Η εκτός έδρας εργασία και τα επαγγελματικά ταξίδια δηλώνονται στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ πριν από την έναρξη της μετακίνησης, απαλλάσσοντας τους εργαζόμενους από την υποχρέωση ψηφιακής σήμανσης (χτύπημα) της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας κατά τη διάρκεια της παραμονής τους εκτός του τόπου μόνιμης απασχόλησης.
Τι ισχύει για τη σήμανση της κάρτας ανά περίπτωση
Η υποχρέωση ή μη χρήσης της Ψηφιακής Κάρτας διαφοροποιείται ανάλογα με τον τόπο και τον τρόπο παροχής της εργασίας.
| Σενάριο Εργασίας | Δήλωση στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ | Χρήση Ψηφιακής Κάρτας |
| Εκτός έδρας / Ταξίδι | Προαναγγελία μετακίνησης | Απαλλαγή από χτύπημα κάρτας |
| Τηλεργασία / Υβριδικό | Δήλωση τηλεργασίας | Απαλλαγή (ισχύει το δηλωμένο ωράριο) |
| Περιοδεύοντες πωλητές / Τεχνικοί | Δήλωση μετακινούμενου προσωπικού | Απαλλαγή ή σήμανση μέσω εφαρμογής |
| Εργασία στο υποκατάστημα | Καμία πρόσθετη δήλωση | Υποχρεωτικό χτύπημα κατά την είσοδο/έξοδο |
Προϋποθέσεις και υποχρεώσεις εργοδότη
Για τη νόμιμη κάλυψη των εργαζομένων που μετακινούνται για υπηρεσιακούς λόγους, ο εργοδότης οφείλει να τηρεί συγκεκριμένα βήματα:
- Υποβολή προαναγγελίας μετακίνησης στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ πριν από την έναρξη του ταξιδιού ή της εξωτερικής εργασίας.
- Καταγραφή του σκοπού της μετακίνησης, του τόπου προορισμού και της εκτιμώμενης διάρκειας.
- Τήρηση των νόμιμων ορίων ημερήσιας εργασίας και των περιόδων εβδομαδιαίας ανάπαυσης.
- Συμφωνία του δηλωθέντος ωραρίου μετακίνησης με τα ατομικά προγράμματα εργασίας.
Η διαδικασία δήλωσης βήμα προς βήμα
Η καταγραφή της εκτός έδρας απασχόλησης γίνεται ψηφιακά από το τμήμα ανθρωπίνου δυναμικού ή τον λογιστή της επιχείρησης.
Πρόσβαση στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ
Ο εργοδότης ή ο εξουσιοδοτημένος εκπρόσωπος συνδέεται στην ηλεκτρονική πλατφόρμα του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ με τους εταιρικούς κωδικούς.
Επιλογή του τύπου μετακίνησης
Στην ενότητα της οργάνωσης χρόνου εργασίας, επιλέγεται η ειδική σήμανση για «Εκτός έδρας εργασία» ή «Επαγγελματικό ταξίδι» για τον συγκεκριμένο εργαζόμενο.
Καταχώριση ωραρίου και οριστικοποίηση
Συμπληρώνονται οι ημερομηνίες, οι ώρες έναρξης και λήξης της απασχόλησης εκτός εγκαταστάσεων και υποβάλλεται η δήλωση. Με την οριστικοποίηση, ο εργαζόμενος καλύπτεται πλήρως σε περίπτωση ελέγχου από την Επιθεώρηση Εργασίας.
Τι συμβαίνει αν δεν δηλωθεί η μετακίνηση
Εάν κάποιος εργαζόμενος εντοπιστεί να εργάζεται εκτός των εγκαταστάσεων της επιχείρησης χωρίς να έχει υποβληθεί η σχετική δήλωση στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και χωρίς να υπάρχει σήμανση κάρτας, επιβάλλονται διοικητικά πρόστιμα στην επιχείρηση για μη τήρηση του πραγματικού ωραρίου και ανακρίβεια στα στοιχεία της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας.
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει ο εργαζόμενος να χτυπάει την κάρτα από το κινητό του στο ταξίδι;
Όχι, εφόσον έχει υποβληθεί η προαναγγελία εκτός έδρας εργασίας στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, δεν απαιτείται ψηφιακή σήμανση κάρτας κατά τη διάρκεια του επαγγελματικού ταξιδιού.
Τι ισχύει αν το ταξίδι περιλαμβάνει υπερωριακή απασχόληση;
Η επιπλέον εργασία πρέπει να δηλώνεται εκ των προτέρων στο σύστημα ως υπερωρία ή υπερεργασία, όπως ακριβώς ισχύει και για την εργασία στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης.
Πώς δηλώνονται οι μετακινούμενοι τεχνικοί που αλλάζουν σημεία καθημερινά;
Για τους εργαζόμενους με σταθερό αντικείμενο την εξωτερική εργασία (π.χ. διανομείς, συντηρητές), υποβάλλεται δήλωση μετακινούμενου προσωπικού με το προβλεπόμενο ημερήσιο ωράριο εργασίας.
Τι γίνεται αν ακυρωθεί ή παραταθεί ένα επαγγελματικό ταξίδι;
Ο εργοδότης υποχρεούται να προβεί σε τροποποίηση προγράμματος εργασίας στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ πριν από την αλλαγή ή το αργότερο εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών που ορίζει ο νόμος.
