Η ανάρτηση εγγράφων PDF με ειδικούς χαρακτήρες, τόνους, κενά ή διαστήματα στο όνομα του αρχείου αποτελεί το κρίσιμο τεχνικό σφάλμα που οδηγεί το ηλεκτρονικό σύστημα του ΑΣΕΠ σε αυτόματη απόρριψη των αιτήσεων των υποψηφίων το 2026, χωρίς το σύστημα να βγάζει πάντα προειδοποιητικό μήνυμα κατά την υποβολή.
Χιλιάδες υποψήφιοι που συμμετέχουν στις τρέχουσες προκηρύξεις, όπως η 5Κ/2026, κινδυνεύουν να βρεθούν εκτός διαδικασίας εξαιτίας μιας απλής λεπτομέρειας στην ονοματοδοσία των ψηφιακών τους αρχείων. Το ηλεκτρονικό σύστημα αδυνατεί να «διαβάσει» σωστά τα έγγραφα που περιέχουν ελληνικούς χαρακτήρες ή σύμβολα στον τίτλο τους, με αποτέλεσμα να τα θεωρεί μη υποβληθέντα κατά τον αυτόματο έλεγχο.
Πώς το όνομα του αρχείου καταστρέφει την αίτηση
Όταν ανεβάζεις τα δικαιολογητικά σου στο Μητρώο, ο αλγόριθμος του ΑΣΕΠ σκανάρει τα επισυναπτόμενα αρχεία. Αν το πτυχίο σου είναι αποθηκευμένο ως «πτυχίο_τελικό.pdf» ή «ταυτότητα 2026.pdf», το σύστημα μπορεί να εμφανίσει σφάλμα ανάγνωσης.
Για να αποφύγεις το μοιραίο λάθος, πρέπει να ακολουθήσεις πιστά τις τεχνικές προδιαγραφές που ορίζει η Αρχή.
Οι τεχνικές προδιαγραφές για τα αρχεία PDF
- Λατινικοί χαρακτήρες: Το όνομα του αρχείου πρέπει να είναι γραμμένο αποκλειστικά με αγγλικά γράμματα (π.χ.
ptychio.pdf). - Όχι τόνοι και ειδικά σύμβολα: Απαγορεύονται αυστηρά οι τόνοι, τα διαλυτικά, οι παύλες και σύμβολα όπως
/,&,*. - Όχι κενά διαστήματα: Αντί για κενό, χρησιμοποίησε την κάτω παύλα
_(π.χ.titlos_spoudon.pdf). - Όριο χαρακτήρων: Το όνομα του αρχείου δεν πρέπει να ξεπερνά τους 25 χαρακτήρες.
- Μέγεθος και διάταξη: Κάθε αρχείο πρέπει να είναι σε κατακόρυφη διάταξη (portrait) και το μέγεθός του να μην υπερβαίνει τα 2MB.
Οι βασικές απαιτήσεις για έγκυρα δικαιολογητικά
Πέρα από το όνομα, το ίδιο το αρχείο πρέπει να πληροί συγκεκριμένες προϋποθέσεις για να γίνει δεκτό από τους ελεγκτές του ΑΣΕΠ.
| Χαρακτηριστικό αρχείου | Επιτρεπτό όριο / Μορφή | Συνέπεια μη συμμόρφωσης |
| Μέγεθος αρχείου | Έως 2MB ανά έγγραφο | Αδυναμία μεταφόρτωσης στο σύστημα |
| Μορφή αρχείου | .pdf, .jpg, .tif | Αυτόματος αποκλεισμός εγγράφου |
| Προσανατολισμός | Κατακόρυφη διάταξη (portrait) | Δυσκολία στην ανάγνωση / πιθανή απόρριψη |
| Όνομα αρχείου | Έως 25 χαρακτήρες (μόνο λατινικά) | Σφάλμα συστήματος και αυτόματη απόρριψη |
| Μέγιστος αριθμός αρχείων | Έως 3 αρχεία ανά εγγραφή | Απώλεια επιπλέον δικαιολογητικών |
Τι πρέπει να προσέξεις κατά την υποβολή της αίτησης
Για να είσαι σίγουρος ότι η υποψηφιότητά σου θα εξεταστεί κανονικά, ακολούθησε τα παρακάτω βήματα:
- Έλεγχος του παραβόλου: Βεβαιώσου ότι το ηλεκτρονικό παράβολο των 3 ευρώ βρίσκεται σε κατάσταση «ΠΛΗΡΩΜΕΝΟ» για να μπορέσει το ΑΣΕΠ να το δεσμεύσει.
- Διαχωρισμός μεγάλων αρχείων: Αν ένα έγγραφο ξεπερνά τα 2MB, χώρισέ το σε μικρότερα αρχεία (έως 3 ανά εγγραφή) και ανέβασέ τα ξεχωριστά.
- Καθαρή σάρωση: Απόφυγε φωτογραφίες από κινητό με σκιές ή θολά σημεία. Προτίμησε καθαρό σκανάρισμα σελίδας Α4.
- Ανώνυμη περιήγηση: Αν το σύστημα κολλάει ή εμφανίζει σφάλματα ανακατεύθυνσης, καθάρισε τα cookies ή χρησιμοποίησε παράθυρο ανώνυμης περιήγησης.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να διορθώσω το όνομα ενός αρχείου αφού υποβάλω την αίτηση;
Όχι, αν η αίτηση έχει περάσει σε κατάσταση «Υποβληθείσα», οι εγγραφές στο Μητρώο που έχουν επικληθεί κλειδώνουν ως «ΜΗ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΜΟ». Για να κάνεις αλλαγές, πρέπει να ακυρώσεις την υποβληθείσα αίτηση, να διορθώσεις το αρχείο στο Μητρώο και να υποβάλεις νέα αίτηση από την αρχή, πριν λήξει η προθεσμία της προκήρυξης.
Τι γίνεται αν το πτυχίο μου έχει οριζόντιο προσανατολισμό (landscape);
Το ΑΣΕΠ ζητά ρητά κατακόρυφη διάταξη (portrait) για όλα τα έγγραφα. Αν το πτυχίο σου είναι οριζόντιο, μπορείς να το περιστρέψεις ψηφιακά μέσα από ένα δωρεάν online εργαλείο επεξεργασίας PDF πριν το ανεβάσεις.
Πώς θα καταλάβω αν το σύστημα απέρριψε το αρχείο μου λόγω ονόματος;
Το σύστημα συχνά επιτρέπει την ολοκλήρωση της υποβολής χωρίς να βγάλει σφάλμα εκείνη τη στιγμή. Το πρόβλημα εμφανίζεται κατά την επεξεργασία της αίτησης από τους ελεγκτές, όπου το αρχείο εμφανίζεται κατεστραμμένο ή μη αναγνώσιμο, οδηγώντας σε αυτόματη απόρριψη της υποψηφιότητας.
