Η καταχώριση της μεταβολής των στοιχείων του υπεύθυνου προσωπικού στο εταιρικό προφίλ πραγματοποιείται ηλεκτρονικά από τον νόμιμο εκπρόσωπο ή τον εξουσιοδοτημένο λογιστή της επιχείρησης μέσω του πληροφοριακού συστήματος ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ (στην ενότητα διαχείρισης στοιχείων εργοδότη / παραρτημάτων), το οποίο τροφοδοτεί αυτόματα και σε πραγματικό χρόνο την ψηφιακή πλατφόρμα myErgani.
Η έγκαιρη ενημέρωση του υπεύθυνου προσώπου (HR Manager, προϊσταμένου προσωπικού ή υπεύθυνου παραρτήματος) είναι κρίσιμη για τη νομιμότητα των δηλώσεων της επιχείρησης, καθώς το συγκεκριμένο πρόσωπο ορίζεται ως αρμόδιο επικοινωνίας με την Επιθεώρηση Εργασίας και διαχείρισης των ψηφιακών εντύπων και της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας.
Βήμα προς βήμα η διαδικασία ενημέρωσης στο σύστημα
Για να ενημερωθεί σωστά το εταιρικό προφίλ και να αποτυπωθεί η αλλαγή τόσο στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ όσο και στις ειδοποιήσεις του myErgani, ακολουθούνται τα εξής βήματα:
- Είσοδος στο πληροφοριακό σύστημα: Ο εργοδότης ή ο εξουσιοδοτημένος χρήστης συνδέεται στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ χρησιμοποιώντας τους εταιρικούς κωδικούς πρόσβασης (ή τους κωδικούς Taxisnet μέσω αυθεντικοποίησης).
- Επιλογή εταιρικού προφίλ / παραρτήματος: Από το κεντρικό μενού επιλέγει την ενότητα «Στοιχεία Εργοδότη» ή «Διαχείριση Παραρτημάτων», ανάλογα με το αν η αλλαγή αφορά το κεντρικό κατάστημα (έδρα) ή κάποιο υποκατάστημα της επιχείρησης.
- Επεξεργασία υπεύθυνου προσώπου: Στην καρτέλα «Υπεύθυνος Προσωπικού / Νόμιμος Εκπρόσωπος», καταχωρίζονται τα στοιχεία του νέου υπευθύνου (Ονοματεπώνυμο, ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, ιδιότητα, τηλέφωνο επικοινωνίας και εταιρικό email).
- Οριστικοποίηση και αποθήκευση: Με την υποβολή της τροποποίησης, το σύστημα εκδίδει αποδεικτικό καταχώρισης με αριθμό πρωτοκόλλου και ενημερώνει αυτόματα τη βάση δεδομένων του myErgani για τη διακίνηση των ψηφιακών ειδοποιήσεων.
Τι στοιχεία απαιτούνται και πότε επιβάλλονται κυρώσεις
Η αλλαγή του υπεύθυνου προσωπικού δεν επιβαρύνεται με παράβολο, ωστόσο η παράλειψη ενημέρωσης του μητρώου μπορεί να δημιουργήσει εμπλοκές κατά τη διάρκεια επιτόπιων ή εξ αποστάσεως ελέγχων από την Ανεξάρτητη Αρχή Επιθεώρησης Εργασίας.
| Παράμετρος / Πεδίο | Τι πρέπει να καταχωριστεί | Σημαντική διευκρίνιση |
|---|---|---|
| ΑΦΜ και ΑΜΚΑ υπευθύνου | Τα ακριβή φορολογικά και ασφαλιστικά στοιχεία | Διασταυρώνονται αυτόματα με ΑΑΔΕ και e-ΕΦΚΑ |
| Ιδιότητα / Θέση | Π.χ. Υπεύθυνος Ανθρώπινου Δυναμικού, Προϊστάμενος | Πρέπει να συνδέεται με ενεργή σύμβαση ή εξουσιοδότηση |
| Στοιχεία επικοινωνίας | Ενεργό εταιρικό email και κινητό τηλέφωνο | Αποστέλλονται ειδοποιήσεις για ελέγχους και προθεσμίες |
| Χρόνος υποβολής μεταβολής | Άμεσα με την ανάληψη καθηκόντων του νέου υπευθύνου | Αποφυγή παραβάσεων για ανακριβή στοιχεία εργοδότη |
| Εξουσιοδότηση χρήστη | Ανάθεση δικαιωμάτων πρόσβασης (ρόλοι χρηστών) | Απαραίτητη αν ο υπεύθυνος υποβάλλει ο ίδιος έντυπα |
Διαφορά μεταξύ νόμιμου εκπροσώπου και υπεύθυνου προσωπικού
Στο εταιρικό προφίλ διαχωρίζεται ο νόμιμος εκπρόσωπος της εταιρείας (ο οποίος αντλείται κατά κανόνα αυτόματα από το μητρώο του ΓΕΜΗ και της ΑΑΔΕ) από τον υπεύθυνο προσωπικού / παραρτήματος, ο οποίος ορίζεται εσωτερικά από την επιχείρηση για τη διαχείριση των εργασιακών θεμάτων, των προγραμμάτων εργασίας και της επικοινωνίας με τους εργαζομένους μέσω myErgani.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί ο εργαζόμενος να αλλάξει τα στοιχεία του υπευθύνου μέσα από την εφαρμογή myErgani;
Όχι. Η εφαρμογή myErgani αφορά αποκλειστικά την ενημέρωση των εργαζομένων για τα ατομικά τους εργασιακά στοιχεία (συμβάσεις, ωράρια, άδειες, χτυπήματα κάρτας). Κάθε μεταβολή στα στοιχεία της επιχείρησης γίνεται μόνο από τον εργοδότη ή τον λογιστή στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Αν η επιχείρηση έχει πολλά υποκαταστήματα, πρέπει να δηλωθεί υπεύθυνος σε κάθε παράρτημα ξεχωριστά;
Ναι. Σε επιχειρήσεις με πολλαπλά παραρτήματα (καταστήματα, αποθήκες, γραφεία), το σύστημα απαιτεί την καταχώριση του υπεύθυνου προσώπου ανά παράρτημα, ώστε σε περίπτωση επιτόπιου ελέγχου της Επιθεώρησης Εργασίας να είναι σαφές ποιο στέλεχος εκπροσωπεί τη συγκεκριμένη εγκατάσταση.
Χρειάζεται να υποβληθεί νέο έντυπο προσωπικού (Ε4) όταν αλλάζει ο υπεύθυνος προσωπικού;
Όχι, εφόσον το άτομο αυτό εργάζεται ήδη στην επιχείρηση και δεν αλλάζει το ωράριο ή η ειδικότητά του. Αρκεί η ενημέρωση των στοιχείων επικοινωνίας και εκπροσώπησης στην καρτέλα του εργοδότη στο σύστημα.
