Η υποχρεωτική προδήλωση του καθεστώτος τηλεργασίας στο πληροφοριακό σύστημα myErgani αποτελεί τον βασικότερο ρυθμιστικό κανόνα για τις εταιρείες παροχής ψηφιακού μάρκετινγκ, οι οποίες οφείλουν να καταχωρίζουν τις αλλαγές στο ωράριο και τον τρόπο παροχής εργασίας πριν από την έναρξη της απασχόλησης.
Η μετάβαση των εταιρειών digital marketing σε υβριδικά μοντέλα εργασίας προσφέρει ευελιξία, αλλά παράλληλα απαιτεί αυστηρή ευθυγράμμιση με το θεσμικό πλαίσιο. Η μη τήρηση των προθεσμιών ή η παράλειψη της σχετικής δήλωσης επισύρει βαριά διοικητικά πρόστιμα, καθιστώντας την ψηφιακή συμμόρφωση προτεραιότητα για κάθε εργοδότη του κλάδου.
Τι ισχύει για τις δηλώσεις, τις προθεσμίες και τις αποζημιώσεις
Για να διασφαλιστεί η πλήρης νομιμότητα, οι επιχειρήσεις ψηφιακού μάρκετινγκ οφείλουν να γνωρίζουν τα κατάλληλα έντυπα, τις προθεσμίες υποβολής και τις οικονομικές υποχρεώσεις που απορρέουν από την παροχή εξ αποστάσεως εργασίας.
| Περίπτωση / Ενέργεια | Έντυπο / Δήλωση στο myErgani | Προθεσμία υποβολής | Βασική υποχρέωση / Σημείωση |
| Αρχική συμφωνία τηλεεργασίας | Έντυπο Ε4 (Τροποποιητικός Αποδοχών/Όρων) ή Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου | Πριν την έναρξη της τηλεεργασίας | Απαιτείται έγγραφη ατομική σύμβαση ή γνωστοποίηση όρων |
| Μεταβολή ημερών (υβριδικό) | Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας | Πριν την ανάληψη υπηρεσίας | Υποχρεωτική προδήλωση των ημερών φυσικής παρουσίας και τηλεεργασίας |
| Μηνιαία αποζημίωση εξοπλισμού | Καταβολή μέσω μισθοδοσίας | Μηνιαίως | Αφορολόγητο ποσό για χρήση εξοπλισμού, τηλεπικοινωνιών και συντήρησης |
| Σήμανση Ψηφιακής Κάρτας | Εφαρμογή myErgani / CardScanner | Κατά την είσοδο και έξοδο | Η τηλεεργασία καλύπτει τη μη φυσική παρουσία, αλλά το ωράριο τηρείται αυστηρά |
Προϋποθέσεις και απαραίτητα δικαιολογητικά
Για την ορθή καταχώριση και τη θωράκιση της επιχείρησης σε ενδεχόμενο έλεγχο, απαιτούνται τα εξής δικαιολογητικά και στοιχεία:
- Έγγραφη ατομική σύμβαση εργασίας ή τροποποίηση αυτής, στην οποία ορίζεται ρητά το καθεστώς τηλεεργασίας (πλήρες, μερικό ή υβριδικό).
- Γνωστοποίηση των όρων εργασίας προς τον εργαζόμενο, συμπεριλαμβανομένου του δικαιώματος αποσύνδεσης μετά το πέρας του ωραρίου.
- Δήλωση του τόπου παροχής της εξ αποστάσεως εργασίας (π.χ. κατοικία εργαζομένου).
- Πολιτική κάλυψης τεχνολογικού εξοπλισμού και τηλεπικοινωνιακού κόστους από την πλευρά της εταιρείας.
- Επιβεβαίωση παραλαβής των εγγράφων και των πολιτικών ασφαλείας δεδομένων από τον εργαζόμενο.
Οργάνωση χρόνου και Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας
Στις εταιρείες ψηφιακού μάρκετινγκ, όπου οι απαιτήσεις των project συχνά μεταβάλλονται, η Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας απαιτεί προσοχή. Όταν ένας εργαζόμενος απασχολείται με υβριδικό μοντέλο, οι ημέρες κατά τις οποίες θα εργαστεί από το σπίτι πρέπει να είναι προδηλωμένες στο myErgani.
Τις ημέρες τηλεεργασίας, η μη σήμανση της φυσικής κάρτας στην είσοδο της εταιρείας αιτιολογείται από τον χαρακτηρισμό «Τηλεεργασία» στο σύστημα. Ωστόσο, η απασχόληση πέραν του δηλωθέντος ωραρίου —όπως η απάντηση σε emails ή η διαχείριση διαφημιστικών καμπανιών εκτός ωρών εργασίας— συνιστά παράβαση και εγκυμονεί τον κίνδυνο επιβολής προστίμων για υποδηλωμένη εργασία.
Συχνές Ερωτήσεις
Πότε πρέπει να δηλωθεί η αλλαγή από φυσική παρουσία σε τηλεεργασία;
Η μεταβολή πρέπει να δηλώνεται στο myErgani αυστηρά πριν από την έναρξη της εργασίας τη συγκεκριμένη ημέρα. Καμία αλλαγή δεν γίνεται δεκτή εκ των υστέρων.
Τι ισχύει αν ο τηλεεργαζόμενος χρειαστεί να καλύψει ένα έκτακτο project εκτός ωραρίου;
Οποιαδήποτε τροποποίηση ωραρίου ή υπερωριακή απασχόληση οφείλει να προδηλώνεται στο σύστημα πριν την πραγματοποίησή της. Η εργασία εκτός εγκεκριμένου ωραρίου θεωρείται μη δηλωθείσα.
Είναι υποχρεωτική η καταβολή αποζημίωσης για τη χρήση ιδιωτικού εξοπλισμού;
Ναι, ο εργοδότης υποχρεούται να καταβάλλει μηνιαία αφορολόγητη αποζημίωση για την κάλυψη του κόστους εξοπλισμού, τηλεπικοινωνιών και συντήρησης, η οποία δεν αποτελεί τακτικό μισθό.
Πώς αποδεικνύεται η τηλεεργασία σε περίπτωση επιτόπιου ελέγχου στο γραφείο;
Ο έλεγχος διασταυρώνει τα στοιχεία στο myErgani. Αν ο εργαζόμενος απουσιάζει από το γραφείο αλλά εμφανίζεται στο σύστημα με τον χαρακτηρισμό «Τηλεεργασία» για τη συγκεκριμένη ημέρα, η επιχείρηση είναι πλήρως καλυμμένη.
