Η έγκαιρη και ακριβής δήλωση της τροποποίησης του εβδομαδιαίου ωραρίου στο πληροφοριακό σύστημα myErgani αποτελεί υποχρέωση κάθε εργοδότη πριν από την έναρξη της αλλαγής, καθώς τυχόν αποκλίσεις επισύρουν διοικητικά πρόστιμα που κυμαίνονται από 600 έως 10.500 ευρώ ανά εργαζόμενο.
Οι βασικές υποχρεώσεις των εργοδοτών στο myErgani
Η ψηφιοποίηση των εργασιακών σχέσεων και η πλήρης εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας καθιστούν τη διαχείριση του χρόνου εργασίας αυστηρά τυποποιημένη. Οι εργοδότες οφείλουν να καταχωρίζουν κάθε μεταβολή στο πρόγραμμα των υπαλλήλων τους, είτε πρόκειται για σταθερό είτε για μεταβαλλόμενο ωράριο.
Προϋποθέσεις και κανόνες υποβολής
- Προηγούμενη δήλωση: Η τροποποίηση πρέπει να υποβάλλεται πριν από την έναρξη πραγματοποίησης της εργασίας. Καμία αλλαγή δεν γράφεται εκ των υστέρων.
- Συμφωνία με τη σύμβαση: Το δηλωμένο ωράριο οφείλει να σέβεται τα ανώτατα όρια ημερήσιας (8 ώρες) και εβδομαδιαίας εργασίας (40 ώρες), καθώς και τις διατάξεις για την ελάχιστη ανάπαυση 11 συνεχόμενων ωρών ανά 24ωρο.
- Ευέλικτη προσέλευση: Αν ισχύει ευέλικτη προσέλευση, πρέπει να έχει συμφωνηθεί εγγράφως και να μην υπερβαίνει το δηλωμένο όριο (π.χ. έως 120 λεπτά).
- Οργάνωση χρόνου εργασίας: Η υποβολή γίνεται μέσω του εντύπου Ε4 (Τροποποιητικός Ωραρίου) ή μέσω της διαδικασίας οργάνωσης χρόνου εργασίας σε σταθερή ή μεταβαλλόμενη βάση.
Προθεσμίες, τύποι δηλώσεων και πρόστιμα
Για την πλήρη εικόνα των υποχρεώσεων και των συνεπειών σε περίπτωση μη συμμόρφωσης, ο παρακάτω πίνακας συγκεντρώνει τα κρίσιμα στοιχεία που πρέπει να γνωρίζει κάθε λογιστήριο και τμήμα HR.
| Τύπος ενέργειας / Παράβαση | Προθεσμία υποβολής | Διοικητικές συνέπειες / Πρόστιμα |
| Αλλαγή εβδομαδιαίου ωραρίου | Πριν την έναρξη της βάρδιας | 600€ – 2.000€ ανά εργαζόμενο για εκπρόθεσμη υποβολή |
| Μη δηλωμένη υπερωρία | Πριν την πραγματοποίησή της | 1.000€ – 3.000€ ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης |
| Απόκλιση κάρτας από ωράριο | Άμεση διασταύρωση σε έλεγχο | 10.500€ σε περίπτωση υποτροπής ή εικονικής σήμανσης |
| Αλλαγή ημέρας αναπαύσης (ρεπό) | Πριν την ημέρα μεταβολής | 800€ για αυθαίρετη μετακίνηση ρεπό |
Τα πιο συχνά λάθη κατά τη συμπλήρωση
Η εμπειρία από τους ελέγχους της Ανεξάρτητης Αρχής Επιθεώρησης Εργασίας δείχνει ότι οι περισσότερες παραβάσεις οφείλονται σε τεχνικές παραλείψεις ή κακό συντονισμό μεταξύ της πραγματικής προσέλευσης και της καταγραφής στο σύστημα.
- Λανθασμένος τύπος αλλαγής: Σύγχυση μεταξύ της εκτάκτου τροποποίησης βάρδιας και της μόνιμης αλλαγής του ατομικού προγράμματος.
- Μη ταυτόχρονη ενημέρωση: Ο εργαζόμενος προσέρχεται νωρίτερα ή αποχωρεί αργότερα από το δηλωμένο ωράριο χωρίς να έχει προηγηθεί η αντίστοιχη προσαρμογή στο σύστημα.
- Παράλειψη δήλωσης διαλείμματος: Μη ξεκάθαρος προσδιορισμός σχετικά με αν το διάλειμμα είναι εντός ή εκτός ωραρίου, γεγονός που δημιουργεί πλασματικές υπερεργασίες στις διασταυρώσεις της Ψηφιακής Κάρτας.
Συχνές ερωτήσεις
Πότε πρέπει να δηλωθεί μια έκτακτη αλλαγή βάρδιας;
Η αλλαγή πρέπει να καταχωριστεί στο myErgani έως και το τελευταίο λεπτό πριν αναλάβει υπηρεσία ο εργαζόμενος στη νέα του βάρδια.
Τι συμβαίνει αν ο εργαζόμενος ξεχάσει να χτυπήσει την κάρτα του;
Ο εργοδότης οφείλει να αιτιολογήσει τη μη σήμανση στο σύστημα εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών, ώστε να μην θεωρηθεί η απουσία σήμανσης ως αδήλωτη εργασία ή υπέρβαση ωραρίου.
Μπορώ να αλλάξω το ωράριο αναδρομικά αν προκύψει επείγουσα ανάγκη;
Όχι, το myErgani δεν επιτρέπει αναδρομικές δηλώσεις τροποποίησης ωραρίου. Κάθε καταχώριση εκ των υστέρων θεωρείται εκπρόθεσμη και επιφέρει διοικητικές κυρώσεις.
Πώς επηρεάζει η ευέλικτη προσέλευση τη δήλωση ωραρίου;
Η ευέλικτη προσέλευση καλύπτει μόνο την έναρξη της εργασίας εντός του προσδιορισμένου ορίου (π.χ. 30 ή 60 λεπτά). Δεν αλλάζει τη συνολική διάρκεια της ημερήσιας βάρδιας, η οποία πρέπει να συμπληρωθεί πλήρως από τη στιγμή της προσέλευσης.
