Η δήλωση της τηλεεργασίας για τους εργαζόμενους σε επιχειρήσεις διαχείρισης ακινήτων υποβάλλεται υποχρεωτικά στο myErgani από τον εργοδότη πριν από την έναρξη της εξ αποστάσεως εργασίας, μέσω του Εντύπου 4.1 «Δήλωση Εξ Αποστάσεως Εργασίας».
Η ρύθμιση αυτή αφορά τόσο το διοικητικό προσωπικό όσο και τις ειδικότητες διαχείρισης χαρτοφυλακίου ακινήτων (property managers, διαχειριστές κρατήσεων, λογιστήριο), διασφαλίζοντας την τήρηση του θεσμοθετημένου ωραρίου και του δικαιώματος αποσύνδεσης του εργαζομένου.
Βασικά στοιχεία και υποχρεώσεις τηλεεργασίας
| Παράμετρος | Ισχύον πλαίσιο |
| Τύπος δήλωσης στο myErgani | Έντυπο 4.1 (Δήλωση Εξ Αποστάσεως Εργασίας) |
| Προθεσμία υποβολής | Πριν την έναρξη της παροχής τηλεεργασίας |
| Ελάχιστη αποζημίωση εξοπλισμού | Μηνιαία κάλυψη για χρήση εξοπλισμού & τηλεπικοινωνιών |
| Δικαίωμα αποσύνδεσης | Απαγόρευση επικοινωνίας εκτός του δηλωθέντος ψηφιακού ωραρίου |
Προϋποθέσεις και κανόνες για τη δήλωση
Για τη νόμιμη εφαρμογή του καθεστώτος τηλεεργασίας στις εταιρείες διαχείρισης ακινήτων, απαιτείται η συνδρομή των παρακάτω προϋποθέσεων:
- Έγγραφη συμφωνία: Έκδοση και υπογραφή έγγραφης ατομικής σύμβασης ή τροποποίησης σύμβασης εργασίας που ορίζει τους όρους της τηλεεργασίας (πλήρης, μερική ή περιστασιακή).
- Προδηλωμένο ωράριο: Απόλυτη ταύτιση του δηλωθέντος ωραρίου στο Ε3.1 (Οργάνωση Χρόνου Εργασίας) με τις ώρες τηλεεργασίας στο Έντυπο 4.1.
- Παροχή εξοπλισμού: Ο εργοδότης οφείλει να καλύπτει το κόστος του εξοπλισμού (laptop, λογισμικό διαχείρισης ακινήτων, συνδέσεις ίντερνετ) ή να καταβάλλει τη νομοθετημένη μηνιαία αποζημίωση χρήσης.
- Προστασία δεδομένων: Τήρηση των κανόνων GDPR κατά τη διαχείριση προσωπικών δεδομένων ιδιοκτητών και μισθωτών από οικιακό περιβάλλον.
Βήμα-βήμα η διαδικασία υποβολής στο myErgani
Ο εργοδότης ή το λογιστήριο της επιχείρησης ολοκληρώνει τη δήλωση ακολουθώντας τα εξής βήματα:
- Εισέρχεται στο myErgani με τους εταιρικούς κωδικούς πρόσβασης.
- Επιλέγει την ενότητα «Ειδικές Δηλώσεις» και στη συνέχεια το «Έντυπο 4.1 – Δήλωση Εξ Αποστάσεως Εργασίας».
- Επιλέγει τον εργαζόμενο βάσει ΑΦΜ ή ΑΜΚΑ.
- Ορίζει το χρονικό διάστημα (ημερομηνία έναρξης και λήξης) και τη συχνότητα (π.χ. συγκεκριμένες ημέρες της εβδομάδας ή συνεχόμενο διάστημα).
- Καταχωρίζει την τοποθεσία παροχής της τηλεεργασίας (π.χ. κύρια κατοικία εργαζομένου) και υποβάλλει οριστικά το έντυπο.
Απαραίτητα έγγραφα για το αρχείο της επιχείρησης
Για την κάλυψη της εταιρείας σε ενδεχόμενο έλεγχο της Επιθεώρησης Εργασίας, πρέπει να διατηρούνται στον ατομικό φάκελο του εργαζομένου:
- Η τροποποιητική σύμβαση τηλεεργασίας υπογεγραμμένη και από τα δύο μέρη.
- Το αποδεικτικό υποβολής του Εντύπου 4.1 στο myErgani.
- Η δήλωση ανάληψης του κόστους εξοπλισμού και τηλεπικοινωνιών.
- Η ενημέρωση για την πολιτική ασφάλειας δεδομένων και υγείας/ασφάλειας κατά την εργασία από το σπίτι.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί η τηλεεργασία να δηλωθεί εκ των υστέρων;
Όχι, η δήλωση στο myErgani πρέπει να γίνεται υποχρεωτικά πριν από την έναρξη της τηλεεργασίας. Η απασχόληση εκτός έδρας χωρίς προηγούμενη δήλωση επιφέρει διοικητικά πρόστιμα.
Τι ισχύει για τους διαχειριστές ακινήτων που κάνουν αυτοψίες στα ακίνητα;
Οι μετακινήσεις για επισκέψεις ή αυτοψίες στα ακίνητα θεωρούνται εργασία εκτός έδρας (εξωτερική εργασία) και καταγράφονται στο πρόγραμμα εργασίας, ενώ η τηλεεργασία αφορά αποκλειστικά την παροχή εργασίας από απόσταση (π.χ. από το σπίτι).
Πώς αμείβεται ο εξοπλισμός όταν ο εργαζόμενος χρησιμοποιεί τον δικό του υπολογιστή;
Ο εργοδότης υποχρεούται να καταβάλλει μηνιαία αποζημίωση για τη χρήση του ιδιωτικού εξοπλισμού, της σύνδεσης διαδικτύου και του χώρου εργασίας, η οποία είναι αφορολόγητη και δεν υπόκειται σε ασφαλιστικές κρατήσεις.
