Η καθυστερημένη καταγραφή του clock-out στην Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας λόγω τεχνικού σφάλματος δεν συνεπάγεται αυτόματα παράνομη υπερωρία, αρκεί ο εργοδότης να δηλώσει το γεγονός εντός του προβλεπόμενου χρόνου στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Το νέο αυτό ψηφιακό μέτρο φέρνει καθημερινές προκλήσεις στους χώρους εργασίας, με τις τεχνικές δυσλειτουργίες, τα προβλήματα σύνδεσης στο διαδίκτυο ή το “κρασάρισμα” της εφαρμογής να προκαλούν άγχος σε εργαζόμενους και λογιστές. Αν βρεθείτε αντιμέτωποι με ένα τέτοιο περιστατικό, υπάρχουν συγκεκριμένα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν για να αποφευχθούν τα τσουχτερά πρόστιμα και οι παρεξηγήσεις.
Πώς καλύπτεται το τεχνικό πρόβλημα στο ΕΡΓΑΝΗ
Όταν το σύστημα «κολλάει» και η σήμανση της κάρτας γίνει, για παράδειγμα, μισή ώρα αργότερα από την πραγματική λήξη του ωραρίου, ο νόμος δίνει τη δυνατότητα διορθώσεων. Η ευθύνη για τη μη ορθή αποτύπωση του χρόνου εργασίας λόγω ανωτέρας βίας ή τεχνικού προβλήματος ανήκει στον εργοδότη, ο οποίος πρέπει να ενεργήσει άμεσα.
Η διαδικασία προβλέπει ότι η επιχείρηση υποχρεούται να υποβάλει μια δήλωση γεγονότος ανωτέρας βίας στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Με αυτόν τον τρόπο δικαιολογείται η απόκλιση ανάμεσα στο πραγματικό ωράριο και την ψηφιακή καταγραφή, αποτρέποντας την αυτόματη γέννηση αξιώσεων για υπερωριακή απασχόληση ή την επιβολή κυρώσεων από την Επιθεώρηση Εργασίας.
Τα χρονικά όρια και οι προθεσμίες για τις διορθώσεις
Για να θεωρηθεί έγκυρη η δικαιολόγηση του σφάλματος, υπάρχουν αυστηρά χρονικά περιθώρια που πρέπει να τηρηθούν από την πλευρά της επιχείρησης.
| Κατάσταση / Πρόβλημα | Προθεσμία Ενέργειας στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ | Συνέπεια μη υποβολής |
| Τεχνικό σφάλμα / Διακοπή ρεύματος ή ίντερνετ | Έως το τέλος της επόμενης εργάσιμης ημέρας από τη δυσλειτουργία | Θεωρείται αυθαίρετη υπέρβαση ωραρίου (παράνομη υπερωρία) |
| Εκπρόθεσμη δήλωση clock-out χωρίς αιτιολογία | Καμία δυνατότητα εκ των υστέρων αλλαγής | Πρόστιμο 10.500 ευρώ ανά εργαζόμενο σε περίπτωση ελέγχου |
| Απόκλιση χτυπήματος έως 15 λεπτά | Επιτρεπτό όριο ανοχής (flexibility) χωρίς δήλωση | Καμία κύρωση, θεωρείται εντός πλαισίου |
Τι πρέπει να κάνει ο εργαζόμενος και τι ο εργοδότης
Για τη διασφάλιση και των δύο πλευρών, η διαδικασία απαιτεί ψυχραιμία και άμεση επικοινωνία.
Οι υποχρεώσεις του εργοδότη
- Καταγραφή του προβλήματος στο ειδικό πεδίο του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, αναφέροντας την ακριβή ώρα που παρουσιάστηκε το σφάλμα.
- Ενημέρωση του λογιστή της επιχείρησης με γραπτό αποδεικτικό (π.χ. ένα screenshot της οθόνης που δείχνει το σφάλμα).
- Διατήρηση του χειρόγραφου ή εσωτερικού παρουσιολογίου για εκείνη την ημέρα ως εναλλακτικό αποδεικτικό μέσο.
Οι ενέργειες του εργαζόμενου
- Άμεση γραπτή ενημέρωση (μέσω email ή SMS) προς τον προϊστάμενο ή το HR ότι το clock-out απέτυχε ή καθυστέρησε λόγω της εφαρμογής.
- Έλεγχος της εφαρμογής MyErgani την επόμενη ημέρα, ώστε να βεβαιωθεί ότι ο εργοδότης έχει προβεί στη σχετική διορθωτική δήλωση.
- Αποφυγή παραμονής στον χώρο εργασίας μετά το πραγματικό σχόλασμα, ώστε να μην υπάρχει υπόνοια παροχής εργασίας.
Οι «γκρίζες ζώνες» και η ευέλικτη προσέλευση
Το υπουργείο Εργασίας έχει ξεκαθαρίσει ότι το ψηφιακό χτύπημα πρέπει να ανταποκρίνεται στην πραγματικότητα. Ωστόσο, έχει ενεργοποιηθεί η ευελιξία προσέλευσης και αποχώρησης, η οποία μπορεί να οριστεί έως και τα 30 λεπτά, εφόσον υπάρχει σχετική συμφωνία στο ατομικό συμβόλαιο εργασίας. Αν το τεχνικό κόλλημα εμπίπτει μέσα σε αυτό το προσσυμφωνημένο χρονικό όριο, το σύστημα δεν «χτυπάει» καμπανάκι για υπερωρία. Αν όμως το σφάλμα ξεπερνά αυτό το όριο, η υποβολή της δήλωσης ανωτέρας βίας είναι μονόδρομος.
Συχνές ερωτήσεις
Τι γίνεται αν ξεχάσω εντελώς να χτυπήσω την κάρτα μου στο σχόλασμα;
Αν δεν πρόκειται για τεχνικό σφάλμα αλλά για δική σας αμέλεια, ο εργοδότης δεν μπορεί να κάνει χειροκίνητη διόρθωση στο ΕΡΓΑΝΗ. Θα πρέπει να δηλωθεί η πραγματική ώρα αποχώρησης με ευθύνη της επιχείρησης, η οποία όμως εκτίθεται σε πρόστιμο αν γίνει έλεγχος πριν τη δήλωση.
Μπορεί ο εργοδότης να αλλάξει το clock-out επειδή κάθισα παραπάνω για προσωπικούς λόγους;
Όχι, ο εργοδότης δεν έχει δικαίωμα να τροποποιεί τα χτυπήματα της κάρτας κατά το δοκούν. Αν παραμείνετε στο γραφείο και χτυπήσετε την κάρτα αργότερα, ο χρόνος αυτός προσμετράται ως εργασία ή υπερωρία, εκτός αν αποδειχθεί τεχνικό πρόβλημα με τη σχετική δήλωση.
Πώς αποδεικνύεται ότι υπήρχε γενικό τεχνικό πρόβλημα;
Το ΕΡΓΑΝΗ καταγράφει τις μαζικές δυσλειτουργίες στην πλατφόρμα του. Αν το πρόβλημα είναι τοπικό (π.χ. έπεσε το ίντερνετ της εταιρείας), η επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει ως αποδεικτικό το εισιτήριο βλάβης (ticket) από τον πάροχο τηλεπικοινωνιών.
