Η σήμανση της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας σε περιπτώσεις κυλιόμενου ωραρίου βάρδιας απαιτεί την αυστηρή προδήλωση του προγράμματος στο σύστημα Εργάνη ΙΙ πριν από την έναρξη της εργασίας.
Στις επιχειρήσεις που λειτουργούν με βάρδιες (όπως η βιομηχανία, το λιανεμπόριο, η εστίαση και οι υπηρεσίες), η σήμανση της κάρτας (clock-in / clock-out) πρέπει να αντικατοπτρίζει με ακρίβεια την πραγματική προσέλευση και αποχώρηση του εργαζομένου. Οποιεσδήποτε αποκλίσεις ανάμεσα στο ψηφιακά δηλωμένο ωράριο βάρδιας και στα χτυπήματα της κάρτας ενδέχεται να προκαλέσουν αυτοματοποιημένους ελέγχους και την επιβολή προστίμων από την Επιθεώρηση Εργασίας.
Κανόνες διαχείρισης και υποχρεώσεις για τις βάρδιες
Η διαχείριση της Ψηφιακής Κάρτας σε μεταβαλλόμενα ή κυλιόμενα ωράρια διέπεται από συγκεκριμένα βήματα προσαρμογής στο σύστημα Εργάνη ΙΙ.
| Σενάριο Απασχόλησης | Υποχρέωση Επιχείρησης στο Εργάνη ΙΙ | Σήμανση Κάρτας από Εργαζόμενο |
|---|---|---|
| Κανονικό Κυλιόμενο Πρόγραμμα | Προδήλωση του εβδομαδιαίου/μηνιαίου προγράμματος βαρδιών πριν την έναρξη | Χτύπημα κάρτας κατά την πραγματική είσοδο και έξοδο |
| Έκτακτη Αλλαγή Βάρδιας | Τροποποίηση του ωραρίου στο σύστημα πριν την προσέλευση του εργαζομένου | Χτύπημα κάρτας βάσει της νέας εγκεκριμένης βάρδιας |
| Υπερωριακή Απασχόληση / Παράταση | Καταχώριση της υπερωρίας πριν ή απολογιστικά (ανάλογα το καθεστώς) | Σήμανση εξόδου αμέσως μετά την ολοκλήρωση της παράτασης |
| Διαδοχικές Βάρδιες (Νυχτερινή) | Σαφής ορισμός έναρξης και λήξης που εκτείνεται σε δύο ημερολογιακές ημέρες | Χτύπημα εισόδου το βράδυ και χτύπημα εξόδου το επόμενο πρωί |
Βασικά σημεία προσοχής για εργοδότες και HR
Για την αποφυγή προστίμων που φτάνουν έως και τα €10.500 ανά εργαζόμενο για αδήλωτη εργασία ή μη ενεργοποίηση της κάρτας, τα τμήματα προσωπικού οφείλουν να ακολουθούν τα εξής βήματα:
- Έγκαιρη υποβολή προγράμματος: Το πρόγραμμα μεταβαλλόμενου ωραρίου πρέπει να έχει καταχωριστεί στο Εργάνη ΙΙ πριν αναλάβει υπηρεσία ο εργαζόμενος.
- Διαχείριση αλλαγών της τελευταίας στιγμής: Αν ένας εργαζόμενος αντικαταστήσει συνάδελφό του εκτάκτως, η αλλαγή της βάρδιας πρέπει να υποβληθεί ηλεκτρονικά πριν ο αντικαταστάτης χτυπήσει την κάρτα εισόδου.
- Αποφυγή μονών χτυπημάτων: Αν ξεχαστεί σήμανση εισόδου ή εξόδου, η επιχείρηση οφείλει να αιτιολογήσει το συμβάν στο σύστημα. Δεν επιτρέπεται ο εργοδότης να χτυπήσει την κάρτα αντί του εργαζομένου.
- Αξιοποίηση του απολογιστικού συστήματος: Για τις επιχειρήσεις που έχουν ενταχθεί στο απολογιστικό σύστημα δηλώσεων, παρέχεται η δυνατότητα εκ των υστέρων καταχώρισης ορισμένων μεταβολών εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών.
Συχνές ερωτήσεις
Τι γίνεται αν ο εργαζόμενος προσέλθει στη βάρδια νωρίτερα από την καθορισμένη ώρα;
Αν ο εργαζόμενος χτυπήσει κάρτα νωρίτερα χωρίς να έχει προδηλωθεί αλλαγή ωραρίου ή υπερεργασία, δημιουργείται απόκλιση. Ο εργοδότης οφείλει είτε να προσαρμόσει το ψηφιακό ωράριο πριν την προσέλευση είτε να διασφαλίσει ότι ο εργαζόμενος δεν παρέχει εργασία εκτός του δηλωμένου ωραρίου.
Πώς καλύπτεται η νυχτερινή βάρδια που αλλάζει ημερολογιακή ημέρα;
Η νυχτερινή βάρδια δηλώνεται ως ενιαίο ωράριο απασχόλησης (π.χ. 22:00 έως 06:00 της επομένης). Ο εργαζόμενος πραγματοποιεί σήμανση εισόδου κατά την προσέλευση τη μία ημέρα και σήμανση εξόδου κατά την αποχώρηση την επομένη, χωρίς να απαιτείται ενδιάμεσο χτύπημα στις 00:00.
Υπάρχει περιθώριο ανοχής στις αλλαγές των βαρδιών;
Δεν υφίσταται γενικό περιθώριο ανοχής που να επιτρέπει την εκτέλεση διαφορετικής βάρδιας από αυτήν που έχει καταχωριστεί. Οποιαδήποτε τροποποίηση στο πρόγραμμα βαρδιών πρέπει να καταγράφεται ψηφιακά πριν την έναρξη της εργασίας.
