Το νέο ψηφιακό σύστημα του ΑΣΕΠ ελέγχει πλέον αυτόματα και σε πραγματικό χρόνο τη γνησιότητα των μεταφράσεων για όλα τα πτυχία του εξωτερικού, καταργώντας την ανάγκη για χειροκίνητη επαλήθευση και μειώνοντας δραστικά τον χρόνο έκδοσης των αποτελεσμάτων. Η νέα αυτή ψηφιακή πλατφόρμα συνδέεται απευθείας με το Μητρώο Πιστοποιημένων Μεταφραστών του Υπουργείου Εξωτερικών και τη βάση δεδομένων του ΔΟΑΤΑΠ, αποκλείοντας αυτόματα όσους υποβάλλουν πλαστά ή μη αναγνωρισμένα έγγραφα.
Πώς λειτουργεί ο αυτόματος έλεγχος και η ψηφιακή διασταύρωση
Η διαδικασία ελέγχου έχει απλοποιηθεί πλήρως μέσω της διαλειτουργικότητας των συστημάτων. Όταν ο υποψήφιος καταθέτει την ηλεκτρονική του αίτηση για μια προκήρυξη, το σύστημα του ΑΣΕΠ «διαβάζει» τον μοναδικό κωδικό επαλήθευσης ή το QR code της ψηφιακής μετάφρασης που εκδόθηκε μέσω του gov.gr ή από πιστοποιημένο δικηγόρο/μεταφραστή.
Η διασταύρωση γίνεται ακαριαία. Το σύστημα επιβεβαιώνει αν ο μεταφραστής ήταν ενεργός και πιστοποιημένος κατά την ημερομηνία υπογραφής του εγγράφου, ενώ παράλληλα ελέγχει αν το μεταφρασμένο πτυχίο συνοδεύεται από την απαραίτητη σφραγίδα της Χάγης (Apostille) ή την προξενική θεώρηση, όπου αυτή απαιτείται.
Τα κριτήρια αποδοχής μεταφράσεων και οι συνέπειες
Για να γίνει δεκτή μια μετάφραση τίτλου σπουδών από το εξωτερικό, πρέπει να πληρούνται αυστηρές προδιαγραφές, οι οποίες παρουσιάζονται αναλυτικά στον παρακάτω πίνακα:
| Φορέας έκδοσης μετάφρασης | Απαιτούμενο ψηφιακό στοιχείο | Αποδοχή από το σύστημα ΑΣΕΠ |
| Πιστοποιημένος μεταφραστής ΥΠΕΞ | Μοναδικός κωδικός / Ψηφιακή υπογραφή | Άμεση και αυτόματη έγκριση |
| Δικηγόρος (με βεβαίωση γλωσσομάθειας) | Ψηφιακή υπογραφή μέσω σωματείου | Έγκριση μετά από αυτόματη διασταύρωση |
| Μη πιστοποιημένα γραφεία / τρίτοι | Απλή υπογραφή ή σφραγίδα | Αυτόματη απόρριψη του δικαιολογητικού |
Οι 4 απαραίτητες ενέργειες για την έγκυρη υποβολή
Πριν οριστικοποιήσετε την αίτησή σας, οφείλετε να ακολουθήσετε τα εξής βήματα:
- Έκδοση μέσω gov.gr: Φροντίστε η μετάφραση να έχει πραγματοποιηθεί από το επίσημο Μητρώο και να φέρει τον κωδικό επαλήθευσης της δημόσιας πύλης.
- Έλεγχος της σφραγίδας Apostille: Βεβαιωθείτε ότι η σφραγίδα της Χάγης έχει μεταφραστεί και αυτή μαζί με το κυρίως σώμα του πτυχίου.
- Ταυτοποίηση με την ισοτιμία ΔΟΑΤΑΠ: Το όνομα και τα στοιχεία του πτυχίου στη μετάφραση πρέπει να συμπίπτουν απόλυτα με τα στοιχεία της πράξης αναγνώρισης του ΔΟΑΤΑΠ.
- Καθαρότητα ψηφιακού αρχείου: Το έγγραφο PDF που μεταφορτώνετε στο Μητρώο του ΑΣΕΠ πρέπει να είναι υψηλής ανάλυσης, ώστε οι ψηφιακοί αναγνώστες (OCR) του συστήματος να μπορούν να διαβάσουν τα QR codes.
Η παγίδα της εκπρόθεσμης ή ελλιπούς μετάφρασης
Η συνηθέστερη παγίδα για τους κατόχους τίτλων του εξωτερικού είναι η υποβολή της μετάφρασης χωρίς τη μετάφραση της ίδιας της σφραγίδας Apostille ή των συνοδευτικών εγγράφων (όπως η αναλυτική βαθμολογία).
Εάν το ρομποτικό σύστημα του ΑΣΕΠ εντοπίσει ότι το αρχείο της μετάφρασης είναι ελλιπές ή ότι η μετάφραση έγινε από μη εξουσιοδοτημένο πρόσωπο, απορρίπτει αυτόματα τον τίτλο σπουδών. Αυτό οδηγεί σε μηδενισμό των μορίων της συγκεκριμένης κατηγορίας ή ακόμα και σε αποκλεισμό από τη διαδικασία, εάν το πτυχίο αποτελούσε απαραίτητο πρόσθετο προσόν για τη θέση.
Συχνές ερωτήσεις
Γίνονται δεκτές οι μεταφράσεις που έχουν γίνει από δικηγόρους;
Ναι, εφόσον ο δικηγόρος βεβαιώνει ότι έχει επαρκή γνώση της γλώσσας από την οποία μετέφρασε και η υπογραφή του είναι ψηφιακά θεωρημένη. Το σύστημα του ΑΣΕΠ διασταυρώνει τα στοιχεία του δικηγόρου με τους κατά τόπους Δικηγορικούς Συλλόγους.
Τι συμβαίνει αν το πτυχίο μου έχει θολό QR code και δεν μπορεί να διαβαστεί;
Σε περίπτωση που το σύστημα OCR δεν μπορεί να διαβάσει τον κωδικό λόγω κακής ποιότητας σάρωσης (scan), η αίτηση μεταφέρεται σε ουρά χειροκίνητου ελέγχου. Αυτό όμως καθυστερεί την επεξεργασία και αυξάνει τον κίνδυνο απόρριψης αν το έγγραφο κριθεί μη ευανάγνωστο.
Μπορώ να καταθέσω τη μετάφραση αφού λήξει η προθεσμία της προκήρυξης;
Όχι. Όλα τα δικαιολογητικά, συμπεριλαμβανομένων των επίσημων μεταφράσεων και των πράξεων αναγνώρισης του ΔΟΑΤΑΠ, πρέπει να έχουν εκδοθεί και να υποβληθούν το αργότερο μέχρι την ημέρα λήξης της προθεσμίας υποβολής των αιτήσεων της εκάστοτε προκήρυξης.
