Η καταχώριση της μεταβολής του τόπου παροχής εργασίας στο πληροφοριακό σύστημα myErgani απαιτεί την προηγούμενη υποβολή τροποποιητικού Πίνακα Προσωπικού (Ε4) ή της δήλωσης μεταβολής στοιχείων εργασίας πριν από την εγκατάσταση του εργαζομένου στη νέα τοποθεσία.
Η έγκαιρη δήλωση της αλλαγής διεύθυνσης ή παραρτήματος είναι καθοριστική για τη νομιμότητα της απασχόλησης, καθώς η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας συνδέεται άμεσα με τα γεωγραφικά δεδομένα (Geolocation) του δηλωμένου τόπου εργασίας. Σε περίπτωση που ένας εργαζόμενος πραγματοποιήσει σήμανση κάρτας σε διαφορετική τοποθεσία από αυτή που αναγράφεται στο σύστημα, η επιχείρηση εκτίθεται σε κίνδυνο επιβολής βαρέων διοικητικών κυρώσεων κατά τους ελέγχους της Επιθεώρησης Εργασίας.
Οι βασικές παράμετροι κατά τη μεταβολή τόπου εργασίας
Στον παρακάτω πίνακα συμπυκνώνονται οι κύριες υποχρεώσεις, οι προθεσμίες και τα σημεία προσοχής για τους εργοδότες:
| Παράμετρος | Λεπτομέρειες & Στοιχεία |
| Προθεσμία υποβολής | Προγενέστερα της έναρξης παροχής εργασίας στη νέα τοποθεσία |
| Απαιτούμενο έντυπο | Τροποποιητικός Πίνακας Προσωπικού (Ε4) ή Δήλωση Μεταβολής |
| Σύνδεση με ΑΑΔΕ | Προαπαιτούμενη η ύπαρξη δηλωμένου υποκαταστήματος/παραρτήματος στην ΑΑΔΕ |
| Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας | Ταυτόχρονη ενημέρωση των συντεταγμένων σήμανσης (check-in / check-out) |
| Τηλεργασία / Μετακινούμενοι | Ειδική καταχώριση στο σύστημα (Δήλωση Τηλεργασίας ή Εκτός Έδρας) |
| Κυρώσεις μη δήλωσης | Διοικητικό πρόστιμο για μη αναγραφόμενο εργαζόμενο στον πίνακα προσωπικού |
Προϋποθέσεις και απαραίτητα στοιχεία για την ορθή καταχώριση
Για να μην παρατηρηθούν σφάλματα κατά τη διαδικασία μεταβολής, ο εργοδότης οφείλει να εξασφαλίσει τα εξής:
- Ενεργός Κωδικός Παραρτήματος: Ο νέος τόπος εργασίας πρέπει να έχει καταχωρηθεί στο Μητρώο της ΑΑΔΕ και να έχει αντληθεί αυτόματα στα Παραρτήματα του myErgani.
- Έγγραφη τροποποίηση ατομικής σύμβασης: Εφόσον η μεταβολή του τόπου εργασίας συνιστά ουσιώδη αλλαγή των όρων της σύμβασης, απαιτείται η έγγραφη γνωστοποίησή της στον εργαζόμενο.
- Προδηλωμένο πρόγραμμα εργασίας: Αν μαζί με τον τόπο μεταβάλλεται το ωράριο ή οι βάρδιες, πρέπει να καταχωριστεί το νέο εβδομαδιαίο πρόγραμμα.
- Αντιστοίχιση εξοπλισμού σήμανσης: Εγκατάσταση και παραμετροποίηση του τερματικού (POS/tablet) ή των σημείων σήμανσης στο νέο υποκατάστημα.
Βήμα προς βήμα η διαδικασία μεταβολής στο σύστημα
Η ολοκλήρωση της αλλαγής του τόπου εργασίας εκτελείται ψηφιακά μέσα από την πλατφόρμα του myErgani:
- Είσοδος στην εφαρμογή: Ο εργοδότης ή ο εξουσιοδοτημένος λογιστής συνδέεται στο ΠΣ Εργάνη με τους εταιρικούς κωδικούς πρόσβασης.
- Επιλογή εντύπου Ε4: Επιλέγεται η υποβολή «Τροποποιητικού Πίνακα Προσωπικού» (ή η σχετική δήλωση μεταβολής εργασιακής σχέσης).
- Αλλαγή παράρτηματος: Στην καρτέλα του εργαζομένου, τροποποιείται το πεδίο «Παράρτημα Απασχόλησης» και επιλέγεται ο νέος κωδικός εγκατάστασης.
- Οριστικοποίηση υποβολής: Ελέγχεται η ορθότητα των στοιχείων και υποβάλλεται το έντυπο. Παράλληλα, ενημερώνονται οι παράμετροι της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας.
Συχνές ερωτήσεις
Τι ισχύει όταν ο εργαζόμενος μετακινείται εκτάκτως σε άλλο υποκατάστημα για λίγες ημέρες;
Ακόμη και για πρόσκαιρη ή προσωρινή μετακίνηση, ο εργοδότης υποχρεούται να δηλώσει τη μεταβολή του τόπου παροχής εργασίας στο myErgani πριν από την έναρξη της απασχόλησης στο νέο σημείο, ώστε να είναι νόμιμη η σήμανση της κάρτας.
Πώς δηλώνεται ο τόπος εργασίας για τους μετακινούμενους εργαζόμενους (π.χ. πωλητές, τεχνικούς);
Για το προσωπικό που δεν έχει σταθερό τόπο παροχής εργασίας, δηλώνεται ως έδρα απασχόλησης η κεντρική εγκατάσταση ή το υποκατάστημα στο οποίο υπάγονται, ενώ παράλληλα συμπληρώνεται το ειδικό πεδίο «Μετακινούμενος Εργαζόμενος» στο σύστημα.
Τι συμβαίνει αν ο εργαζόμενος κάνει check-in από το κινητό σε λάθος τοποθεσία;
Αν οι συντεταγμένες της σήμανσης δεν συμπίπτουν με τη δηλωμένη διεύθυνση του παραρτήματος, το σύστημα καταγράφει απόκλιση. Ο εργοδότης οφείλει να αιτιολογήσει την απόκλιση ή να διορθώσει άμεσα τα στοιχεία του τόπου εργασίας εφόσον συντρέχει λάθος δήλωση.
Ποιο είναι το πρόστιμο αν διαπιστωθεί εργαζόμενος να απασχολείται σε υποκατάστημα χωρίς δήλωση;
Η απασχόληση εργαζομένου σε παράρτημα που δεν αναγράφεται στον ισχύοντα πίνακα προσωπικού συνιστά σοβαρή παράβαση της εργατικής νομοθεσίας και συνεπάγεται την επιβολή διοικητικών προστίμων ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης.
