Η μεταβολή των στοιχείων του νόμιμου εκπροσώπου στο εταιρικό προφίλ του myErgani πραγματοποιείται πλέον είτε αυτόματα μέσω διαλειτουργικότητας με το ΓΕΜΗ και την ΑΑΔΕ, είτε χειροκίνητα με την υποβολή του εντύπου Ε4 (Συμπληρωματικός Εκπροσώπησης) στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.
Η έγκαιρη ενημέρωση του εργοδοτικού προφίλ αποτελεί βασική υποχρέωση κάθε επιχείρησης, καθώς τυχόν καθυστερήσεις ή λάθη στη δήλωση του νέου διαχειριστή, διευθύνοντος συμβούλου ή εκπροσώπου μπλοκάρουν τις ψηφιακές υποβολές και επισύρουν διοικητικά πρόστιμα.
Πώς γίνεται η καταχώριση βήμα-βήμα
Η διαδικασία διαφοροποιείται ανάλογα με το αν τα στοιχεία της επιχείρησης έχουν ήδη ενημερωθεί στα μητρώα της ΑΑΔΕ και του ΓΕΜΗ:
Αυτόματη ενημέρωση μέσω διαλειτουργικότητας
Στις περισσότερες μορφές εταιρειών (ΟΕ, ΕΕ, ΕΠΕ, ΙΚΕ, ΑΕ), η μεταβολή πραγματοποιείται αυτόματα στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ μόλις ολοκληρωθεί η δημοσίευση στο ΓΕΜΗ και η δήλωση μεταβολής στη ΔΟΥ. Το σύστημα αντλεί τα στοιχεία μέσω διαλειτουργικότητας, χωρίς να απαιτείται επιπλέον χειροκίνητη ενέργεια.
Χειροκίνητη υποβολή εντύπου Ε4
Εάν η αυτόματη ενημέρωση δεν αποτυπωθεί ή απαιτείται άμεση τροποποίηση, ακολουθούνται τα εξής βήματα:
- Είσοδος στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ με τους εταιρικούς κωδικούς Taxisnet.
- Επιλογή της ενότητας «Πίνακες Προσωπικού» και στη συνέχεια «Ε4 – Συμπληρωματικός Εκπροσώπησης».
- Συμπλήρωση των νέων στοιχείων του νόμιμου εκπροσώπου (ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, στοιχεία ταυτότητας, ιδιότητα, ημερομηνία ανάληψης καθηκόντων).
- Οριστικοποίηση και υποβολή του εντύπου.
Προθεσμίες, πρόστιμα και δικαιολογητικά
Η τήρηση των νόμιμων προθεσμιών είναι καθοριστική για την αποφυγή κυρώσεων από την Επιθεώρηση Εργασίας.
| Ενέργεια / Στοιχείο | Προθεσμία / Ποσό / Κριτήριο |
| Υποβολή Ε4 (Συμπληρωματικός Εκπροσώπησης) | Εντός 15 ημερών από τη μεταβολή |
| Διοικητικό πρόστιμο εκπρόθεσμης υποβολής | Από 300€ έως 2.000€ (ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης) |
| Ισχύς νέου εκπροσώπου | Από την ημερομηνία δημοσίευσης στο ΓΕΜΗ ή ανάληψης καθηκόντων |
| Απαιτούμενη ταυτοποίηση | Υποχρεωτική κατοχή ελληνικού ΑΦΜ και ΑΜΚΑ |
Λίστα απαραίτητων δικαιολογητικών
Για την ολοκλήρωση της καταχώρισης και τη διασταύρωση των στοιχείων απαιτούνται:
- Ανακοίνωση ΓΕΜΗ: Το αποδεικτικό δημοσίευσης της μεταβολής στο ΓΕΜΗ.
- Βεβαίωση μεταβολής ΑΑΔΕ: Το έντυπο ΑΑΔΕ (M7 ή M8) όπου φαίνεται ο νέος εκπρόσωπος.
- Προσωπικά στοιχεία: ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, αριθμός δελτίου ταυτότητας ή διαβατηρίου και διεύθυνση κατοικίας του νέου νόμιμου εκπροσώπου.
- Εταιρικό έγγραφο ορισμού: Πρακτικό Διοικητικού Συμβουλίου ή απόφαση Γενικής Συνέλευσης / καταστατικό.
Συχνές ερωτήσεις
Τι συμβαίνει αν δεν ενημερωθούν εγκαίρως τα στοιχεία του εκπροσώπου;
Εκτός από το διοικητικό πρόστιμο, η επιχείρηση δεν θα μπορεί να υποβάλει νέα έντυπα (όπως προσλήψεις, προγράμματα εργασίας ή ψηφιακή κάρτα εργασίας), καθώς το σύστημα απορρίπτει τις υποβολές όταν τα στοιχεία του εκπροσώπου δεν ταυτίζονται με τα μητρώα.
Χρειάζεται να υποβληθεί Ε4 αν η μεταβολή έγινε αυτόματα μέσω ΓΕΜΗ;
Όχι, εφόσον εισέλθετε στο προφίλ της επιχείρησης στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ και διαπιστώσετε ότι τα νέα στοιχεία εμφανίζονται ήδη επικαιροποιημένα, δεν απαιτείται η υποβολή συμπληρωματικού πίνακα Ε4.
Πώς διαγράφεται ο αποχωρήσας νόμιμος εκπρόσωπος;
Υποβάλλεται τροποποιητικός πίνακας με αφαίρεση του αποχωρούντος εκπροσώπου, εφόσον υπάρχει τουλάχιστον ένας ακόμη καταχωρισμένος νόμιμος εκπρόσωπος. Στην περίπτωση μοναδικού διαχειριστή, πρέπει πρώτα να οριστεί ο νέος εκπρόσωπος εταιρικά και στη συνέχεια να δηλωθεί η μεταβολή.
Μπορεί αλλοδαπός χωρίς ελληνικό ΑΦΜ να δηλωθεί ως νόμιμος εκπρόσωπος;
Όχι, η έκδοση ελληνικού ΑΦΜ και ΑΜΚΑ (ή ΠΑΑΥΠΑ) είναι υποχρεωτική προϋπόθεση για την καταχώριση οποιουδήποτε φυσικού προσώπου ως νόμιμου εκπροσώπου στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.
