Η δήλωση αντικατάστασης εργαζομένου που βρίσκεται σε άδεια στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ απαιτεί την εκ των προτέρων υποβολή της κατάλληλης τροποποίησης της σύμβασης ή της ψηφιακής δήλωσης μεταβολής ωραρίου, ώστε να αποφευχθούν πρόστιμα για αδήλωτη ή υποδηλωμένη εργασία.
Η κάλυψη της θέσης ενός εργαζομένου που απουσιάζει νόμιμα (π.χ. λόγω αδείας μητρότητας, ασθενείας ή κανονικής αδείας) πρέπει να αποτυπώνεται με απόλυτη διαφάνεια στα ψηφιακά βιβλία του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ πριν από την ανάληψη των καθηκόντων του αναπληρωτή.
Προϋποθέσεις και βασικά σημεία προσοχής για τους εργοδότες
Για τη διασφάλιση της νομιμότητας κατά την αντικατάσταση, οι εργοδότες οφείλουν να ελέγχουν τα εξής σημεία:
- Σύμβαση ορισμένου χρόνου: Η σύμβαση του αναπληρωτή πρέπει να φέρει σαφή ρήτρα ορισμένου χρόνου με ειδική αναφορά στο όνομα του εργαζομένου που αντικαθίσταται.
- Προηγούμενη υποβολή στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ: Καμία αλλαγή ή νέα είσοδος αντικαταστάτη δεν επιτρέπεται να πραγματοποιηθεί χωρίς να έχει προηγηθεί η σχετική ηλεκτρονική δήλωση.
- Αντιστοίχιση ειδικότητας και ωραρίου: Ο αντικαταστάτης πρέπει να καλύπτει το δηλωμένο ωράριο και τα καθήκοντα της θέσης χωρίς υπέρβαση των νόμιμων χρονικών ορίων.
- Σύνδεση με την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας: Ο αναπληρωτής υποχρεούται να χρησιμοποιεί κανονικά την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας για τη σήμανση της προσέλευσης και αποχώρησής του.
Διαδικασία υποβολής και τύποι δηλώσεων
Η διοικητική αποτύπωση διαφέρει ανάλογα με το αν ο αντικαταστάτης είναι νέος εργαζόμενος ή ήδη υπάρχον προσωπικό της επιχείρησης.
- Νέα πρόσληψη αναπληρωτή: Υποβολή Εντύπου Ε3 (Αναγγελία Πρόσληψης) με επιλογή της ειδικής ένδειξης για σύμβαση αντικατάστασης απουσιάζοντος εργαζομένου.
- Αλλαγή ωραρίου υφιστάμενου προσωπικού: Υποβολή Ψηφιακής Δήλωσης Μεταβολής Ωραρίου στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ πριν από την έναρξη της βάρδιας, εφόσον χρησιμοποιείται ήδη αμειβόμενο προσωπικό με αυξημένο ωράριο.
- Δήλωση αδείας του αρχικού εργαζομένου: Ταυτόχρονη και ορθή καταγραφή της αδείας (π.χ. κύησης, αναρρωτικής) στο Μητρώο Αδειών του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Σύγκριση επιλογών καλύψεως θέσης
| Τρόπος κάλυψης | Απαιτούμενη ενέργεια στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ | Βασικός κίνδυνος/Σημείο ελέγχου |
| Νέα πρόσληψη (Σύμβαση αναπλήρωσης) | Υποβολή Ε3 με αιτιολογία αντικατάστασης | Υπέρβαση της διάρκειας αδείας του αρχικού εργαζομένου |
| Μεταβολή ωραρίου υπάρχοντος προσωπικού | Ψηφιακή Δήλωση Μεταβολής Ωραρίου | Παραβίαση των ορίων 11ωρης ημερήσιας ανάπαυσης |
| Υπερωριακή απασχόληση λοιπών | Ψηφιακή Αναγγελία Υπερωρίας | Υπέρβαση των ετήσιων ή εβδομαδιαίων ορίων υπερωριών |
Συχνές ερωτήσεις
Τι συμβαίνει αν ο εργαζόμενος που αντικαθίσταται επιστρέψει νωρίτερα από την άδειά του;
Σε αυτή την περίπτωση, η σύμβαση ορισμένου χρόνου του αναπληρωτή μπορεί να λυθεί αυτοδικαίως, εφόσον στη σύμβαση εργασίας είχε τεθεί ο ειδικός όρος ότι η λήξη της εξαρτάται από την επιστροφή του τακτικού εργαζομένου. Η λύση δηλώνεται στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω εργαζόμενο με μερική απασχόληση για να καλύψει την άδεια άλλου συναδέλφου του;
Ναι, αλλά απαιτείται η προηγούμενη τροποποίηση της σύμβασής του για αυξημένο ωράριο και η ψηφιακή υποβολή της μεταβολής στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ πριν από την πραγματοποίηση των πρόσθετων ωρών εργασίας.
Ποιο είναι το πρόστιμο αν ο αντικαταστάτης βρεθεί να εργάζεται χωρίς δήλωση στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ;
Εάν ο αντικαταστάτης δεν έχει δηλωθεί εκ των προτέρων στο σύστημα, η Επιθεώρηση Εργασίας επιβάλλει το αυτοτελές πρόστιμο της αδήλωτης εργασίας, το οποίο ανέρχεται σε 10.500 ευρώ ανά αδήλωτο εργαζόμενο.
