Η διόρθωση λαθών στη διαβίβαση πιστωτικών στοιχείων λιανικής μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης προς την ψηφιακή πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ πραγματοποιείται αποκλειστικά μέσω της έκδοσης νέου διορθωτικού παραστατικού (ειδικού ακυρωτικού στοιχείου ή νέου πιστωτικού/απόδειξης λιανικής) από το λογισμικό του παρόχου, καθώς τα παραστατικά που φέρουν μοναδικό αριθμό καταχώρισης (ΜΑΡΚ) και QR code αυθεντικοποίησης δεν επιδέχονται απευθείας χειροκίνητη τροποποίηση ή διαγραφή στην πλατφόρμα της εφορίας. Εφόσον η διόρθωση αφορά το ποσό, τον συντελεστή ΦΠΑ ή την αιτιολογία επιστροφής, η επιχείρηση οφείλει να εκδώσει το σχετικό αντιλογιστικό στοιχείο εντός των νόμιμων προθεσμιών διαβίβασης, ώστε να συμφωνούν τα ηλεκτρονικά βιβλία με την περιοδική δήλωση ΦΠΑ και τις συναλλαγές POS.
Ποια είναι τα συνηθέστερα λάθη και πώς αντιμετωπίζονται
Όταν μια επιχείρηση χρησιμοποιεί Πάροχο Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης (ΥΠΑΗΕΣ) για την έκδοση αποδείξεων λιανικής και πιστωτικών στοιχείων (τύπος παραστατικού 11.4 – Πιστωτικό Στοιχείο Λιανικής), κάθε συναλλαγή λαμβάνει σε πραγματικό χρόνο ΜΑΡΚ και συμβολοσειρά αυθεντικοποίησης. Ανάλογα με τη φύση του σφάλματος, εφαρμόζεται συγκεκριμένος τρόπος διόρθωσης:
- Λάθος στο ποσό ή στην ποσότητα επιστροφής: Εκδίδεται νέο συμπληρωματικό πιστωτικό στοιχείο λιανικής (11.4) εάν το ποσό που διαβιβάστηκε ήταν μικρότερο από το πραγματικό, ή αντίστροφα εκδίδεται νέα απόδειξη λιανικής πώλησης (11.1) για τη διαφορά, με αναφορά στον αρχικό ΜΑΡΚ.
- Λάθος στον συντελεστή ΦΠΑ (π.χ. 24% αντί για 13% ή 6%): Επειδή ο ΦΠΑ επηρεάζει άμεσα την προσυμπληρωμένη δήλωση ΦΠΑ της ΑΑΔΕ, εκδίδεται ακυρωτικό στοιχείο για το εσφαλμένο πιστωτικό και στη συνέχεια εκδίδεται νέο πιστωτικό στοιχείο λιανικής με τον σωστό συντελεστή ΦΠΑ.
- Έκδοση πιστωτικού χωρίς πραγματική συναλλαγή (εκ παραδρομής): Απαιτείται η έκδοση Ειδικού Ακυρωτικού Στοιχείου μέσω του παρόχου, το οποίο συσχετίζεται υποχρεωτικά με τον ΜΑΡΚ του λανθασμένου πιστωτικού στοιχείου, μηδενίζοντας το λογιστικό και φορολογικό του αποτέλεσμα.
- Ασυμφωνία με την επιστροφή χρημάτων στο POS: Σε περίπτωση επιστροφής χρημάτων σε κάρτα πελάτη, το ποσό και ο ΜΑΡΚ του πιστωτικού στοιχείου πρέπει να ταυτίζονται με την ακυρωτική ή αντιλογιστική συναλλαγή του διασυνδεδεμένου EFT/POS, διαφορετικά ενεργοποιείται ειδοποίηση ασυμφωνίας στους ελέγχους της ΑΑΔΕ.
Προθεσμίες διαβίβασης, τύποι παραστατικών και πρόστιμα
Η σωστή χρήση των κωδικών παραστατικών και η τήρηση των χρονικών ορίων διαβίβασης στο myDATA προφυλάσσουν την επιχείρηση από κυρώσεις μη διαβίβασης ή ανακριβούς απεικόνισης εσόδων:
| Κατηγορία Ενέργειας / Σφάλματος | Τύπος Παραστατικού myDATA | Προθεσμία Διαβίβασης | Πρόστιμα & Επιπτώσεις |
|---|---|---|---|
| Έκδοση Πιστωτικού Λιανικής | 11.4 (Πιστωτικό Στοιχείο Λιανικής) | Σε πραγματικό χρόνο (κατά την έκδοση μέσω παρόχου) | Μη διαβίβαση επιφέρει πρόστιμο 50% επί του ΦΠΑ (ελάχιστο 250 ή 500 ευρώ) |
| Ακύρωση εσφαλμένου πιστωτικού | Ειδικό Ακυρωτικό Στοιχείο (συσχετιζόμενο με ΜΑΡΚ) | Άμεσα μέσω του λογισμικού του παρόχου | Αποτρέπει τη διπλή μείωση εσόδων και τις αποκλίσεις στη δήλωση ΦΠΑ |
| Διόρθωση χαρακτηρισμού εσόδων | Λογιστικός χαρακτηρισμός (π.χ. 1.95 Λοιπά Πληροφοριακά) | Έως την υποβολή της δήλωσης ΦΠΑ της περιόδου | Διορθώνεται από τον λογιστή χωρίς ακύρωση του παραστατικού |
| Εκπρόθεσμη διαβίβαση λόγω απώλειας διασύνδεσης | Διαβίβαση με ένδειξη απώλειας δικτύου | Εντός 1 εργάσιμης ημέρας από την αποκατάσταση | Χωρίς πρόστιμο, εφόσον τηρηθεί η προθεσμία των 24 ωρών |
Τα βήματα για τη διόρθωση μέσω του παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης
Για να διορθωθεί το λάθος καθαρά, χωρίς να δημιουργηθούν κενά στα βιβλία της επιχείρησης, ακολουθήστε τέσσερα συγκεκριμένα βήματα:
1. Εντοπισμός του ΜΑΡΚ του λανθασμένου παραστατικού
Ανοίγετε το περιβάλλον διαχείρισης του παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης (ή το εμπορικό πρόγραμμα ERP της επιχείρησης) και εντοπίζετε το εσφαλμένο πιστωτικό στοιχείο λιανικής, σημειώνοντας τον ΜΑΡΚ και την ημερομηνία έκδοσής του.
2. Έκδοση ακυρωτικού ή αντιλογιστικού παραστατικού
Επιλέγετε την εντολή έκδοσης ακυρωτικού στοιχείου (ή νέου πιστωτικού/απόδειξης ανάλογα με το σφάλμα). Στο ειδικό πεδίο «Συσχετιζόμενος ΜΑΡΚ», καταχωρίζετε υποχρεωτικά τον αριθμό ΜΑΡΚ του αρχικού λανθασμένου παραστατικού, ώστε το σύστημα της ΑΑΔΕ να συνδέσει τις δύο εγγραφές.
3. Επανέκδοση του σωστού πιστωτικού στοιχείου (εφόσον απαιτείται)
Εφόσον η επιστροφή του προϊόντος ή η έκπτωση προς τον πελάτη ήταν πραγματική και απλώς είχε γίνει λάθος στα στοιχεία, εκδίδετε αμέσως το νέο, ορθό Πιστωτικό Στοιχείο Λιανικής (11.4), το οποίο λαμβάνει νέο ΜΑΡΚ και νέο QR code.
4. Επιβεβαίωση στην εικόνα του myDATA και τον λογιστή
Ενημερώνετε το λογιστήριο ώστε να ελέγξει στην πλατφόρμα myDATA (στην ενότητα «Αναζήτηση Παραστατικών») ότι τόσο το αρχικό παραστατικό όσο και το ακυρωτικό ή διορθωτικό έχουν διαβιβαστεί επιτυχώς και έχουν λάβει τους σωστούς λογιστικούς χαρακτηρισμούς εσόδων πριν από την υποβολή της δήλωσης ΦΠΑ.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να ακυρώσω ένα πιστωτικό στοιχείο λιανικής απευθείας μέσα από την πλατφόρμα myDATA;
Όχι. Η πλατφόρμα myDATA λειτουργεί ως ψηφιακό αποθετήριο καταχώρισης και δεν διαθέτει κουμπί διαγραφής ή ακύρωσης παραστατικών. Κάθε ακύρωση ή διόρθωση γίνεται αποκλειστικά μέσω του προγράμματος του παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης, το οποίο διαβιβάζει το αντίστοιχο ακυρωτικό στοιχείο στην ΑΑΔΕ.
Χρειάζεται να υπογράψει ο πελάτης το πιστωτικό στοιχείο λιανικής;
Στις συναλλαγές λιανικής μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης, η αυθεντικότητα του παραστατικού διασφαλίζεται ψηφιακά μέσω της σήμανσης του παρόχου και του QR code. Ωστόσο, για λόγους εσωτερικού ελέγχου και τεκμηρίωσης της επιστροφής χρημάτων (ειδικά σε μετρητά), συνιστάται η φύλαξη της αρχικής απόδειξης ή η υπογραφή παραλαβής των χρημάτων από τον πελάτη.
Τι γίνεται αν το λάθος αφορά μόνο τον χαρακτηρισμό εσόδων (π.χ. λάθος κωδικός Ε3) και όχι το ποσό;
Εάν το ποσό, η ημερομηνία και ο ΦΠΑ του πιστωτικού στοιχείου είναι απολύτως σωστά, δεν χρειάζεται ακύρωση του παραστατικού. Ο λογιστής της επιχείρησης μπορεί να τροποποιήσει μόνο τον λογιστικό χαρακτηρισμό εσόδων στο myDATA (μέσω του λογιστικού προγράμματος ή της εφαρμογής της ΑΑΔΕ) έως την καταληκτική ημερομηνία υποβολής της δήλωσης ΦΠΑ ή εισοδήματος.
Υπάρχει χρονικό όριο για την έκδοση ακυρωτικού στοιχείου σε λανθασμένο πιστωτικό;
Νομοθετικά, η διόρθωση ενός λανθασμένου παραστατικού πρέπει να γίνεται αμέσως μόλις διαπιστωθεί το σφάλμα και σε κάθε περίπτωση εντός της ίδιας φορολογικής περιόδου ΦΠΑ (μήνα ή τριμήνου), ώστε να μην αλλοιωθούν τα προσυμπληρωμένα ποσά της περιοδικής δήλωσης ΦΠΑ.
