Η μεταβολή των στοιχείων του νομίμου εκπροσώπου μιας επιχείρησης στο πληροφοριακό σύστημα myErgani πραγματοποιείται πλέον αυτόματα μέσω διασύνδεσης με το Γενικό Εμπορικό Μητρώο (ΓΕΜΗ) και το Μητρώο της ΑΑΔΕ, χωρίς να απαιτείται η χειροκίνητη υποβολή δικαιολογητικών στις αρμόδιες υπηρεσίες του Επιθεώρησης Εργασίας.
Η αυτόματη ενημέρωση του συστήματος διασφαλίζει τη νομιμότητα των ηλεκτρονικών υπογραφών, την εγκυρότητα των υποβαλλόμενων εντύπων (όπως ψηφιακό ωράριο και κάρτα εργασίας) και την αποφυγή προστίμων από πιθανές αποκλίσεις εκπροσώπησης.
Η διαδικασία ενημέρωσης ανά κατηγορία επιχείρησης
Ο τρόπος με τον οποίο ενημερώνεται το myErgani εξαρτάται από τον νομικό τύπο της επιχείρησης και το μητρώο στο οποίο υπάγεται:
| Κατηγορία Επιχείρησης | Πηγή Ενημέρωσης Στοιχείων | Τρόπος Ενημέρωσης στο myErgani | Χρόνος Ολοκλήρωσης |
|---|---|---|---|
| Εταιρείες (ΑΕ, ΕΠΕ, ΟΕ, ΕΕ) | Γενικό Εμπορικό Μητρώο (ΓΕΜΗ) | Αυτόματος (System-to-System) μετά τη δημοσίευση στο ΓΕΜΗ | Άμεσα έως 24 ώρες |
| Ατομικές Επιχειρήσεις | Μητρώο ΑΑΔΕ (Taxisnet) | Αυτόματος με την αλλαγή στοιχείων στη ΔΟΥ | Άμεσα |
| ΝΠΔΔ / Σωματεία / Φορείς εκτός ΓΕΜΗ | Μητρώο e-ΕΦΚΑ | Χειροκίνητη επικαιροποίηση στο αρμόδιο Υποκατάστημα e-ΕΦΚΑ | 1-3 εργάσιμες ημέρες |
Προϋποθέσεις και απαραίτητα στοιχεία
Για να ολοκληρωθεί ορθά η μεταβολή στο myErgani, πρέπει να προηγηθούν οι εξής ενέργειες στα αρμόδια μητρώα:
- Καταχώριση της απόφασης ορισμού (π.χ. Πρακτικό Διοικητικού Συμβουλίου ή Τροποποίηση Καταστατικού) στο ΓΕΜΗ.
- Ενημέρωση του φορολογικού μητρώου στην ΑΑΔΕ με τα στοιχεία του νέου νομίμου εκπροσώπου.
- Ενεργοί κωδικοί Taxisnet του νέου νομίμου εκπροσώπου για την πρώτη είσοδο και ταυτοποίηση.
- Καταχώριση των ατομικών στοιχείων (ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, ΑΔΤ, τηλέφωνο και εταιρικό email) στο προφίλ του εκπροσώπου.
Τα βήματα για την επιβεβαίωση της μεταβολής στο myErgani
Αν και η διαδικασία αντλεί τα στοιχεία αυτόματα, ο νέος νόμιμος εκπρόσωπος ή ο εξουσιοδοτημένος λογιστής οφείλει να επιβεβαιώσει την ορθή αποτύπωσή τους στο σύστημα.
Βήματα ελέγχου και ταυτοποίησης
- Είσοδος στην πύλη του myErgani με τη χρήση των εταιρικών κωδικών Taxisnet.
- Επιλογή της ενότητας «Μητρώα» και στη συνέχεια «Στοιχεία Εργοδότη – Νομίμων Εκπροσώπων».
- Έλεγχος των αντληθέντων στοιχείων από το ΓΕΜΗ/ΑΑΔΕ (ονοματεπώνυμο, ΑΦΜ, ιδιότητα, ημερομηνία έναρξης εκπροσώπησης).
- Επιβεβαίωση των στοιχείων επικοινωνίας (email και τηλέφωνο) του νέου εκπροσώπου για τη λήψη επίσημων ειδοποιήσεων.
- Υποβολή τυχόν συμπληρωματικής δήλωσης μεταβολής στην περίπτωση που το σύστημα εμφανίζει εκκρεμότητα ταυτοποίησης.
Συχνές ερωτήσεις
Τι πρέπει να γίνει αν τα στοιχεία του νέου εκπροσώπου δεν εμφανίζονται στο myErgani;
Εάν η μεταβολή έχει ολοκληρωθεί στο ΓΕΜΗ αλλά δεν φαίνεται στο myErgani, απαιτείται έλεγχος συγχρονισμού. Συνήθως η ενημέρωση γίνεται εντός 24 ωρών. Αν το πρόβλημα παραμένει, πρέπει να ελεγχθεί αν η μεταβολή έχει οριστικοποιηθεί στο Μητρώο της ΑΑΔΕ, καθώς το myErgani διασταυρώνει δεδομένα και από τις δύο πηγές.
Μπορεί ο νέος νόμιμος εκπρόσωπος να υποβάλλει έντυπα πριν την ενημέρωση του myErgani;
Όχι, μέχρι να ολοκληρωθεί η μεταβολή στο σύστημα, δεν είναι δυνατή η ηλεκτρονική υπογραφή ή η υποβολή κρίσιμων εντύπων (όπως πίνακες προσωπικού ή δηλώσεις ψηφιακού ωραρίου) με τα στοιχεία του νέου εκπροσώπου.
Τι ισχύει σε περίπτωση ορισμού περισσότερων του ενός νόμιμων εκπροσώπων;
Στο myErgani καταχωρίζονται όλοι οι νόμιμοι εκπρόσωποι που έχουν δηλωθεί στο ΓΕΜΗ. Κατά την υποβολή εντύπων, το σύστημα παρέχει τη δυνατότητα επιλογής του συγκεκριμένου εκπροσώπου που υπογράφει τη συγκεκριμένη πράξη.
Απαιτείται επίσκεψη στο Υποκατάστημα Επιθεώρησης Εργασίας;
Όχι, η φυσική παρουσία στις υπηρεσίες έχει καταργηθεί πλήρως για τις επιχειρήσεις που υπάγονται στο ΓΕΜΗ. Η επίσκεψη απαιτείται μόνο για ειδικές κατηγορίες εργοδοτών που δεν διαθέτουν διασύνδεση Μητρώων (π.χ. διαχειριστές πολυκατοικιών, φυσικά πρόσωπα που απασχολούν οικιακό προσωπικό).
