Η αντικατάσταση εργαζομένου λόγω αδείας δηλώνεται ηλεκτρονικά στο Πληροφοριακό Σύστημα myErgani μέσω της υποβολής του Οργανωτικού Διαγράμματος Ωραρίου ή της τροποποίησης του προγράμματος εργασίας, πριν από την έναρξη αλλαγής της βάρδιας.
Οι τρόποι δήλωσης και οι υποχρεώσεις του εργοδότη
Οι επιχειρήσεις οφείλουν να γνωστοποιούν έγκαιρα τις αλλαγές στο προσωπικό που προκύπτουν από τη χρήση αδειών (τακτικών, αναρρωτικών ή λοιπών), ώστε να καλύπτονται οι προϋποθέσεις ψηφιακής οργάνωσης του χρόνου εργασίας.
| Τύπος Μεταβολής | Τρόπος Υποβολής στο myErgani | Χρονικό Όριο Δηλώσεως |
| Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου | Τροποποίηση Προγράμματος Εργασίας | Πριν την έναρξη της βάρδιας |
| Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας | Σήμανση εισόδου/εξόδου αντικαταστάτη | Πραγματικός χρόνος εργασίας |
| Άδεια Εργαζομένου | Απογραφική/Μεταγενέστερη δήλωση αδειών | Εντός του πρώτου 10ημέρου του επόμενου μήνα |
Τα βήματα για την ορθή καταχώριση στο σύστημα
Για να πραγματοποιηθεί η αντικατάσταση χωρίς τον κίνδυνο επιβολής προστίμων από την Επιθεώρηση Εργασίας, ακολουθείται η εξής διαδικασία:
- Καταχώριση της αδείας: Δηλώνεται η άδεια του τακτικού εργαζομένου στην ενότητα των αδειών του myErgani.
- Προσαρμογή προγράμματος: Υποβάλλεται τροποποιητικό Πρόγραμμα Εργασίας για τον εργαζόμενο που αναλαμβάνει την αντικατάσταση, καλύπτοντας τις ώρες ή ημέρες της βάρδιας.
- Σύμβαση ορισμένου χρόνου (αν πρόκειται για νέο προσωπικό): Εάν για την αντικατάσταση προσληφθεί νέος εργαζόμενος, υποβάλλεται το έντυπο Ε3 (Αναγγελία Πρόσληψης) με σημείωση για τη διάρκεια της σύμβασης λόγω αντικατάστασης απουσιάζοντος.
- Χρήση Ψηφιακής Κάρτας: Ο αναπληρωτής εργαζόμενος χτυπά κανονικά την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας κατά την είσοδο και την έξοδό του στην επιχείρηση.
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει να δηλωθεί η αντικατάσταση αν ο αναπληρωτής ανήκει ήδη στο ήδη υπάρχον προσωπικό;
Ναι, εφόσον αλλάζει το πρόγραμμα εργασίας, οι ημέρες ή το ωράριο του ήδη εργαζόμενου που αναλαμβάνει την αντικατάσταση, πρέπει να υποβληθεί τροποποίηση του προγράμματος στο myErgani πριν ξεκινήσει τη νέα βάρδια.
Τι κυρώσεις υπάρχουν αν ο αντικαταστάτης βρεθεί να εργάζεται χωρίς δήλωση;
Σε περίπτωση ελέγχου από την Επιθεώρηση Εργασίας, αν η αλλαγή βάρδιας ή η απασχόληση του αντικαταστάτη δεν έχει δηλωθεί εκ των προτέρων, επιβάλλονται τα διοικητικά πρόστιμα που προβλέπονται για μη δηλωθείσα τροποποίηση ωραρίου.
Πότε δηλώνονται συγκεντρωτικά οι άδειες των εργαζομένων;
Οι άδειες που έλαβαν οι εργαζόμενοι καταχωρίζονται απογραφικά στο σύστημα myErgani εντός των πρώτων 10 ημερών του επόμενου μήνα από αυτόν που χορηγήθηκαν.
