Η δήλωση της εκτός έδρας μετακίνησης στην Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας πραγματοποιείται πλέον αυτόματα μέσα από την εφαρμογή MyErgani, επιλέγοντας την ειδική ένδειξη «Εκτός Έδρας» πριν από την έναρξη του ταξιδιού σας, χωρίς να απαιτείται το παραδοσιακό χτύπημα εισόδου και εξόδου σε κάποιο φυσικό τερματικό της επιχείρησης.
Η διαδικασία αυτή είναι υποχρεωτική για όλους τους εργαζόμενους που μετακινούνται για υπηρεσιακούς λόγους εκτός των ορίων της μόνιμης έδρας τους, καθώς το σύστημα Εργάνη ΙΙ πρέπει να γνωρίζει ανά πάσα στιγμή αν ο εργαζόμενος βρίσκεται σε ταξίδι, σε ανάπαυση ή σε ενεργό υπηρεσία. Με αυτόν τον τρόπο διασφαλίζεται η ορθή καταγραφή του χρόνου εργασίας, των υπερωριών αλλά και των προβλεπόμενων ημερήσιων αποζημιώσεων.
Τα κριτήρια και οι αποζημιώσεις για την εκτός έδρας απασχόληση
Η μετακίνηση εκτός έδρας διέπεται από αυστηρούς κανόνες αναφορικά με τις αποστάσεις, τον χρόνο παραμονής και τα ποσά που υποχρεούται να καταβάλει ο εργοδότης για την κάλυψη των εξόδων σας.
| Παράμετρος μετακίνησης | Κριτήριο & Προϋποθέσεις | Ύψος αποζημίωσης / Κάλυψη |
| Ελάχιστη απόσταση | Πάνω από 25 έως 40 χιλιόμετρα από την έδρα | Έναρξη δικαιώματος αποζημίωσης |
| Ημερήσια αποζημίωση | Με διανυκτέρευση εκτός έδρας | Ίση με ένα ημερομίσθιο ή το 1/25 του μισθού |
| Μερική αποζημίωση | Επιστροφή αυθημερόν (χωρίς διανυκτέρευση) | 4/5 ή 1/2 της πλήρους αποζημίωσης |
| Έξοδα μετακίνησης | Εισιτήρια, καύσιμα, διόδια | 100% κάλυψη από τον εργοδότη |
| Διαμονή | Κόστος ξενοδοχείου ή καταλύματος | Πλήρης εξόφληση με παραστατικά |
Τι πρέπει να προσέξετε πριν από τη μετακίνηση
Για να είστε απόλυτα καλυμμένοι απέναντι στους ελεγκτικούς μηχανισμούς και να μην αντιμετωπίσετε πρόβλημα με την ασφάλισή σας, πρέπει να πληρούνται οι εξής προϋποθέσεις:
- Έκδοση εντολής μετακίνησης: Ο εργοδότης οφείλει να εκδώσει έγγραφη ή ηλεκτρονική εντολή πριν από την έναρξη του ταξιδιού, όπου αναφέρονται ο σκοπός, ο προορισμός και η διάρκεια της μετακίνησης.
- Προκαταβολή εξόδων: Δικαιούστε να λάβετε προκαταβολικά το εκτιμώμενο ποσό για τα έξοδα κίνησης και διαμονής.
- Συγκέντρωση παραστατικών: Κρατήστε όλες τις αποδείξεις (διόδια, καύσιμα, εισιτήρια) για την τελική εκκαθάριση.
- Ψηφιακή σήμανση: Επιβεβαιώστε ότι ο λογιστής της εταιρείας έχει περάσει το αντίστοιχο πλάνο μετακίνησης στο σύστημα Εργάνη ΙΙ.
Πώς γίνεται η δήλωση βήμα προς βήμα
Η διαδικασία δεν απαιτεί φυσικό χτύπημα κάρτας (check-in / check-out) κατά τη διάρκεια του ταξιδιού. Ο εργαζόμενος, μέσω του MyErgani app, ενημερώνεται για την εγκεκριμένη μετακίνηση που έχει υποβάλει η επιχείρηση.
Από την πλευρά του, ο εργοδότης δηλώνει στο σύστημα τον προκαθορισμένο χρόνο εργασίας κατά την εκτός έδρας παραμονή. Αν κατά τη διάρκεια της μετακίνησης προκύψουν ώρες εργασίας πέρα από το νόμιμο ωράριο, αυτές πρέπει να καταγραφούν ως υπερωριακή απασχόληση και να αποζημιωθούν με τις ανάλογες προσαυξήσεις, καθώς η εκτός έδρας εργασία δεν αναιρεί τα δικαιώματα του πενθημέρου ή της οκτάωρης απασχόλησης.
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει να χτυπάω την κάρτα μου στο κινητό όσο είμαι εκτός έδρας;
Όχι, για τις ημέρες της εκτός έδρας μετακίνησης δεν απαιτείται η ζωντανή σήμανση εισόδου και εξόδου. Το σύστημα αναγνωρίζει την κατάσταση «Εκτός Έδρας» βάσει της προδήλωσης που έχει κάνει η επιχείρηση στο Εργάνη ΙΙ.
Τι γίνεται αν αναγκαστώ να δουλέψω Κυριακή εκτός έδρας;
Η εργασία την Κυριακή κατά τη διάρκεια εκτός έδρας μετακίνησης αμείβεται κανονικά με την προσαύξηση 75% επί του νόμιμου ωρομισθίου, ενώ ο εργαζόμενος δικαιούται και αναπληρωματική ημέρα ανάπαυσης (ρεπό) μέσα στην επόμενη εβδομάδα.
Τι ισχύει αν το ταξίδι διαρκέσει περισσότερο από το προγραμματισμένο;
Ο εργοδότης υποχρεούται να υποβάλει τροποποιητική δήλωση στο σύστημα πριν από τη λήξη της αρχικής περιόδου μετακίνησης, ώστε να καλυφθούν ψηφιακά οι επιπλέον ημέρες και να διασφαλιστεί η ασφαλιστική κάλυψη του εργαζόμενου.
