαζομένου.
• Εγκαίρη δήλωση στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ: Η καταχώριση της αλλαγής ή της εκτός έδρας δραστηριότητας πρέπει να έχει γίνει αυστηρά πριν από την έναρξη του σεμιναρίου.

Συχνές ερωτήσεις

Θεωρείται ο χρόνος σεμιναρίου ως χρόνος εργασίας;

Ναι, εφόσον η συμμετοχή στο σεμινάριο γίνεται μετά από εντολή του εργοδότη ή είναι απαραίτητη για την εκτέλεση της εργασίας, ο χρόνος παρακολούθησης υπολογίζεται κανονικά ως χρόνος εργασίας.

Τι γίνεται αν το σεμινάριο γίνει εκτός του συμβατικού ωραρίου;

Εάν η παρακολούθηση είναι υποχρεωτική και πραγματοποιείται πέραν του καθορισμένου ωραρίου, ο χρόνος αυτός αμείβεται ως υπερεργασία ή υπερωρία και πρέπει να δηλώνεται ανάλογα στο σύστημα.

Αν το σεμινάριο γίνει στις εγκαταστάσεις της εταιρείας, χτυπάει κάρτα ο εργαζόμενος;

Ναι. Όταν η εκπαίδευση λαμβάνει χώρα εντός του φυσικού χώρου εργασίας, ο εργαζόμενος χτυπά κανονικά την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας κατά την είσοδο και την έξοδό του.

Τι δικαιολογητικά πρέπει να κρατάει η επιχείρηση σε περίπτωση ελέγχου;

Η επιχείρηση πρέπει να διατηρεί τη δήλωση μεταβολής στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, το πρόγραμμα του σεμιναρίου, τα παραστατικά μετακίνησης (εφόσον υπάρχουν) και τη βεβαίωση παρακολούθησης του εργαζομένου.