Η μεταβολή των στοιχείων της έδρας ή των υποκαταστημάτων μιας επιχείρησης στο πληροφοριακό σύστημα myErgani πραγματοποιείται πλέον αυτόματα μέσω της διασύνδεσης με το φορολογικό μητρώο της ΑΑΔΕ, χωρίς να απαιτείται η χειροκίνητη υποβολή νέου εντύπου μεταβολής.
Η αυτόματη ενημέρωση των στοιχείων διασφαλίζει ότι το προφίλ της εργοδοτικής δραστηριότητας παραμένει πλήρως επικαιροποιημένο για τις επιθεωρήσεις εργασίας, τη διαβίβαση των ψηφιακών καρτών και τη διαχείριση των παραρτημάτων.
Πώς πραγματοποιείται η ενημέρωση των στοιχείων
Η ροή των δεδομένων βασίζεται στη διαλειτουργικότητα των ψηφιακών πλατφορμών του Δημοσίου, ακολουθώντας συγκεκριμένα στάδια:
- Δήλωση στην ΑΑΔΕ: Η επιχείρηση υποβάλλει αρχικά τη μεταβολή της έδρας ή τη δημιουργία/κατάργηση υποκαταστήματος στην πλατφόρμα myAADE (Δηλώσεις Μητρώου).
- Αυτόματη μεταφορά: Τα νέα στοιχεία (διεύθυνση, Τ.Κ., Δ.Ο.Υ., δραστηριότητα ΚΑΔ) αντλούνται αυτόματα από το σύστημα myErgani σε πραγματικό χρόνο.
- Επισκόπηση στο myErgani: Ο εργοδότης συνδέεται στο Πληροφοριακό Σύστημα για να επιβεβαιώσει την ορθή αποτύπωση των νέων στοιχείων στο πεδίο «Στοιχεία Εργοδότη – Παραρτήματα».
Ειδικές ενέργειες και αντιστοίχιση προσωπικού
Αν και τα στοιχεία της διεύθυνσης ενημερώνονται αυτόματα, ο εργοδότης οφείλει να προχωρήσει σε συγκεκριμένες ψηφιακές ενέργειες για την ορθή μεταφορά των εργαζομένων στο νέο παράρτημα.
| Πεδίο ελέγχου | Απαιτούμενες ενέργειες & Προθεσμίες |
| Αλλαγή παραρτήματος εργαζομένων | Υποβολή «Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας» ή μεταβολής στοιχείων ατομικής σύμβασης για τη μεταφορά των εργαζομένων στη νέα διεύθυνση |
| Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας | Ενημέρωση της εφαρμογής myErgani Card Scanner με τον νέο κωδικό παραρτήματος |
| Προθεσμία ενημέρωσης | Πριν από την έναρξη παροχής εργασίας των υπαλλήλων στη νέα έδρα/παράρτημα |
| Τηλεεργαζόμενοι | Δήλωση της αλλαγής της έδρας στην οποία υπάγονται διοικητικά οι τηλεεργαζόμενοι |
Τα SOS σημεία για τους εργοδότες
Η καθυστέρηση ή η εσφαλμένη αντιστοίχιση των εργαζομένων στη νέα έδρα εγκυμονεί σοβαρούς κινδύνους κατά τους ελέγχους της Επιθεώρησης Εργασίας.
Βασικές υποχρεώσεις
- Έλεγχος κωδικού παραρτήματος: Κάθε παράρτημα λαμβάνει μοναδικό αύξοντα αριθμό από την ΑΑΔΕ, ο οποίος πρέπει να ταυτίζεται με τον αντίστοιχο κωδικό παραρτήματος στο myErgani.
- Πίνακας προσωπικού: Απαιτείται η επανεκτύπωση ή η ψηφιακή διαθεσιμότητα του επικαιροποιημένου πίνακα προσωπικού στη νέα διεύθυνση.
- Τεχνικός Ασφαλείας & Ιατρός Εργασίας: Υποβολή νέου αιτήματος ανάθεσης καθηκόντων Τεχνικού Ασφαλείας για τη νέα εγκατάσταση, εφόσον μεταβάλλεται η χωρική αρμοδιότητα.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζεται να υποβληθεί εκτάκτως νέος ετήσιος πίνακας προσωπικού (Ε4);
Όχι, με τη νέα διαδικασία δεν απαιτείται η υποβολή τροποποιητικού πίνακα προσωπικού Ε4 μόνο για την αλλαγή διεύθυνσης της έδρας, καθώς η ενημέρωση γίνεται απευθείας από τη βάση δεδομένων της ΑΑΔΕ.
Τι γίνεται αν τα στοιχεία της νέας έδρας δεν εμφανίζονται στο myErgani;
Σε περίπτωση τεχνικού προβλήματος διαλειτουργικότητας, ο εργοδότης πρέπει να βεβαιωθεί ότι η μεταβολή έχει οριστικοποιηθεί στο myAADE και στη συνέχεια να υποβάλει ηλεκτρονικό αίτημα υποστήριξης στο myErgani.
Πώς επηρεάζεται η σήμανση της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας;
Οι εργαζόμενοι πρέπει να χτυπούν την κάρτα τους στη συσκευή (QR code scanner) που αντιστοιχεί στον νέο κωδικό παραρτήματος της νέας διεύθυνσης. Εάν η σήμανση γίνεται σε παλαιό παράρτημα, το σύστημα καταγράφει παράβαση.
