Η καταχώριση της μεταβολής των στοιχείων των υποκαταστημάτων μιας επιχείρησης στο πληροφοριακό σύστημα myErgani πραγματοποιείται πλέον αυτόματα, μέσω της διαλειτουργικότητας του συστήματος myAADE και το ΓΕΜΗ, χωρίς να απαιτείται αυτόνομη χειροκίνητη δήλωση από τον εργοδότη.
Όταν μια επιχείρηση δηλώνει την έναρξη, τη μεταβολή διεύθυνσης, την αλλαγή δραστηριότητας ή την παύση ενός υποκαταστήματος στην Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων (ΑΑΔΕ), τα νέα στοιχεία αντλούνται αυτόματα από το ΠΣ Εργάνη σε πραγματικό χρόνο. Ωστόσο, ο εργοδότης υποχρεούται να εισέλθει στην πλατφόρμα για να επιβεβαιώσει την εγγραφή, να ορίσει τον υπεύθυνο του παράρτηματος και να αντιστοιχίσει το εργατικό δυναμικό στο νέο παράρτημα.
Οι βασικές παράμετροι της διαδικασίας στο myErgani
Στον παρακάτω πίνακα αποτυπώνονται οι κύριες ενέργειες, οι προθεσμίες και οι υποχρεώσεις των επιχειρήσεων κατά τη μεταβολή στοιχείων υποκαταστήματος:
| Πεδίο μεταβολής | Τρόπος ενημέρωσης | Προθεσμία & Ενέργειες |
| Στοιχεία διεύθυνσης & ΚΑΔ | Αυτόματη άντληση από ΑΑΔΕ | Άμεση ενημέρωση μόλις ολοκληρωθεί η μεταβολή στο Taxisnet |
| Ορισμός Υπευθύνου Παραρτήματος | Χειροκίνητη καταχώριση στο myErgani | Πριν από την έναρξη απασχόλησης προσωπικού στο υποκατάστημα |
| Μεταφορά εργαζομένων | Υποβολή εντύπου μεταβολής / πίνακα προσωπικού | Εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών μεταβολής ωραρίου/τόπου εργασίας |
| Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας | Χαρτογράφηση παραρτήματος στο σύστημα | Υποχρεωτική ενεργοποίηση πριν την έναρξη λειτουργίας της εγκατάστασης |
| Παύση εργασιών υποκαταστήματος | Αυτόματη ενημέρωση από ΑΑΔΕ | Απαιτείται προηγούμενη μεταφορά ή λύση σχέσης του προσωπικού |
Προϋποθέσεις και απαραίτητα στοιχεία για την ολοκλήρωση
Για να καταγραφεί ορθά η μεταβολή και να μην προκύψουν διοικητικά πρόστιμα κατά τους ελέγχους της Επιθεώρησης Εργασίας, απαιτούνται τα εξής:
- Ολοκληρωμένη μεταβολή στο Μητρώο της ΑΑΔΕ, καθώς το σύστημα myErgani δεν επιτρέπει τη χειροκίνητη αλλαγή βασικών στοιχείων διεύθυνσης.
- Προσωπικοί κωδικοί πρόσβασης Taxisnet ή κωδικοί εργοδότη myErgani / ΕΦΚΑ.
- ΑΦΚ (Αριθμός Φορολογικού Κέντρου) / Κωδικός Παραρτήματος, όπως αυτός αποδίδεται από την ΑΑΔΕ.
- Ορισμός νομίμου εκπροσώπου ή εξουσιοδοτημένου υπευθύνου για το συγκεκριμένο υποκατάστημα.
Βήμα προς βήμα η διαδικασία επιβεβαίωσης και αντιστοίχισης
Μετά την ολοκλήρωση της μεταβολής στην ΑΑΔΕ, ο εργοδότης ή ο λογιστής της επιχείρησης ακολουθεί τα παρακάτω βήματα στο ΠΣ Εργάνη:
- Είσοδος στο σύστημα: Συνδεθείτε στο myErgani με τους κωδικούς εργοδότη και μεταβείτε στην ενότητα «Μητρώα» -> «Παραρτήματα».
- Έλεγχος άντλησης στοιχείων: Επιβεβαιώστε ότι το νέο ή τροποποιημένο υποκατάστημα εμφανίζεται στη λίστα με τον σωστό κωδικό παραρτήματος και τη νέα διεύθυνση.
- Συμπλήρωση συμπληρωματικών πεδίων: Καταχωρίστε τα στοιχεία του υπευθύνου του υποκαταστήματος και τα τηλέφωνα επικοινωνίας που ζητά το σύστημα.
- Αντιστοίχιση προσωπικού: Υποβάλετε τον τροποποιητικό Πίνακα Προσωπικού (Ε4) ή τη σχετική δήλωση μεταβολής στοιχείων εργασίας, ώστε οι εργαζόμενοι να εμφανίζονται εγγεγραμμένοι στο σωστό παράρτημα για τις ανάγκες της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας.
Συχνές ερωτήσεις
Τι πρέπει να κάνω αν η μεταβολή που έκανα στην ΑΑΔΕ δεν εμφανίζεται στο myErgani;
Συνήθως η ενημέρωση γίνεται εντός λίγων ωρών. Αν παρατηρηθεί καθυστέρηση πέραν του 24ώρου, απαιτείται η είσοδος στην καρτέλα «Παραρτήματα» και η επιλογή «Συγχρονισμός με ΑΑΔΕ» ή η επικοινωνία με την τεχνική υποστήριξη του συστήματος.
Χρειάζεται να υποβληθεί εκ νέου Πίνακας Προσωπικού (Ε4) μετά τη μεταβολή υποκαταστήματος;
Ναι, εφόσον μεταβάλλεται ο τόπος παροχής εργασίας των εργαζομένων ή οι εργαζόμενοι μεταφέρονται από την έδρα στο νέο υποκατάστημα, πρέπει να υποβληθεί τροποποιητικός πίνακα προσωπικού εντός των νόμιμων προθεσμιών.
Πώς επηρεάζει η μεταβολή υποκαταστήματος την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας;
Η μεταβολή είναι κρίσιμη, καθώς η σήμανση της κάρτας (check-in / check-out) συνδέεται με τη γεωγραφική θέση και τον κωδικό παραρτήματος. Αν το υποκατάστημα δεν έχει ενημερωθεί στο myErgani, οι σημάνσεις των εργαζομένων θα εμφανίζονται ως απουσία ή λανθασμένη τοποθεσία.
Ποιο είναι το πρόστιμο αν απασχολείται εργαζόμενος σε υποκατάστημα που δεν έχει δηλωθεί;
Η απασχολήση εργαζομένου σε παράρτημα που δεν αναγράφεται στον πίνακα προσωπικού ή δεν έχει διασταυρωθεί στο σύστημα συνιστά παράβαση της εργατικής νομοθεσίας και επιφέρει διοικητικά πρόστιμα κατά τον έλεγχο των επιθεωρητών εργασίας.
