Σε πλήρη ηλεκτρονική ενοποίηση βρίσκονται οι βάσεις δεδομένων του Υπουργείου Εργασίας και της ΑΑΔΕ, με τις επιχειρήσεις να υποχρεούνται να καταχωρίζουν άμεσα στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ μέσω της πλατφόρμας myErgani κάθε μεταβολή στα στοιχεία της έδρας ή των υποκαταστημάτων τους, διασφαλίζοντας την ορθή αποτύπωση των χώρων εργασίας και την αποφυγή διοικητικών κυρώσεων.
Η επικαιροποίηση των στοιχείων της έδρας είναι καθοριστικής σημασίας για τη λειτουργία της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας, καθώς συνδέεται άμεσα με τη γεωγραφική τοποθεσία και τις δηλώσεις των ψηφιακών ωραρίων των εργαζομένων.
Τα απαραίτητα στοιχεία και τα πεδία μεταβολής
Κατά τη διαδικασία μεταβολής των στοιχείων της έδρας, το σύστημα αντλεί πρωτογενώς τα στοιχεία από το φορολογικό μητρώο (ΑΑΔΕ) και απαιτεί επιβεβαίωση ή συμπλήρωση των ειδικών εργασιακών πεδίων.
| Πεδίο Μεταβολής | Πηγή Προέλευσης Στοιχείων | Απαιτούμενη Ενέργεια στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ |
| Διεύθυνση Έδρας / ΤΚ | Αυτόματη άντληση από ΑΑΔΕ | Επιβεβαίωση και επικαιροποίηση του παραρτήματος e-ΕΦΚΑ. |
| Παράρτημα e-ΕΦΚΑ (ΚΑΔ) | Μητρώο Εργοδοτών e-ΕΦΚΑ | Συσχέτιση του νέου ΑΑΔΕ παραρτήματος με τον κωδικό e-ΕΦΚΑ. |
| Τόπος Εκτέλεσης Εργασίας | Χειροκίνητη καταχώριση | Ενεργοποίηση γεωγραφικού εντοπισμού για την Ψηφιακή Κάρτα. |
| Υπεύθυνοι / Εκπρόσωποι | Πληροφοριακό Σύστημα myErgani | Επικαιροποίηση στοιχείων νόμιμου εκπροσώπου και τεχνικού ασφαλείας. |
Βήμα-βήμα η διαδικασία καταχώρισης στο myErgani / ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ
Η καταχώριση της αλλαγής διεύθυνσης πραγματοποιείται ψηφιακά από τον νόμιμο εκπρόσωπο ή τον εξουσιοδοτημένο λογιστή της επιχείρησης ακολουθώντας τα εξής βήματα:
- Μεταβολή στην ΑΑΔΕ (Taxisnet): Προηγείται υποχρεωτικά η δήλωση της μεταβολής της έδρας στην αρμόδια ΔΟΥ ή μέσω της ψηφιακής πύλης myAADE.
- Είσοδος στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ: Σύνδεση στην πλατφόρμα με τους εταιρικούς κωδικούς πρόσβασης.
- Επιλογή «Μητρώο Εργοδότη – Παραρτήματα»: Μετάβαση στην ενότητα των στοιχείων της επιχείρησης και επιλογή της λειτουργίας «Συγχρονισμός με ΑΑΔΕ/ΕΦΚΑ» για την άντληση των νέων δεδομένων.
- Ενημέρωση Παραρτημάτων & Ωραρίων: Αντιστοίχιση των εργαζομένων στη νέα διεύθυνση της έδρας και προσαρμογή των ψηφιακών ωραρίων και των σημείων σήμανσης της κάρτας.
- Οριστικοποίηση: Υποβολή της τροποποιητικής δήλωσης και αποθήκευση του αποδεικτικού υποβολής στο αρχείο της επιχείρησης.
SOS σημεία για την Ψηφιακή Κάρτα και τους ελέγχους
- Προθεσμία ενημέρωσης: Η μεταβολή πρέπει να καταχωρίζεται στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ πριν από την έναρξη της απασχόλησης των εργαζομένων στη νέα διεύθυνση.
- Σήμανση Κάρτας (QR Code / GPS): Εάν η επιχείρηση χρησιμοποιεί σταθερά τερματικά (tablets) ή εφαρμογές με γεωεντοπισμό, πρέπει να εκδοθούν νέα QR codes για τη νέα διεύθυνση της έδρας.
- Τεχνικός Ασφαλείας και Γιατρός Εργασίας: Απαιτείται η εκ νέου δήλωση του προγράμματος επισκέψεων του Τεχνικού Ασφαλείας για τη νέα διεύθυνση της έδρας.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο σύντομα ενημερώνεται το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ μετά την αλλαγή στην ΑΑΔΕ;
Η ενημέρωση πραγματοποιείται αυτόματα μέσω διασύνδεσης των συστημάτων, ωστόσο συνιστάται η χειροκίνητη ενεργοποίηση της επιλογής «Συγχρονισμός» στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ εντός 24 ωρών από την ολοκλήρωση της μεταβολής στην ΑΑΔΕ.
Τι γίνεται με τις ψηφιακές κάρτες των εργαζομένων κατά τη διάρκεια της μετακόμισης;
Κατά την ημέρα της μεταφοράς, εάν οι εργαζόμενοι απασχοληθούν εκτός του συνήθους χώρου, ο εργοδότης οφείλει να δηλώσει τη μεταβολή ως εκτός έδρας απασχόληση ή να προδημοσιεύσει το τροποποιημένο πρόγραμμα εργασίας.
Χρειάζεται να υποβληθούν νέες συμβάσεις εργασίας για τους εργαζόμενους;
Δεν απαιτείται υπογραφή νέων ατομικών συμβάσεων εργασίας, εφόσον η αλλαγή της έδρας δεν μεταβάλλει ουσιωδώς τους όρους απασχόλησης. Αρκεί η έγγραφη ενημέρωση των εργαζομένων και η ψηφιακή μεταφορά τους στο νέο παράρτημα στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Ποιες είναι οι κυρώσεις αν δεν δηλωθεί η μεταβολή της έδρας;
Η απασχόληση προσωπικού σε διεύθυνση που δεν έχει δηλωθεί στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ συνιστά παράβαση της εργατικής νομοθεσίας και επισύρει διοικητικά πρόστιμα κατά τους επιτόπιους ελέγχους της Επιθεώρησης Εργασίας.
