Ο χρόνος που αφιερώνει ένας εργαζόμενος σε εταιρικά σεμινάρια, εκπαιδεύσεις και υπηρεσιακές συναντήσεις θεωρείται πλήρης χρόνος εργασίας και πρέπει να καταγράφεται υποχρεωτικά στη Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας, ακόμα και αν διεξάγονται εκτός του συνηθισμένου ωραρίου ή εκτός των εγκαταστάσεων της επιχείρησης.
Η εφαρμογή του μέτρου δεν αφήνει περιθώρια αμφισβήτησης: κάθε λεπτό που διατίθεται για την εκτέλεση εντολών του εργοδότη ή για την παρακολούθηση κατάρτισης που απαιτείται από την εταιρεία, αποτελεί δεδουλευμένη ώρα.
Πώς δηλώνονται τα σεμινάρια και τα meetings ανά περίπτωση
Ο τρόπος με τον οποίο “χτυπάει” την κάρτα του ο εργαζόμενος εξαρτάται από τον τόπο διεξαγωγής της δραστηριότητας και τη φύση της συνάντησης.
- Εντός εταιρείας στο τακτικό ωράριο: Η “σήμανση” (punch in/out) γίνεται κανονικά στην είσοδο και την έξοδο του κτηρίου. Δεν απαιτείται κάποια επιπλέον ενέργεια στο σύστημα ERGANI II.
- Εκτός έδρας ή σε εξωτερικό χώρο: Όταν το σεμινάριο ή η συνάντηση πραγματοποιείται σε ξενοδοχείο, συνεδριακό κέντρο ή εγκαταστάσεις πελάτη, η καταγραφή γίνεται είτε μέσω mobile app (Εργάνη Card) με χρήση γεωεντοπισμού (GPS), είτε μέσω εκ των προτέρων δηλωμένης μεταβολής ωραρίου από το λογιστήριο.
- Εξ αποστάσεως (Online meetings / Webinars): Για όσους παρακολουθούν εταιρικές συναντήσεις ή εκπαιδεύσεις από το σπίτι ή εξ αποστάσεως, η έναρξη και η λήξη της δραστηριότητας δηλώνονται ψηφιακά μέσω της εφαρμογής, όπως ακριβώς ισχύει στη τηλεεργασία.
- Εκτός συμβατικού ωραρίου: Εάν η εκπαίδευση ή η συνάντηση πραγματοποιηθεί μετά το πέρας της βάρδιας ή σε ημέρα αναπαύσεως (ρεπό/Σαββατοκύριακο), ο εργοδότης υποχρεούται να δηλώσει υπερωρία ή υπερεργασία στο σύστημα πριν από την έναρξη της δραστηριότητας.
Οι υποχρεώσεις εργοδότη και εργαζομένου
Για την ορθή αποτύπωση του χρόνου παρουσίας, ισχύουν συγκεκριμένες προϋποθέσεις που πρέπει να τηρούνται αυστηρά προς αποφυγή προστίμων.
- Έγκαιρη υποβολή μεταβολών: Ο εργοδότης οφείλει να καταχωρίζει στο ERGANI II τυχόν τροποποιήσεις του ωραρίου πριν από την έναρξη του σεμιναρίου.
- Σύνδεση με την εκτέλεση εργασίας: Εάν η συμμετοχή στο σεμινάριο είναι υποχρεωτική, ο χρόνος υπολογίζεται ως κανονική εργασία. Εάν είναι αμιγώς οικειοθελής και εκτός αντικειμένου, δεν καταγράφεται στην κάρτα.
- Διατήρηση αποδεικτικών: Συνιστάται η διατήρηση των προσκλήσεων, των λιστών συμμετεχόντων ή των βεβαιώσεων παρακολούθησης για ενδεχόμενο έλεγχο από την Επιθεώρηση Εργασίας.
Οδηγός αντιμετώπισης εκπαιδευτικών υποχρεώσεων
| Σενάριο | Τρόπος καταγραφής | Αμοιβή / Προσαύξηση |
| Σεμινάριο εντός ωραρίου | Κανονικό “χτύπημα” κάρτας στην είσοδο/έξοδο | Τακτικές αποδοχές |
| Σεμινάριο εκτός ωραρίου (υποχρεωτικό) | Δήλωση υπερωρίας + ψηφιακή σήμανση | Προσαύξηση υπερωρίας (40% έως 120%) |
| Εταιρικό meeting σε εξωτερικό χώρο | Χρήση mobile app ή προδηλωμένο ωράριο | Τακτικές αποδοχές + έξοδα μετακίνησης |
| Ταξίδι για εκπαίδευση (εκτός έδρας) | Δηλωμένη εκτός έδρας μετακίνηση στο ERGANI II | Ημερήσια αποζημίωση + αποδοχές |
Συχνές ερωτήσεις
Τι γίνεται αν το σεμινάριο είναι προαιρετικό;
Εάν η παρακολούθηση είναι εντελώς προαιρετική, δεν αποτελεί υπηρεσιακή ανάγκη και διεξάγεται εκτός ωραρίου, δεν θεωρείται χρόνος εργασίας και δεν καταγράφεται στη Ψηφιακή Κάρτα.
Πώς καλύπτεται ο εργαζόμενος αν ξεχάσει να χτυπήσει κάρτα στο εξωτερικό meeting;
Ο εργοδότης οφείλει να υποβάλει χειροκίνητη διόρθωση ή αιτιολογημένη δήλωση στο ERGANI II εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών, ώστε να μην θεωρηθεί η απουσία σήμανσης ως παράβαση.
Υπολογίζεται ο χρόνος μετακίνησης προς το σεμινάριο;
Ο χρόνος μετακίνησης από την έδρα της εταιρείας προς τον χώρο διεξαγωγής του σεμιναρίου (και αντίστροφα) κατά τη διάρκεια του ωραρίου προσμετράται ως χρόνος εργασίας.
Τι πρόστιμα προβλέπονται για μη καταγραφή σεμιναρίων ως εργασία;
Σε περίπτωση που διαπιστωθεί από την Επιθεώρηση Εργασίας ότι πραγματοποιήθηκε υποχρεωτική εκπαίδευση χωρίς την αντίστοιχη καταγραφή και αμοιβή (π.χ. αδήλωτη υπερωρία), επιβάλλονται διοικητικά πρόστιμα που φτάνουν έως και τα 10.500 ευρώ ανά εργαζόμενο.
