Η καταχώριση ή μεταβολή των στοιχείων του Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων (DPO) στο εταιρικό προφίλ του myErgani πραγματοποιείται πλέον ψηφιακά μέσα από την ενότητα διαχείρισης προφίλ εργοδότη στο Πληροφοριακό Σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, με την άμεση επικαιροποίηση να αποτελεί θεσμική υποχρέωση κάθε επιχείρησης που επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα εργαζομένων.
Όσες επιχειρήσεις αλλάζουν τα στοιχεία του DPO τους ή ορίζουν νέο πρόσωπο, οφείλουν να διατηρούν τα δεδομένα επικοινωνίας πλήρως ενημερωμένα στο σύστημα, ώστε να διασφαλίζεται η διαφάνεια στις εργασιακές σχέσεις και η συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (GDPR).
Βήμα προς βήμα η διαδικασία μεταβολής στο myErgani
Η διαδικασία ενημέρωσης των στοιχείων του DPO είναι σύντομη και ολοκληρώνεται ηλεκτρονικά, χωρίς να απαιτείται η φυσική παρουσία σε κάποια υπηρεσία.
Πρόσβαση στο σύστημα και πλοήγηση
- Είσοδος στην ηλεκτρονική πλατφόρμα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ / myErgani με τη χρήση των εταιρικών κωδικών Taxisnet.
- Επιλογή του μενού «Εταιρικό Προφίλ» ή «Στοιχεία Εργοδότη» από το κεντρικό πίνακα ελέγχου (Dashboard).
- Εντοπισμός της ειδικής υποενότητας «Στοιχεία Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων (DPO)».
Καταχώριση και υποβολή νέων στοιχείων
- Συμπλήρωση του ΑΦΜ του νέου DPO (το σύστημα αντλεί αυτόματα το ονοματεπώνυμο εφόσον πρόκειται για φυσικό πρόσωπο).
- Εισαγωγή των στοιχείων επικοινωνίας: τηλέφωνο επικοινωνίας και επίσημη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail).
- Επιλογή του τύπου της σχέσης (εσωτερικός υπάλληλος ή εξωτερικός συνεργάτης/ανάδοχος).
- Επισκόπηση της αίτησης και οριστική «Υποβολή / Αποθήκευση Μεταβολής».
| Πεδίο Μεταβολής | Απαιτούμενο Στοιχείο | Προθεσμία Υποβολής |
| Ταυτοποίηση DPO | ΑΦΜ & Ονοματεπώνυμο | Άμεσα με τη μεταβολή |
| Επικοινωνία | E-mail & Τηλέφωνο | Ταυτόχρονα με τον ορισμό |
| Ιδιότητα | Εσωτερικός / Εξωτερικός συνεργάτης | Κατά την καταχώριση |
| Γνωστοποίηση ΑΠΔΠΧ | Αριθμός Πρωτοκόλλου δήλωσης στην Αρχή | Εντός 30 ημερών |
Τι πρέπει να προσέξετε κατά την υποβολή
Πριν προχωρήσετε στην οριστικοποίηση της μεταβολής στο εταιρικό προφίλ, βεβαιωθείτε ότι συντρέχουν οι παρακάτω προϋποθέσεις:
- Προηγούμενη δήλωση στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων (ΑΠΔΠΧ): Ο ορισμός ή η αλλαγή του DPO πρέπει πρώτα να έχει δηλωθεί στην ειδική ηλεκτρονική πύλη της Αρχής (gov.gr / ΑΠΔΠΧ).
- Ορθότητα στοιχείων επικοινωνίας: Το e-mail που θα καταχωρίσετε πρέπει να παρακολουθείται συστηματικά, καθώς αποτελεί το επίσημο κανάλι επικοινωνίας για θέματα προσωπικών δεδομένων του προσωπικού.
- Έλεγχος εξουσιοδότησης: Η μεταβολή πρέπει να πραγματοποιείται από το εξουσιοδοτημένο πρόσωπο ή τον λογιστή της επιχείρησης που διαθέτει τα κατάλληλα δικαιώματα πρόσβασης στο σύστημα.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι υποχρεωτικός ο ορισμός DPO για όλες τις επιχειρήσεις στο myErgani;
Όχι, ο ορισμός DPO είναι υποχρεωτικός μόνο για τις επιχειρήσεις και τους φορείς που εμπίπτουν στις διατάξεις του άρθρου 37 του GDPR (π.χ. επιχειρήσεις που διενεργούν μεγάλης κλίμακας συστηματική παρακολούθηση ή επεξεργασία ειδικών κατηγοριών δεδομένων). Αν η επιχείρησή σας δεν υποχρεούται και δεν έχει ορίσει εθελοντικά DPO, το πεδίο παραμένει κενό.
Τι γίνεται αν ο DPO είναι εξωτερικός συνεργάτης (νομικό πρόσωπο);
Σε περίπτωση που τα καθήκοντα DPO έχει αναλάβει εταιρεία συμβούλων, στο πεδίο καταχωρίζεται ο ΑΦΜ του νομικού προσώπου καθώς και τα στοιχεία του φυσικού προσώπου που ορίζεται ως υπεύθυνος επικοινωνίας.
Χρειάζεται να υποβληθεί δικαιολογητικό έγγραφο στο myErgani;
Στις περισσότερες περιπτώσεις αρκεί η ηλεκτρονική συμπλήρωση των πεδίων. Ωστόσο, η επιχείρηση οφείλει να διατηρεί στο αρχείο της την πράξη ορισμού ή τη σχετική σύμβαση, σε περίπτωση που ζητηθεί σε μελλοντικό έλεγχο από τις αρμόδιες αρχές.
