Η αυτόματη διασταύρωση δεδομένων ανάμεσα στο myErgani και το πληροφοριακό σύστημα του e-ΕΦΚΑ αποκαλύπτει ακαριαία τις αδήλωτες ώρες εργασίας και τις εικονικές βάρδιες στις εταιρείες φύλαξης (security).
Λόγω της φύσης του κλάδου με τις 24ωρες σκοπιές και τις συνεχείς εναλλαγές ποστ, οι ελεγκτικοί μηχανισμοί συγκρίνουν σε πραγματικό χρόνο τα δεδομένα της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας με τα δηλωθέντα ωράρια στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και τις Αναλυτικές Περιοδικές Δηλώσεις (ΑΠΔ) του e-ΕΦΚΑ.
Τα βασικά στοιχεία της διασταύρωσης στις εταιρείες φύλαξης
| Πεδίο / Μηχανισμός | Λεπτομέρειες & Λειτουργία |
| Εμπλεκόμενοι φορείς | e-ΕΦΚΑ, myErgani, Επιθεώρηση Εργασίας |
| Κύριο εργαλείο ελέγχου | Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας (σήμανση εισόδου/εξόδου στο ποστό) |
| Στόχος διασταύρωσης | Εντοπισμός αδήλωτων νυχτερινών, υπερωριών και εργασίας σε αργίες |
| Τρόπος ταυτοποίησης | Γεωεντοπισμός (GPS) & σάρωση QR code στο σημείο φύλαξης |
| Κυρώσεις | 10.500 ευρώ ανά εργαζόμενο για αδήλωτη εργασία / πρόστιμα υποδηλωμένης |
Τα SOS για τη σωστή καταγραφή του χρόνου στους φύλακες
Οι ιδιαιτερότητες της φύλαξης εγκαταστάσεων απαιτούν προσοχή στα παρακάτω σημεία για την αποφυγή προστίμων:
- Σήμανση κάρτας στο πραγματικό σημείο: Η σήμανση της Ψηφιακής Κάρτας πρέπει να γίνεται στο σημείο ανάληψης υπηρεσίας μέσω της φορητής εφαρμογής (Ergani Card Scanner / mobile app) και όχι στα κεντρικά γραφεία της εταιρείας.
- Καταγραφή αλλαγής βάρδιας: Κάθε έκτακτη αντικατάσταση φύλακα πρέπει να δηλώνεται πριν από την έναρξη της απασχόλησης στο myErgani.
- Νυχτερινές βάρδιες και αργίες: Το σύστημα διασταυρώνει αν οι ώρες νυχτερινής απασχόλησης που καταγράφηκαν στην κάρτα αντιστοιχούν στις αυξημένες εισφορές που δηλώνονται στην ΑΠΔ του e-ΕΦΚΑ.
- Χρόνος μετακίνησης μεταξύ στόχων: Αν ένας φύλακας καλύπτει πολλαπλά σημεία μέσα στη βάρδια (περιπολία/patrol), ο χρόνος μετακίνησης θεωρείται εργάσιμος χρόνος και πρέπει να αποτυπώνεται στο σύστημα.
Απαραίτητα βήματα για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης
- Εφοδιασμός των φυλάκων με κατάλληλες έξυπνες συσκευές για τη σήμανση της Ψηφιακής Κάρτας.
- Ψηφιακή δήλωση των προγραμμάτων εργασίας και των κυλιόμενων βαρδιών πριν την έναρξη της εβδομάδας.
- Καθημερινός διασταυρωτικός έλεγχος ανάμεσα στα χτυπήματα της κάρτας και τα δηλωθέντα ωράρια από το τμήμα HR.
- Ορθολογική υποβολή ΑΠΔ στον e-ΕΦΚΑ με πλήρη αντιστοίχιση των καταγεγραμμένων ωρών και προσαυξήσεων.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς ελέγχεται η παρουσία του φύλακα όταν δεν υπάρχει σταθερός εξοπλισμός στο σημείο φύλαξης;
Η σήμανση γίνεται μέσω φορητής εφαρμογής (mobile app) σε έξυπνη συσκευή που διαθέτει ο φύλακας ή ο επόπτης βάρδιας, η οποία ταυτοποιεί ψηφιακά την είσοδο και την έξοδο στο συγκεκριμένο ποστό.
Τι συμβαίνει αν ο φύλακας παραμείνει στο ποστό πέραν του ωραρίου του επειδή δεν ήρθε ο αντικαταστάτης;
Η υπέρβαση του ωραρίου καταγράφεται αυτόματα από την Ψηφιακή Κάρτα. Η εταιρεία οφείλει να υποβάλει έκτακτη τροποποίηση ωραρίου ή υπερωρία στο σύστημα myErgani, ώστε η επιπλέον εργασία να προσμετρηθεί και να ασφαλιστεί κανονικά.
Πώς εντοπίζει ο e-ΕΦΚΑ τις αδήλωτες νυχτερινές ώρες;
Ο e-ΕΦΚΑ διασταυρώνει τα ψηφιακά χτυπήματα της κάρτας κατά τις ώρες 22:00 έως 06:00 με τις ΑΠΔ που υποβάλλει η εταιρεία. Αν στην ΑΠΔ δεν αποτυπώνεται η προβλεπόμενη προσαύξηση νυχτερινής εργασίας, παράγεται αυτόματα ειδοποίηση παράβασης.
Επιβάλλεται πρόστιμο αν ο φύλακας ξεχάσει να «χτυπήσει» την κάρτα κατά την αναχώρησή του;
Ναι, η έλλειψη σήμανσης εξόδου δημιουργεί σφάλμα στην εγγραφή. Αν δεν διορθωθεί αιτιολογημένα από τον εργοδότη εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών, η παράλειψη συνιστά εργασιακή παράβαση και επιφέρει διοικητικές κυρώσεις.
