ΑΣΕΠ: Όλη η διαδικασία για την ηλεκτρονική υποβολή δικαιολογητικών στη δεύτερη φάση των προκηρύξεων Γραμματέων

Η εκκίνηση της δεύτερης φάσης (Β’ Στάδιο) για την υποβολή των δικαιολογητικών στις προκηρύξεις του ΑΣΕΠ που αφορούν θέσεις Γραμματέων (όπως των Δικαστικών Γραμματέων μέσω ΕΣΔΙ ή των μεγάλων διαγωνισμών τύπου ΓΒ) αποτελεί το πλέον καθοριστικό βήμα για τον διορισμό. Σε αυτή τη φάση, οι υποψήφιοι που προηγούνται στους πίνακες βάσει της μοριοδότησής τους καλούνται να αποδείξουν και εγγράφως τα προσόντα που δήλωσαν στην αρχική τους αίτηση.

Οποιοδήποτε λάθος στη μεταφόρτωση ή ασυμβατότητα αρχείου μπορεί να κοστίσει τον αποκλεισμό από τη συνέχεια της διαδικασίας.

Η ψηφιακή διαδικασία βήμα προς βήμα στο portal του ΑΣΕΠ

Όσοι υποψήφιοι εμφανίζονται στους αναρτημένους πίνακες και η αίτησή τους έχει αλλάξει σε κατάσταση «Σε αναμονή δικαιολογητικών», πρέπει να ακολουθήσουν μια συγκεκριμένη ροή ενεργειών στην ιστοσελίδα του ΑΣΕΠ (asep.gr).

Τα στάδια της ηλεκτρονικής υποβολής

Οι “χρυσοί” τεχνικοί κανόνες για τα αρχεία

Το σύστημα του ΑΣΕΠ είναι εξαιρετικά αυστηρό με τις προδιαγραφές των ψηφιακών εγγράφων. Αν δεν τηρηθούν οι παρακάτω κανόνες, το σύστημα ενδέχεται να μην «διαβάσει» τα αρχεία ή να απορρίψει την υποβολή:

• Όριο μεγέθους: Κάθε αρχείο που μεταφορτώνεται δεν πρέπει να ξεπερνά τα 2 MB. Αν ένα έγγραφο (π.χ. μια πολυσέλιδη σύμβαση ή αναλυτική βαθμολογία) είναι μεγαλύτερο, πρέπει να διαχωριστεί σε μικρότερα αρχεία (έως 2 MB έκαστο) και να γίνει προσθήκη επιπλέον εγγραφών στο Μητρώο.
• Ονοματοδοσία αρχείων: Το όνομα του αρχείου (filename) δεν πρέπει να υπερβαίνει τους 25 χαρακτήρες, δεν πρέπει να περιέχει τόνους, διαλυτικά, κενά ή ειδικούς χαρακτήρες (π.χ. προτιμήστε το ptihio_pe.pdf αντί για το Πτυχίο ΠΕ_έκδοση_2026.pdf).
• Προσανατολισμός σελίδας: Όλα τα σαρωμένα έγγραφα πρέπει να έχουν κατακόρυφη διάταξη (portrait orientation) και να είναι απόλυτα ευανάγνωστα.

Τα SOS δικαιολογητικά για τις θέσεις Γραμματέων

Για τις ειδικότητες των Γραμματέων, ο έλεγχος εστιάζει κατά κύριο λόγο σε τρία βασικά «κλειδιά»:

• Τίτλοι Σπουδών: Το αντίγραφο του πτυχίου (ή απολυτηρίου για κατηγορίες ΔΕ) πρέπει να αναγράφει τον ακριβή βαθμό και την ημερομηνία κτήσης.
• Γνώση Χειρισμού Η/Υ: Απαραίτητο πρόσθετο προσόν για όλους τους γραμματείς. Πρέπει να επισυναφθεί το πιστοποιητικό (π.χ. ECDL, KeyCERT κ.λπ.) που να αποδεικνύει τη γνώση επεξεργασίας κειμένων, υπολογιστικών φύλλων και υπηρεσιών διαδικτύου.
• Ξένη Γλώσσα: Αν η προκήρυξη μοριοδοτεί ή απαιτεί τη γνώση ξένης γλώσσας, συνυποβάλλεται το αντίστοιχο πτυχίο μαζί με την επίσημη μετάφρασή του και την απόφαση αναγνώρισης (όπου απαιτείται).

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να κάνω αλλαγές στην αίτησή μου κατά τη δεύτερη φάση;

Όχι, κατά τη δεύτερη φάση (Β’ Στάδιο) δεν επιτρέπεται η προσθήκη νέων κωδικών θέσεων, προτιμήσεων ή προσόντων που δεν είχαν δηλωθεί στην αρχική αίτηση του Α’ Σταδίου. Μπορείτε αποκλειστικά και μόνο να επισυνάψετε τα έγγραφα που αποδεικνύουν όσα είχατε ήδη δηλώσει.

Τι συμβαίνει αν ένα δικαιολογητικό μου έχει λήξει ή έχει λάθος στοιχεία;

Εάν το ΑΣΕΠ διαπιστώσει κατά τον έλεγχο ότι κάποιο δικαιολογητικό δεν καλύπτει τις προϋποθέσεις της προκήρυξης (π.χ. ημερομηνία κτήσης μεταγενέστερη της λήξης υποβολής των αιτήσεων), τα αντίστοιχα μόρια αφαιρούνται αυτόματα και γίνεται αναμόρφωση της θέσης σας στον πίνακα κατάταξης.

Αν έχω ήδη έτοιμα τα δικαιολογητικά μου στο Μητρώο, χρειάζεται να κάνω κάτι άλλο;

Ναι. Το ότι τα έγγραφα υπάρχουν στο «Μητρώο» δεν σημαίνει ότι έχουν υποβληθεί για τη συγκεκριμένη προκήρυξη. Πρέπει υποχρεωτικά να μπείτε στην ενεργή αίτηση της προκήρυξης, να κάνετε «Επεξεργασία», να συνδέσετε (κάνετε επίκληση) τα έγγραφα από το Μητρώο στα αντίστοιχα πεδία και να πατήσετε «Οριστικοποίηση» για να ολοκληρωθεί η υποβολή της δεύτερης φάσης.