Η μεταβολή των στοιχείων του εκπροσώπου εργαζομένων στο εταιρικό προφίλ στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ πραγματοποιείται ηλεκτρονικά από τον εργοδότη ή τον εξουσιοδοτημένο διαχειριστή, μέσω της ενότητας «Μητρώα – Εταιρικό Προφίλ», αμέσως μετά την ολοκλήρωση των αλλαγών ή την αντικατάσταση του εκπροσώπου.
Η ορθή και έγκαιρη ενημέρωση των στοιχείων του εκπροσώπου των εργαζομένων είναι υποχρεωτική, καθώς διασφαλίζει τη νομιμότητα των διαδικασιών διαβούλευσης (όπως για θέματα υγείας και ασφάλειας ή μεταβολής όρων εργασίας) και τη διαφάνεια στις σχέσεις μεταξύ διοίκησης και προσωπικού.
Διαδικασία ενημέρωσης στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ
Η είσοδος στο σύστημα γίνεται με τους κωδικούς Taxisnet της επιχείρησης ή τους προσωπικούς κωδικούς του εξουσιοδοτημένου λογιστή/HR manager.
Αφού επιλεγεί η επιχείρηση ή το συγκεκριμένο παράρτημα, ο χρήστης μεταβαίνει στην καρτέλα των εκπροσώπων εργαζομένων, καταχωρίζει τον ΑΦΜ του νέου εκπροσώπου για την αυτόματη άντληση των προσωπικών του στοιχείων και ορίζει την ημερομηνία έναρξης της θητείας του.
Προθεσμίες, θητεία και διοικητικά στοιχεία
Η καταχώριση της μεταβολής συνοδεύεται από συγκεκριμένα χρονοδιαγράμματα και υποχρεώσεις τήρησης αρχείου.
| Παράμετρος / Στοιχείο | Ισχύον πλαίσιο / Όριο | Λεπτομέρειες εφαρμογής |
|---|---|---|
| Προθεσμία καταχώρισης | Εντός 5 εργάσιμων ημερών | Από την ημερομηνία συγκρότησης σε σώμα ή την εκλογή. |
| Διάρκεια θητείας | Βάσει καταστατικού/πρακτικού | Ορίζεται κατά την καταχώριση (συνήθως 2 έως 3 έτη). |
| Μέθοδος ταυτοποίησης | Αστακός ΑΦΜ / AMKA | Άμεση διασταύρωση με το Μητρώο Εργαζομένων. |
| Πεδίο εφαρμογής | Έδρα ή Παράρτημα | Δυνατότητα ορισμού εκπροσώπου ανά εκμετάλλευση. |
Απαραίτητες προϋποθέσεις και δικαιολογητικά για την καταχώριση
Για την ολοκλήρωση της μεταβολής στο εταιρικό προφίλ, η επιχείρηση οφείλει να διατηρεί στο αρχείο της τα εξής ψηφιακά ή φυσικά έγγραφα:
- Πρακτικό της Εφορευτικής Επιτροπής: Αποδεικτικό διεξαγωγής των εκλογών και καταμέτρησης των ψήφων.
- Πρακτικό συγκρότησης σε σώμα: Έγγραφο από το οποίο προκύπτει η ανάληψη των καθηκόντων του νέου εκπροσώπου.
- Γνωστοποίηση προς τον εργοδότη: Επίσημη έγγραφη ενημέρωση από τη σωματεική επιτροπή ή τους εργαζόμενους για την αλλαγή του εκπροσώπου.
- Στοιχεία ταυτοποίησης εργαζομένου: ΑΦΜ, ΑΜΚΑ και ονοματεπώνυμο του νέου εκπροσώπου όπως εμφανίζονται στην Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας.
Συχνές ερωτήσεις
Ποιος έχει την ευθύνη για την καταχώριση των στοιχείων στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ;
Την ευθύνη καταχώρισης φέρει αποκλειστικά ο εργοδότης ή το εξουσιοδοτημένο τμήμα ανθρωπίνου δυναμικού (HR), κατόπιν παραλαβής των σχετικών πρακτικών εκλογής από τους εργαζόμενους.
Τι συμβαίνει αν λήξει η θητεία του εκπροσώπου χωρίς να έχει εκλεγεί νέος;
Το σύστημα διατηρεί τα στοιχεία του απερχόμενου εκπροσώπου μέχρι την υποβολή της νέας μεταβολής. Ωστόσο, η επιχείρηση οφείλει να μεριμνήσει για την επικαιροποίηση των στοιχείων μόλις ολοκληρωθούν οι νέες διαδικασίες εκλογής.
Μπορούν να δηλωθούν περισσότεροι από ένας εκπρόσωποι εργαζομένων;
Ναι, ο αριθμός των εκπροσώπων εξαρτάται από το μέγεθος της επιχείρησης και τον αριθμό των εργαζομένων, όπως ορίζεται από την εργατική νομοθεσία και τις συλλογικές συμβάσεις.
Χρειάζεται να αναρτηθεί το πρακτικό εκλογής στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ;
Στις περισσότερες περιπτώσεις καταχωρίζονται τα βασικά στοιχεία του πρακτικού (ημερομηνία, αριθμός πρακτικού), ενώ το πρωτότυπο έγγραφο φυλάσσεται στο αρχείο της επιχείρησης για να επιδειχθεί σε τυχόν έλεγχο της Επιθεώρησης Εργασίας.
