myErgani: Τι πρέπει να προσέξουν οι εργοδότες κατά τη δήλωση της τροποποίησης του συστήματος αμοιβών

Κάθε μεταβολή στο πλαίσιο αποδοχών ενός εργαζομένου απαιτεί την έγκαιρη υποβολή της Τροποποιητικής Δήλωσης Όρων Σύμβασης Εργασίας στο πληροφοριακό σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, προκειμένου να αποφευχθούν υπέρογκα διοικητικά πρόστιμα κατά τους επιτόπιους ελέγχους της Επιθεώρησης Εργασίας.

Η ψηφιοποίηση των εργασιακών σχέσεων καθιστά υποχρεωτική την απόλυτη ταύτιση των όσων αναγράφονται στην ατομική σύμβαση, των αποδοχών που δηλώνονται στο ΕΡΓΑΝΗ και των ποσών που πιστώνονται τελικά στον τραπεζικό λογαριασμό του εργαζομένου.

Προθεσμίες, τύποι μεταβολών και διοικητικά πρόστιμα

Η νομοθεσία ορίζει αυστηρά χρονικά περιθώρια για τη δήλωση τροποποίησης των αμοιβών, ανάλογα με τη φύση της μεταβολής (αύξηση, μείωση ή επανακαθορισμός επιδομάτων).

Κρίσιμα σημεία που πρέπει να προσέξουν οι εργοδότες

Κατά τη συμπλήρωση των ψηφιακών πεδίων στο πληροφοριακό σύστημα, ορισμένες λεπτομέρειες καθορίζουν τη νομιμότητα της διαδικασίας.

• Σαφής διαχωρισμός τακτικών αποδοχών και οικειοθελών παροχών: Πρέπει να δηλώνεται με ακρίβεια αν μια επιπλέον αμοιβή αποτελεί τακτικό μισθό ή οικειοθελή παροχή που μπορεί να ανακληθεί ή να συμψηφιστεί με μελλοντικές αυξήσεις.
• Ημερομηνία ισχύος της μεταβολής: Η ημερομηνία έναρξης των νέων αμοιβών στο σύστημα πρέπει να ταυτίζεται απόλυτα με την ημερομηνία που αναγράφεται στην υπογεγραμμένη τροποποιητική σύμβαση.
• Έγγραφη αποδοχή από τον εργαζόμενο: Οποιαδήποτε μεταβολή που εμπεριέχει δυσμενέστερους όρους (π.χ. μείωση οικειοθελούς παροχής) απαιτεί την έγγραφη συναίνεση του εργαζομένου, αλλιώς θεωρείται μονομερής βλαπτική μεταβολή.
• Ψηφιακή ενημέρωση στο myErgani app: Μόλις ο εργοδότης υποβάλει την τροποποίηση, ο εργαζόμενος λαμβάνει αυτόματη ειδοποίηση στην εφαρμογή myErgani για να λάβει γνώση των νέων όρων αμοιβής του.

Βήμα-βήμα η διαδικασία υποβολής στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ

Η καταχώριση γίνεται ηλεκτρονικά από τον υπεύθυνο μισθοδοσίας ή τον λογιστή της επιχείρησης.

• Είσοδος στο ΕΡΓΑΝΗ: Σύνδεση με τους εταιρικούς κωδικούς πρόσβασης.
• Επιλογή του εργαζομένου: Εντοπισμός του εργαζομένου μέσω ΑΦΜ ή ΑΜΚΑ στο ενεργό προσωπικό της επιχειρησιακής μονάδας.
• Δημιουργία Τροποποιητικής Δήλωσης: Επιλογή του εντύπου μεταβολής όρων εργασίας και ενημέρωση των πεδίων “Μικτές Αποδοχές”, “Βασικός Μισθός/Ημερομίσθιο” και “Επιδόματα”.
• Επισύναψη εγγράφου (όπου απαιτείται): Μεταφόρτωση του ψηφιακά υπογεγραμμένου ιδιωτικού συμφωνητικού τροποποίησης.
• Οριστική υποβολή: Λήψη του αριθμού πρωτοκόλλου και αποθήκευση του αποδεικτικού υποβολής στο αρχείο μισθοδοσίας.

Συχνές ερωτήσεις

Τι γίνεται αν εκ παραδρομής δηλωθεί λανθασμένο ποσό αποδοχών;

Αν διαπιστωθεί λάθος, ο εργοδότης μπορεί να υποβάλει ανακλητική/διορθωτική δήλωση εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών, διορθώνοντας το ποσό και επισυνάπτοντας σχετική αιτιολογική σημείωση.

Χρειάζεται να δηλώνεται στο ΕΡΓΑΝΗ η καταβολή εκτάκτων bonus;

Οι έκτακτες χρηματικές επιβραβεύσεις (bonus) που δεν έχουν τακτικό χαρακτήρα δηλώνονται στις ετήσιες ή μηνιαίες ανακεφαλαιωτικές καταστάσεις και την ΑΠΔ, αλλά δεν απαιτούν τροποποίηση της βασικής σύμβασης εργασίας εφόσον δεν μεταβάλλουν τον σταθερό τακτικό μισθό.

Πώς επηρεάζει η αλλαγή αμοιβής την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας;

Η Ψηφιακή Κάρτα καταγράφει τον χρόνο εργασίας, ενώ το ΕΡΓΑΝΗ διασταυρώνει αν οι ώρες που καταγράφηκαν αντιστοιχούν στις δηλωθείσες αποδοχές (π.χ. υπερωριακή αμοιβή ή νυχτερινή προσαύξηση), εκδίδοντας αυτόματα ειδοποιήσεις σε περίπτωση αποκλίσεων.

Ποια είναι η προθεσμία αν η αύξηση προκύπτει από υποχρεωτική αύξηση του κατώτατου μισθού;

Στις περιπτώσεις γενικής αναπροσαρμογής του κατώτατου μισθού με υπουργική απόφαση, οι εργοδότες υποχρεούνται να προσαρμόσουν τα στοιχεία μισθοδοσίας και να υποβάλουν τα τροποποιητικά έντυπα εντός της προθεσμίας που ορίζει η εκάστοτε εφαρμοστική εγκύκλιος (15 έως 30 ημέρες).