Η καταχώριση της υβριδικής τηλεεργασίας στο σύστημα myErgani πραγματοποιείται υποχρεωτικά πριν από την έναρξη της εξ αποστάσεως εργασίας, μέσω της υποβολής του Εντύπου 4.1 «Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης», όπου δηλώνονται ρητά οι συγκεκριμένες ημέρες και ώρες φυσικής παρουσίας και τηλεεργασίας.
Η διαδικασία αυτή αποτελεί νομική υποχρέωση κάθε εργοδότη στην Ελλάδα, καθώς η εκ περιτροπής ή υβριδική παροχή εργασίας απαιτεί διαφανή αποτύπωση των ημερών που ο εργαζόμενος βρίσκεται στην έδρα της επιχείρησης και αυτών που εργάζεται από το σπίτι ή άλλο δηλωμένο σημείο.
Πώς γίνεται η διαδικασία στο myErgani βήμα-βήμα
Για να ολοκληρωθεί ορθά η δήλωση μεταβολής του τόπου εργασίας, ο εργοδότης ή ο υπεύθυνος λογιστηρίου ακολουθεί την εξής αλληλουχία ενεργειών στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ:
- Είσοδος στο σύστημα: Σύνδεση στην πλατφόρμα myErgani με τους κωδικούς πρόσβασης της επιχείρησης.
- Επιλογή εντύπου: Μετάβαση στην ενότητα των ειδικών εντύπων και επιλογή του Εντύπου 4.1 (Μεταβολή Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης).
- Επιλογή εργαζομένου: Εισαγωγή του ΑΦΜ ή του ΑΜΚΑ του εργαζομένου για τον οποίο αλλάζει το καθεστώς.
- Προσδιορισμός είδους μεταβολής: Επιλογή του πεδίου που αφορά την Τηλεεργασία και ορισμός του τύπου ως Υβριδική/Μερική.
- Καταγραφή ωραρίου και ημερών: Εισαγωγή του εβδομαδιαίου πλάνου (π.χ. Δευτέρα και Τετάρτη στο γραφείο, Τρίτη, Πέμπτη και Παρασκευή τηλεεργασία).
- Υποβολή: Ψηφιακή υπογραφή και οριστική υποβολή πριν την εφαρμογή του νέου προγράμματος.
Βασικά κριτήρια και υποχρεώσεις για την υβριδική τηλεεργασία
Η μετάβαση σε υβριδικό μοντέλο δεν απαιτεί μόνο την ψηφιακή δήλωση, αλλά προϋποθέτει και την τήρηση συγκεκριμένων νομικών και οργανωτικών κανόνων.
- Έγγραφη συμφωνία: Απαιτείται τροποποίηση της ατομικής σύμβασης εργασίας ή οικειοθελής συμφωνία υπογεγραμμένη και από τα δύο μέρη.
- Γνωστοποίηση εξοπλισμού: Αναγραφή του τεχνολογικού εξοπλισμού που παρέχει ο εργοδότης και κάλυψη του κόστους συντήρησης.
- Καταβολή αποζημίωσης: Υποχρεωτική καταβολή της θεσμοθετημένης μηνιαίας αποζημίωσης τηλεεργασίας για την κάλυψη εξόδων επικοινωνίας, ρεύματος και εξοπλισμού.
- Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας: Υποχρεωτική σήμανση εισόδου/εξόδου (Check-in / Check-out) είτε ο εργαζόμενος βρίσκεται στο γραφείο είτε εργάζεται εξ αποστάσεως.
- Δικαίωμα αποσύνδεσης: Ρητή πρόβλεψη ότι εκτός του δηλωθέντος ωραρίου ο εργαζόμενος δεν υποχρεούται να απαντά σε επικοινωνίες.
Οικονομικά στοιχεία και προθεσμίες
| Παράμετρος | Ισχύον πλαίσιο |
| Προθεσμία υποβολής | Πριν την έναρξη της υβριδικής τηλεεργασίας |
| Αποζημίωση χρήσης χώρου | 13,00 € ανά μήνα |
| Αποζημίωση επικοινωνιών | 10,00 € ανά μήνα |
| Αποζημίωση συντήρησης εξοπλισμού | 5,00 € ανά μήνα |
| Ελάχιστη συνολική μηνιαία αποζημίωση | 28,00 € (για πλήρη τηλεεργασία, αναλογικά για υβριδική) |
| Διάρκεια διατήρησης αρχείου | Τουλάχιστον 5 έτη από τη λήξη της σύμβασης |
Συχνές ερωτήσεις
Τι συμβαίνει αν αλλάξουν εκτάκτως οι ημέρες τηλεεργασίας μέσα στην εβδομάδα;
Κάθε τροποποίηση στο σταθερό πρόγραμμα απαιτεί υποβολή έκτακτης τροποποίησης ωραρίου στο myErgani πριν από την αλλαγή της ημέρας παροχής εργασίας.
Μπορεί ο εργοδότης να επιβάλει μονομερώς την υβριδική τηλεεργασία;
Όχι, η τηλεεργασία έχει εθελοντικό χαρακτήρα και απαιτεί τη σύμφωνη γνώμη του εργαζομένου, εκτός αν συντρέχουν ειδικοί λόγοι προστασίας της δημόσιας υγείας ή ατομικοί λόγοι υγείας του εργαζομένου.
Πώς ελέγχεται η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας στις ημέρες τηλεεργασίας;
Ο εργαζόμενος δηλώνει την έναρξη και τη λήξη της εργασίας του μέσω της εφαρμογής Ergani CardScanner ή της ειδικής πλατφόρμας που διαθέτει η επιχείρηση και συνδέεται με το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.
Τι πρόστιμα προβλέπονται σε περίπτωση εκπρόθεσμης δήλωσης;
Η μη έγκαιρη καταχώριση της μεταβολής θεωρείται διοικητική παράβαση και επισύρει διοικητικά πρόστιμα από την Επιθεώρηση Εργασίας, τα οποία διαμορφώνονται ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης.
