myErgani: Τι πρέπει να προσέξουν οι εργοδότες κατά τη δήλωση μεταβολής των αποδοχών εργαζομένου

Η δήλωση μεταβολής αποδοχών στο πληροφοριακό σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ (myErgani) πρέπει να υποβάλλεται από τους εργοδότες εντός 15 ημερών από την ημερομηνία που τέθηκε σε ισχύ η αύξηση ή η όποια τροποποίηση στον μισθό του εργαζομένου, με την υποχρεωτική ταυτόχρονη αποδοχή της νέας ατομικής σύμβασης ή του τροποποιητικού όρου. Η παράλειψη ή η εκπρόθεσμη υποβολή της δήλωσης ενεργοποιεί αυτόματα τους ελεγκτικούς μηχανισμούς της Επιθεώρησης Εργασίας, επιφέροντας διοικητικά πρόστιμα που ξεκινούν από τα 300 ευρώ ανά εργαζόμενο.

Με την πλήρη εφαρμογή του ψηφιακού περιβάλλοντος του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας σε σχεδόν όλους τους κλάδους της οικονομίας πλέον τον Νοέμβριο του 2026, κάθε ασυμφωνία ανάμεσα στα δηλωθέντα ποσά, τις ώρες απασχόλησης και τις πληρωμές μέσω τραπέζης εντοπίζεται ηλεκτρονικά. Τα λογιστήρια και οι επιχειρήσεις καλούνται να είναι ιδιαίτερα προσεκτικά, καθώς οι διασταυρώσεις με την ΑΑΔΕ και τον e-ΕΦΚΑ γίνονται σε πραγματικό χρόνο.

Οι βασικές προθεσμίες και τα SOS σημεία για τους εργοδότες

Η διαδικασία δεν περιορίζεται πλέον σε μια απλή ανάρτηση ενός εγγράφου. Σύμφωνα με το ισχύον πλαίσιο, η γνωστοποίηση των ουσιωδών όρων εργασίας –στους οποίους περιλαμβάνονται οι κάθε είδους αποδοχές– απαιτεί διπλή ψηφιακή επιβεβαίωση για να θεωρηθεί έγκυρη.

• Η προθεσμία των 15 ημερών: Από την ημέρα που συμφωνείται και εφαρμόζεται η μεταβολή του μισθού ή του ωρομισθίου, ο εργοδότης έχει περιθώριο 15 ημερολογιακών ημερών για να ολοκληρώσει την καταχώριση στο σύστημα.
• Η αποδοχή από τον εργαζόμενο: Ο εργαζόμενος λαμβάνει ειδοποίηση στην εφαρμογή myErgani στο κινητό του τηλέφωνο και οφείλει να αποδεχθεί τους νέους όρους (είτε μέσω της εφαρμογής είτε με ιδιόχειρη/ψηφιακή υπογραφή που αναρτάται στο σύστημα).
• Η ανάλυση των αποδοχών: Στη δήλωση μεταβολής αποδοχών πρέπει να διαχωρίζεται ξεκάθαρα ο βασικός μισθός από τα επιδόματα (π.χ. προϋπηρεσίας, γάμου, θέσης ευθύνης) καθώς και οι τυχόν οικειοθελείς παροχές. Αν δεν γίνει σωστός διαχωρισμός, ο εργοδότης κινδυνεύει να χάσει το δικαίωμα συμψηφισμού σε μελλοντικές αυξήσεις.
• Διασταύρωση με ωράριο και Ψηφιακή Κάρτα: Αν η μεταβολή αποδοχών προκύπτει από αλλαγή ωραρίου (π.χ. μετατροπή από μερική σε πλήρη απασχόληση ή το αντίστροφο), πρέπει πρώτα ή ταυτόχρονα να έχει υποβληθεί η ψηφιακή οργάνωση του χρόνου εργασίας, πριν το άνοιγμα της βάρδιας.

Πίνακας προθεσμιών και προστίμων στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ

Για να αποφύγουν οι επιχειρήσεις τις παγίδες των ελέγχων, στον παρακάτω πίνακα συγκεντρώνονται οι κρίσιμοι χρόνοι υποβολής και οι κυρώσεις που προβλέπει η εργατική νομοθεσία.

Τι συμβαίνει σε περίπτωση μείωσης μισθού

Ιδιαίτερη προσοχή απαιτείται όταν η μεταβολή αφορά μείωση των αποδοχών ή περικοπή οικειοθελών παροχών. Η νομοθεσία απαγορεύει αυστηρά τη μονομερή βλαπτική μεταβολή των όρων εργασίας. Ακόμη κι αν η μείωση γίνεται κατόπιν συμφωνίας (για παράδειγμα λόγω μείωσης των ωρών εργασίας), το σύστημα απαιτεί την ανάρτηση της υπογεγραμμένης τροποποιητικής σύμβασης, ενώ ο μισθός σε καμία περίπτωση δεν μπορεί να υπολείπεται του εκάστοτε ισχύοντος νομοθετημένου κατώτατου μισθού ή ημερομισθίου, αναλογικά με τις ώρες απασχόλησης.

Προσοχή στις οικειοθελείς παροχές και τον συμψηφισμό

Ένα από τα συχνότερα λάθη που εντοπίζουν οι ελεγκτές αφορά τον τρόπο που αναγράφονται οι επιπλέον αμοιβές. Όταν ένας εργοδότης καταβάλλει ποσό υψηλότερο από τον κατώτατο μισθό ή τη συλλογική σύμβαση, θα πρέπει στην αρχική σύμβαση ή στην τροποποιητική δήλωση να αναφέρεται ρητά η ρήτρα συμψηφισμού. Χωρίς αυτή την πρόβλεψη στη δήλωση του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, σε κάθε μελλοντική αύξηση του κατώτατου μισθού η επιχείρηση υποχρεούται να δώσει επιπλέον αύξηση πάνω στις ήδη αυξημένες αποδοχές, καθώς θεωρείται ότι το επιπλέον ποσό έχει παγιωθεί ως τακτική αμοιβή.

Συχνές ερωτήσεις

Τι γίνεται αν ο εργαζόμενος δεν πατήσει «αποδοχή» στο myErgani για την αύξηση του μισθού του; Αν η μεταβολή είναι ξεκάθαρα προς όφελος του εργαζομένου (καθαρή αύξηση μισθού χωρίς αλλαγή άλλων όρων) και ο εργαζόμενος αμελήσει να πατήσει αποδοχή στην εφαρμογή, η ευθύνη του εργοδότη καλύπτεται εφόσον έχει υποβάλει εμπρόθεσμα τη δήλωση στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και η καταβολή του αυξημένου ποσού αποδεικνύεται από την τραπεζική μισθοδοσία. Ωστόσο, καλό είναι να ζητείται πάντα η ψηφιακή επιβεβαίωση για να αποφεύγονται γραφειοκρατικές εμπλοκές.

Χρειάζεται νέα δήλωση στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ όταν αυξάνεται ο κατώτατος μισθός από το κράτος; Όταν η αύξηση προκύπτει υποχρεωτικά από νομοθετική ρύθμιση (π.χ. αύξηση του κατώτατου μισθού με Υπουργική Απόφαση), οι εργοδότες υποχρεούνται να υποβάλουν τη σχετική δήλωση μεταβολής αποδοχών εντός της ειδικής προθεσμίας που ορίζει κάθε φορά το Υπουργείο Εργασίας (συνήθως εντός 15 έως 30 ημερών από την εφαρμογή της αύξησης), χωρίς όμως να απαιτείται υπογραφή νέας ατομικής σύμβασης από τον εργαζόμενο.

Αν δώσω ένα έκτακτο μπόνους ενός μήνα, πρέπει να κάνω δήλωση μεταβολής αποδοχών; Όχι, εφόσον πρόκειται για πραγματικά έκτακτη, εφάπαξ παροχή (bonus) που δεν μεταβάλλει τον σταθερό μηνιαίο μισθό του εργαζομένου. Το έκτακτο ποσό δηλώνεται κανονικά στην Αναλυτική Περιοδική Δήλωση (ΑΠΔ) του e-ΕΦΚΑ και στη βεβαίωση αποδοχών της ΑΑΔΕ, χωρίς να χρειάζεται τροποποίηση των βασικών όρων στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, εκτός αν το μπόνους καταστεί τακτικό και συμφωνηθεί ως πάγιο μέρος των αποδοχών.

Μπορώ να διορθώσω λάθος ποσό που υπέβαλα στη δήλωση μεταβολής αποδοχών; Ναι, αν διαπιστωθεί τυπογραφικό λάθος στο ποσό, ο εργοδότης μπορεί να υποβάλει νέα ορθή επανάληψη της δήλωσης μεταβολής αποδοχών. Αν η διόρθωση γίνει εντός του αρχικού 15ημέρου από την ημερομηνία ισχύος της μεταβολής, δεν επιβάλλεται κανένα πρόστιμο. Αν το 15ήμερο έχει παρέλθει, η τροποποιητική δήλωση θεωρείται εκπρόθεσμη.