Η εκτός έδρας μετακίνηση των εργαζομένων αποτελεί μία από τις πιο σύνθετες διαδικασίες στην εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας εργασίας, καθώς η φυσική απουσία από τις εγκαταστάσεις της επιχείρησης καθιστά αδύνατο το παραδοσιακό «χτύπημα» στο POS της εταιρείας. Για να καταγραφεί ορθά ο χρόνος απασχόλησης και να μην θεωρηθεί ο υπάλληλος αδικαιολογήτως απών, η δήλωση της μετακίνησης πρέπει να γίνεται ψηφιακά και εκ των προτέρων, εξασφαλίζοντας τη νομιμότητα της εργασίας.
Οι τρόποι καταγραφής και οι προθεσμίες δήλωσης
Η αποτύπωση της εκτός έδρας απασχόλησης στο σύστημα Εργάνη ΙΙ εξαρτάται από τη φύση της εργασίας (π.χ. περιοδεύων πωλητής, τεχνικός πεδίου ή έκτακτο ταξίδι) και ακολουθεί συγκεκριμένους κανόνες.
| Τύπος Μετακίνησης | Τρόπος Σήμανσης / Δήλωσης | Χρονική Προθεσμία |
|---|---|---|
| Σταθερή εργασία πεδίου | Χρήση της εφαρμογής myErgani app (Mobile QR Code) στο σημείο της εξωτερικής εργασίας. | Κατά την έναρξη και λήξη της εργασίας επί τόπου |
| Έκτακτη εκτός έδρας μετακίνηση | Προ-δήλωση της μετακίνησης από τον εργοδότη μέσω του εντύπου οργάνωσης χρόνου εργασίας. | Πριν από την έναρξη της μετακίνησης του εργαζομένου |
| Ταξίδι στο εξωτερικό / πολυήμερο | Ψηφιακή δήλωση με ειδική σήμανση «εκτός έδρας» για το σύνολο των ημερών. | Πριν από την αναχώρηση του υπαλλήλου |
Πώς χειρίζονται οι εργαζόμενοι την κάρτα SOS σημεία
Για τους εργαζόμενους που βρίσκονται συχνά στον δρόμο ή σε πελάτες, η ορθή χρήση της τεχνολογίας αποτρέπει λάθη που μπορεί να οδηγήσουν σε απώλεια υπερωριών ή σε πρόστιμα για την εταιρεία.
- Χρήση του myErgani CardScanner: Αν η επιχείρηση έχει εφοδιάσει τους εξωτερικούς υπαλλήλους με φορητές συσκευές, το «χτύπημα» εισόδου και εξόδου γίνεται κανονικά στο πεδίο, αποστέλλοντας σε πραγματικό χρόνο τη γεωγραφική τοποθεσία.
- Η περίπτωση της μη σήμανσης: Αν για τεχνικούς λόγους ή λόγω φύσης της εργασίας (π.χ. οδήγηση) δεν είναι εφικτό το χτύπημα, ο εργοδότης οφείλει να έχει δηλώσει στο Εργάνη ΙΙ το μεταβαλλόμενο ωράριο ή την εκτός έδρας αποστολή, ώστε ο χρόνος να προσμετρηθεί αυτόματα.
- Ο χρόνος μετακίνησης ως χρόνος εργασίας: Αν η μετακίνηση γίνεται από την έδρα της εταιρείας προς τον πελάτη, ο χρόνος αυτός αποτελεί κανονικό χρόνο εργασίας. Η κάρτα πρέπει να χτυπηθεί κατά την αναχώρηση από την εταιρεία. Αν η μετακίνηση γίνεται απευθείας από το σπίτι προς τον πελάτη, ισχύουν οι ειδικοί όροι της σύμβασης.
- Έλεγχος των δηλώσεων του εργοδότη: Ο εργαζόμενος πρέπει να μπαίνει στην εφαρμογή myErgani app για να επιβεβαιώνει ότι ο εργοδότης έχει πράγματι καταχωρήσει την εκτός έδρας απασχόληση, ώστε να είναι καλυμμένος σε περίπτωση ελέγχου στον δρόμο.
Τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία για την εκτός έδρας εργασία
Σε περίπτωση που γίνει έλεγχος από την Επιθεώρηση Εργασίας στο σημείο όπου εκτελείται η εξωτερική εργασία, η επιχείρηση και ο υπάλληλος πρέπει να μπορούν να αποδείξουν τη νομιμότητα της παρουσίας τους εκεί με τα εξής στοιχεία:
- Το ηλεκτρονικό έντυπο «Δήλωση Εκτός Έδρας Μετακίνησης» από το Εργάνη ΙΙ.
- Το έγγραφο της εντολής μετακίνησης (οδοιπορικά) υπογεγραμμένο από τη διοίκηση.
- Τα εισιτήρια μεταφορικών μέσων ή τις αποδείξεις διοδίων και καυσίμων του εταιρικού οχήματος.
- Το ψηφιακό πρόγραμμα εργασίας της τρέχουσας εβδομάδας, όπου αναφέρεται η εξωτερική απασχόληση.
Συχνές ερωτήσεις
Αν δουλεύω εκτός έδρας, πρέπει οπωσδήποτε να χτυπάω την κάρτα μου στο κινητό;
Όχι πάντα. Αν ο εργοδότης έχει προ-δηλώσει την εκτός έδρας μετακίνησή σας με συγκεκριμένο ωράριο στο Εργάνη ΙΙ, το σύστημα καλύπτει την παρουσία σας χωρίς να απαιτείται φυσικό ή ψηφιακό χτύπημα κάρτας εκείνη την ημέρα, εκτός αν η εταιρεία έχει επιλέξει τη χρήση της εφαρμογής CardScanner για εξωτερικούς υπαλλήλους.
Τι γίνεται με τις υπερωρίες κατά την εκτός έδρας απασχόληση;
Οι υπερωρίες εκτός έδρας υπολογίζονται και πληρώνονται κανονικά, υπό την προϋπόθεση ότι ο εργοδότης έχει τροποποιήσει το ψηφιακό ωράριο στο σύστημα πριν την πραγματοποίησή τους ή η υπέρβαση του ωραρίου έχει καταγραφεί ζωντανά μέσω της εφαρμογής myErgani.
Πώς καταγράφεται η μετακίνηση αν το ταξίδι διαρκεί πάνω από μία ημέρα;
Για πολυήμερα ταξίδια, ο εργοδότης υποβάλλει μια συνολική δήλωση εκτός έδρας εργασίας για το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Οι ημέρες αυτές εμφανίζονται στο σύστημα με ειδική σήμανση, και ο εργαζόμενος δεν χρειάζεται να κάνει καθημερινά check-in και check-out, καθώς προστατεύεται από τη συνολική δήλωση.
