Η καταχώριση της μεταβολής των στοιχείων επικοινωνίας και της διεύθυνσης μιας επιχείρησης στο myErgani πραγματοποιείται πλέον ηλεκτρονικά και σε πραγματικό χρόνο, καταργώντας την ανάγκη φυσικής παρουσίας στις υπηρεσίες της Επιθεώρησης Εργασίας ή του e-ΕΦΚΑ.
Με τις συνεχείς αναβαθμίσεις του Πληροφοριακού Συστήματος ΕΡΓΑΝΗ, οι εργοδότες υποχρεούνται να διατηρούν επικαιροποιημένα τα στοιχεία της έδρας και των παραρτημάτων τους. Η ορθή καταγραφή της διεύθυνσης και των στοιχείων επικοινωνίας αποτελεί βασική προϋπόθεση για τη νόμιμη λειτουργία της επιχείρησης, τη διασύνδεση με την ψηφιακή κάρτα εργασίας και την αποφυγή προστίμων.
Η διαδικασία καταχώρισης βήμα προς βήμα
Η ενημέρωση του συστήματος απαιτεί προσοχή, καθώς ορισμένα στοιχεία αντλούνται αυτόματα από την ΑΑΔΕ, ενώ άλλα πρέπει να διορθωθούν ή να συμπληρωθούν απευθείας στην πλατφόρμα.
1.Είσοδος στο σύστημα:Σύνδεση με διαπιστευτήρια e-ΕΦΚΑ.
Πληκτρολογείτε τους κωδικούς πρόσβασης της επιχείρησης στην ηλεκτρονική πύλη του myErgani.
2.Επιλογή μητρώου εργοδότη:
Μεταβαίνετε στην ενότητα «Μητρώα» και επιλέγετε «Στοιχεία Εργοδότη» ή «Παραρτήματα», ανάλογα με το αν αφορά την έδρα ή υποκατάστημα.
3.Άντληση δεδομένων από την ΑΑΔΕ:
Πριν προχωρήσετε σε οποιαδήποτε αλλαγή, πατάτε το κουμπί «Επικαιροποίηση από ΑΑΔΕ», ώστε το σύστημα να διασταυρώσει τη νέα διεύθυνση που δηλώσατε στην εφορία.
4.Συμπλήρωση στοιχείων επικοινωνίας:
Καταχωρίζετε το ισχύον email, το τηλέφωνο επικοινωνίας και τα στοιχεία του υπευθύνου ή του νόμιμου εκπροσώπου.
5.Οριστικοποίηση και υποβολή:
Ελέγχετε την ακρίβεια των καταχωρίσεων και επιλέγετε «Υποβολή». Το σύστημα εκδίδει αποδεικτικό ενημέρωσης με αριθμό πρωτοκόλλου.
Προϋποθέσεις και απαραίτητα δικαιολογητικά
Για να ολοκληρωθεί η μεταβολή χωρίς προβλήματα, απαιτείται η προηγούμενη τακτοποίηση των στοιχείων στους εμπλεκόμενους φορείς.
- Προηγούμενη μεταβολή στην ΑΑΔΕ: Η αλλαγή διεύθυνσης πρέπει να έχει ήδη καταχωριστεί στο σύστημα Taxisnet.
- Ενεργοί κωδικοί e-ΕΦΚΑ: Απαιτούνται διαπιστευτήρια σε ισχύ για την πρόσβαση στο myErgani.
- Πιστοποιητικό μεταβολής ΓΕΜΗ: Εφόσον πρόκειται για εταιρεία (ΟΕ, ΕΕ, ΕΠΕ, ΙΚΕ, ΑΕ), η αλλαγή έδρας πρέπει να έχει δημοσιευθεί στο ΓΕΜΗ.
- Επικαιροποιημένα στοιχεία νόμιμου εκπροσώπου: Απαιτείται δήλωση του ΑΦΜ και του ΑΜΚΑ του υπευθύνου της επιχείρησης.
Τι ισχύει για τις προθεσμίες και τα πρόστιμα
| Τύπος μεταβολής | Προθεσμία υποβολής | Συνέπειες εκπρόθεσμης δήλωσης |
|---|---|---|
| Αλλαγή διεύθυνσης έδρας | Αμέσως μετά τη μεταβολή στην ΑΑΔΕ | Αδυναμία υποβολής πινάκων προσωπικού |
| Αλλαγή στοιχείων επικοινωνίας (email/τηλέφωνο) | Άμεσα | Αδυναμία παραλαβής επισήμων ειδοποιήσεων |
| Ίδρυση ή μεταφορά παραρτήματος | Πριν την έναρξη απασχόλησης προσωπικού | Διοικητικό πρόστιμο για αδήλωτη εγκατάσταση |
| Αλλαγή νόμιμου εκπροσώπου | Εντός των προθεσμιών του ΓΕΜΗ | Ακυρότητα ψηφιακών υπογραφών & δηλώσεων |
Συχνές ερωτήσεις
Τι κάνω αν η νέα διεύθυνση δεν εμφανίζεται στο myErgani;
Η διεύθυνση αντλείται αυτόματα από το μητρώο της ΑΑΔΕ. Αν δεν εμφανίζεται η νέα διεύθυνση, βεβαιωθείτε ότι έχει ολοκληρωθεί η διαδικασία μεταβολής στη ΔΟΥ και στη συνέχεια επιλέξτε ξανά την επαναδιάθεση στοιχείων από την ΑΑΔΕ εντός της πλατφόρμας.
Χρειάζεται να υποβληθεί νέος ετήσιος πίνακας προσωπικού μετά την αλλαγή διεύθυνσης;
Ναι, εφόσον αλλάξει η διεύθυνση της έδρας ή του παραρτήματος, υποβάλλεται συμπληρωματικός πίνακας προσωπικού ως προς τα στοιχεία της εγκατάστασης, ώστε οι εργαζόμενοι να εμφανίζονται εγγεγραμμένοι στη σωστή φυσική τοποθεσία.
Πώς επηρεάζεται η ψηφιακή κάρτα εργασίας από τη μεταβολή διεύθυνσης;
Η ψηφιακή κάρτα συνδέεται άμεσα με το παράρτημα και τη διεύθυνση όπου παρέχει εργασία ο υπάλληλος. Αν δεν ενημερωθεί εγκαίρως το σύστημα, οι σημάνσεις εισόδου και εξόδου των εργαζομένων ενδέχεται να καταγράφονται σε λάθος εγκατάσταση, δημιουργώντας πρόβλημα σε ενδεχόμενο έλεγχο της Επιθεώρησης Εργασίας.
