Σε περίπτωση τεχνικού προβλήματος στο σύστημα της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας, ο εργοδότης υποχρεούται να καταγράψει χειρόγραφα ή σε προσωρινό αρχείο τις εισόδους και εξόδους των εργαζομένων και να υποβάλει εκπρόθεσμη δήλωση στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ αμέσως μόλις αποκατασταθεί η βλάβη.
Η νομοθεσία προβλέπει συγκεκριμένο πρωτόκολλο εν ενεργεία για τις περιπτώσεις ανωτέρας βίας ή τεχνικών δυσλειτουργιών (όπως διακοπή ρεύματος, βλάβη στο ίντερνετ ή «πέσιμο» των εξυπηρετητών της επιχείρησης ή του Υπουργείου Εργασίας), διασφαλίζοντας ότι δεν θα επιβληθούν αδικαιολόγητα πρόστιμα.
Πρωτόκολλο ενεργειών και προθεσμίες αποκατάστασης
Όταν το σύστημα «κολλάει», ο εργοδοτικός μηχανισμός οφείλει να αντιδράσει άμεσα με βάση τα προβλεπόμενα χρονικά όρια και τις υποχρεώσεις γνωστοποίησης.
| Παράμετρος / Στάδιο | Ισχύον πλαίσιο & Υποχρεώσεις |
| Αιτία βλάβης | Διακοπή ρεύματος, τηλεπικοινωνιών ή τεχνικό πρόβλημα λογισμικού |
| Εναλλακτική καταγραφή | Χειρόγραφο παρουσιολόγιο ή τοπικό ηλεκτρονικό αρχείο |
| Γνωστοποίηση βλάβης | Άμεση αποστολή email στην Επιθεώρηση Εργασίας |
| Προθεσμία εκπρόθεσμης δήλωσης | Μέχρι τη λήξη της επόμενης ημέρας από την αποκατάσταση |
| Πρόστιμο μη τήρησης | 10.500 ευρώ ανά εργαζόμενο (αν δεν αιτιολογηθεί η μη σήμανση) |
SOS βήματα για εργοδότες και εργαζομένους
Για να καλυφθεί πλήρως η επιχείρηση απέναντι σε ενδεχόμενο έλεγχο της Επιθεώρησης Εργασίας κατά τη διάρκεια της βλάβης, πρέπει να ακολουθηθούν τα εξής βήματα:
- Καταγραφή συμβάντος: Διαπιστώνεται η τεχνική αδυναμία σήμανσης και κρατείται ακριβής ώρα έναρξης του προβλήματος.
- Χειρόγραφη ή τοπική σημείωση: Οι εργαζόμενοι αναγράφουν την ώρα προσέλευσης ή αποχώρησης σε φυσικό παρουσιολόγιο.
- Ενημέρωση των αρχών: Αποστέλλεται ηλεκτρονικό μήνυμα (email) στο αρμόδιο Τμήμα Επιθεώρησης Εργασιακών Σχέσεων, όπου δηλώνεται η αδυναμία διαβίβασης δεδομένων λόγω τεχνικού προβλήματος.
- Εκπρόθεσμη διαβίβαση: Μόλις επανέλθει το σύστημα, ο εργοδότης καταχωρίζει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ τις σημάνσεις με την ένδειξη “Εκπρόθεσμη λόγω τεχνικού προβλήματος”.
Απαραίτητα δικαιολογητικά για την αιτιολόγηση της βλάβης
Σε περίπτωση ελέγχου, ο εργοδότης οφείλει να διατηρεί στο αρχείο του αποδεικτικά στοιχεία που επιβεβαιώνουν το τεχνικό πρόβλημα:
- Βεβαίωση παρόχου: Έγγραφο από τον πάροχο ηλεκτρικής ενέργειας ή τηλεπικοινωνιών που πιστοποιεί τη διακοπή συστήματος ή δικτύου.
- Αποδεικτικό αποστολής email: Το αποδεικτικό ενημέρωσης προς την Επιθεώρηση Εργασίας κατά την ημέρα της βλάβης.
- Αρχείο χειρόγραφων σημάνσεων: Το φυσικό παρουσιολόγιο με τις υπογραφές των εργαζομένων για τις συγκεκριμένες ώρες.
- Ticket βλάβης: Αποδεικτικό αναγγελίας βλάβης προς την εταιρεία μηχανογράφησης ή υποστήριξης του λογισμικού της κάρτας.
Συχνές ερωτήσεις
Τι γίνεται αν το πρόβλημα οφείλεται σε «πέσιμο» του ίδιου του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ;
Αν η βλάβη εντοπίζεται στους εξυπηρετητές του Υπουργείου Εργασίας, εκδίδεται επίσημη ανακοίνωση που καλύπτει όλες τις επιχειρήσεις. Σε αυτή την περίπτωση, η διαβίβαση των σημάνσεων γίνεται αμέσως μόλις αποκατασταθεί η λειτουργία της πλατφόρμας χωρίς καμία κυρώση.
Κινδυνεύει με πρόστιμο ο εργαζόμενος αν δεν «χτυπήσει» την κάρτα λόγω βλάβης;
Όχι, ο εργαζόμενος δεν φέρει ευθύνη για τεχνικές δυσλειτουργίες του εξοπλισμού ή του δικτύου. Η ευθύνη για την ασφαλή καταγραφή και την εναλλακτική διαδικασία ανήκει αποκλειστικά στον εργοδότη.
Πόσο διάστημα διατηρούνται τα αποδεικτικά της βλάβης;
Τα αποδεικτικά στοιχεία (emails, βεβαιώσεις παρόχων, χειρόγραφα παρουσιολόγια) πρέπει να διατηρούνται στο αρχείο της επιχείρησης για τουλάχιστον 5 έτη, καθώς μπορούν να ζητηθούν σε μεταγενέστερο έλεγχο.
Μπορεί να γίνουν εκπρόθεσμες σημάνσεις χωρίς να δηλωθεί βλάβη;
Όχι, οποιαδήποτε εκπρόθεσμη διαβίβαση σήμανσης χωρίς την ύπαρξη τεχνικού προβλήματος ή ανωτέρας βίας θεωρείται παράβαση και επισύρει τις προβλεπόμενες διοικητικές κυρώσεις από τους ελεγκτικούς μηχανισμούς.
